Alcance del Proyecto • Crear un plan integral de seguridad de manera que se asegure la seguridad de los visitantes. • Garantizar la confirmación de los grupos de rock • Proponer un ambiente confortable para los visitantes, de manera que se pueda ganar la confianza de las personas, y de esta manera darnos a conocer como organizadores serios y de confianza. • Garantizar la limpieza después del concierto. • Proponer ideas innovadoras que atraigan visitantes al concierto, de modo que se catalogue como el mejor concierto de rock en Costa Rica. • Medir el grado de satisfacción de los visitantes al terminar el festival, mediante encuestas. • Se debe contar con una publicidad eficiente, que grite lo impactante que será el concierto de rock, y que llegue a todos los rincones del País, con el objetivo de atraer la mayor cantidad de visitantes. • Contratar servicios de instalaciones de servicios portátiles y limpieza. • Contar con servicio de primeros auxilios y bomberos en caso de emergencias. • Asegurar perfecto funcionamiento de audio, video y luces en los escenarios de los artistas, esto implica: Equipo adecuado para obtener la salida de alto nivel.
Existen diversas teorías de cómo desarrollar un alcance, qué formato debe tener o qué aspectos debe incluir, sin embargo la finalidad es la misma: la definición y control de lo que está y no está incluido en el proyecto. Algunas recomendaciones útiles al momento de elaborar el alcance son: • Desarrollar un escrito o documento formal. • Detallar claramente qué actividades y procesos son parte del proyecto, es decir, el trabajo que debe ser realizado con el fin de entregar un producto con las características y especificaciones solicitadas. • De ser necesario, dividir el proyecto o entregable principal en fases más pequeñas. Esto facilitará la administración. • Definir los criterios que se utilizarán para determinar si el proyecto o fase ha finalizado exitosamente, es decir, los criterios de aceptación. • Tomar como base el RFP (Request For Proposal) o propuesta comercial, así como otros documentos relativos al proyecto definidos previamente. • Al definir el alcance, tener en mente que lo que no esté en el alcance está fuera del proyecto. • Formalizar la aceptación del alcance con el cliente.
Buenos días compañero, me gustaría aportar al alcance que incluiste, que es importante de alguna forma hacer mención de los supuestos del proyecto, esto porque en ocasiones el supuesto puede afectar las proyecciones hechas con relación al alcance, por ejemplo en este caso específicamente del concierto de Rock uno de los supuestos dice que "Existe una gran cantidad de personas que les gustan los conciertos de Rock" a raíz de este supuesto se hace el esfuerzo en publicidad, seguridad, aseo y actividades adicionales, sin embargo esto sigue siendo un supuesto, si no fuera la realidad y el concierto no se llenara, de alguna forma se documento que este era una de los supuestos iniciales que le fue dado al gestor del proyecto, es una forma de salvar la responsabilidad por uno de los factores de riesgo que esto podría generar, el cual es que no hayan suficientes personas que les guste el Rock como para llenar el Estadio Nacional, como te lo menciono este es solo un ejemplo, pero lo he visto en proyectos reales, donde un supuesto puede ser que los recursos tengan conocimiento en sus respectivas áreas, cuando en ocasiones esto puede resultar falso y tengas que mitigar la falta de conocimiento con entrenamiento o algún punto de control adicional, lo cual se traduciría en tiempo, calidad y costo, si fue documentado en el alcance del proyecto como un supuesto, hay una forma de justificar el riesgo y por ende la posible afectación al proyecto que esto pueda generar.
La declaración del alcance, según mi propuesta, debe contener un capítulo para cada uno de los entregables del proyecto. Dentro de cada capítulo se debe hacer una descripción detallada de lo que se espera del entregable y de lo que no forma parte del mismo. Se debe definir para cada caso el criterio de aceptación, de esta manera se evitarán conflictos a la hora de realizar las entregas. Ver: PMI, Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos, Cuarta Edición, 2008, pág 115.
Para el caso particular de la elaboración de los boletos de las entradas, por ejemplo, éstas deben cumplir con un criterio de aceptación basado en un grupo de especificaciones que describa: el material, las dimensiones, el diseño gráfico para cada tipo de entrada, el protocolo de manejo de la información y de los impresos, la fecha de entrega, el formato del consecutivo, la cantidad y la calidad, entre otros (alcance del entregable). Por otra parte, la revisión de entradas durante el ingreso de los fanáticos al concierto debe ser una exclusión de este entregable ya que se relaciona más con el protocolo de seguridad que con la elaboración de los documentos.
En la declaración del alcance se debe dejar por escrito, como un capítulo aparte, la lista de los supuestos. De este modo, si los supuestos no se dieran según lo esperado, se tendría un respaldo para justificar el no cumplimiento del alcance. Por ejemplo: el supuesto que dice “El clima será favorable para el concierto” puede verse afectado por la presencia de un temporal, caso ocurrido años atrás en un concierto organizado en los alrededores del Autódromo La Guácima en la provincia de Alajuela.
La idea de que la declaración del alcance se divida en capítulos por entregables me parece la manera más sencilla de encontrar toda la información correspondiente a un entregable. Entre la gran cantidad de información que se maneja en un proyecto, el orden y la facilidad de acceso a la información juegan un papel importante.
Estimado Rodolfo: La descripción o explicación del alcance que usted hace, me parece muy buena. Sin embargo, me parece que el alcance como tal esta un poco corto de información. El mismo hace referencia a algunos ejemplos para darse una idea del alcance, pero me parece que le falta mas información para poder dejar claro que esta dentro del alcance del proyecto y que esta fuera de él.
Concuerdo con Rodolfo cuando comenta que el proyecto debe de dividirse en diferentes etapas de entregables para facilitar la administracion y el control.
El proyecto tiene una complicacion intriseca especialmente en la gestion de integracion y tiempo pues lleva consigo una cantidad de detalle importante que se tiene que tomar en cuenta para poder llevar a cabo el proyecto de manera exitosa. Siento que se requiere mayor detalle al delimitar el alcance pues esta es una parte que defince los criterios finalizacion exitosa sobre lo cual se va a cobrar como PM, y como tal yo soy de criterio de incluir la mayor cantidad de informacion para asegurarse que no hayan vicios en su construccion para ninguna de las 2 partes.
La respuesta me parece correcta ya que el alcance de un proyecto es ”El documento que detalla todos los entregables, especificaciones y responsabilidades de todas las partes, para la elaboración de un producto, la entrega de un servicio, un proyecto, o cualquier otra actividad en la que debemos realizar una inversión o gasto”.
Para determinar el alcance del proyecto es necesario primeramente definir totalmente los requisitos del proyecto, ya que de no ser así y si no se lleva un control correcto de cambios se puede provocar un arrastre de pendientes, es importante además para así realizar solamente el trabajo requerido. La recopilación de todas las actividades del concierto, considerando los supuestos establecidos por el inversionista y las restricciones que se puedan presentar, nos deben de dar como resultado el alcance del proyecto.
Antes de definir el alcance se hace necesaria la descripción del producto o servicio que se va a crear con el proyecto: “Concierto de Rock con la participación de tres grupos de fama mundial”, lo anterior para no confundir el alcance del proyecto con el alcance del producto.
Por lo anterior, considero que el alcance del proyecto “Concierto de Rock” sería:
Desarrollo, planificación y ejecución de un concierto de Rock con la participación de tres grupos de fama mundial a realizarse el día 07 de diciembre 2013, considerando los siguientes supuestos: …. Mención de los supuestos indicados por el inversionista, desarrollando las siguientes actividades: ….. (explicación de cada una de las actividades por realizar), contando con un presupuesto de U$1M, y con una duración estimada del proyecto de 238 días.
Bibliografía:
Project Management Institute. Guía PMBOK de los fundamentos para la administración de Proyectos. 4ta edición http://es.wikipedia.org/wiki/Alcance_(gesti%C3%B3n_de_proyectos)
La experiencia habla por si misma en proyectos mas cuando son proyectos de gran calibre como este concierto y no es posible asumir que no habrá cambios durante la vida del proyecto. Por ejemplo, los cambios pueden venir de parte de los beneficiarios que desean actividades adicionales; entonces las estimaciones iniciales del presupuesto y cronograma pueden no tener mayor validez. Si el cliente está de acuerdo en incluir el nuevo trabajo en el alcance del proyecto, el gerente del proyecto tiene la expectativa de que el presupuesto y los plazos actuales serán modificados (usualmente incrementados) para reflejar este trabajo adicional.
Una de las causas principales para que un proyecto falle es la mala gerencia del alcance del proyecto, ya sea porque el gerente del proyecto no dedico el tiempo suficiente para definir el trabajo, o porque no existió una buena gerencia del alcance, lo que lleva a añadir trabajo no autorizado o presupuestado al proyecto, esto se conoce como alteración del alcance. La alteración del alcance, o los cambios no controlados en el alcance del proyecto, es la tendencia de un proyecto a incluir más tareas que las especificadas originalmente, lo que a menudo causa costos más elevados de los planificados y una extensión de la fecha de finalización del proyecto.
El propósito de la gerencia del alcance del proyecto es proteger la viabilidad de Contrato del Proyecto. En otras palabras, el Contrato del Proyecto define todo el alcance del proyecto y esto establece un nexo entre los recursos, procesos, resultados, y objetivos del proyecto.
Bibliografía: http://www.gestionsocial.org/archivos/00000832/PM4DEV.4. http://www.mediafire.com/view/?5sw768q46xix6i3 http://es.wikipedia.org/wiki/Alcance_(gesti%C3%B3n_de_proyectos) Project Management Institute. Guía PMBOK de los fundamentos para la administración de Proyectos. 4ta edición, Cap 5 “Gestión del alcance del proyecto”
Hola! Estoy de acuerdo con la definición de alcance del compañero, por lo que considero que al alcance de la compañera le hace falta mucho detalle, tomando como supuesto que es un alcance a presentar al patrocinador por un PMI no podemos dejar ... ya que son espacios abiertos a confusión y discusión, normalmente para contra del PMI al que se le dirá que no cumplió con el alcance del proyecto, también no tenemos puntos claros a desarrollar, por lo que puede que se nos queden tareas sin realizar. Saludos,
Bibliografia de la respuesta anterior http://www.zanzivar.com/zzc/index.php?option=com_content&view=article&id=39:gestion-del-alcance-definir-el-alcance&catid=7:blog-administracion-de-proyectos&Itemid=18 http://www.materiabiz.com/foros/gestion-de-proyectos/1437-tips-para-definir-correctamente-el-alcance-de-un-proyecto.html http://www.eoi.es/wiki/index.php/GESTI%C3%93N_DEL_ALCANCE_en_Gesti%C3%B3n_de_proyectos http://www.tress.com.mx/esp/Portals/0/Documentos%20varios/Bolet%C3%ADn%20mensual/Abril/Alcance%20proyecto.pdf http://www.mediafire.com/view/?5sw768q46xix6i3
Igual, muy deacuerdo con la definiciondel alcance, sin embargo, según lo que leí en el libro de adiminstración, el alcance del proyecto debe ser mas detallado, para definir que se va a hacer y que no se va hacer, en este caso, lo que no este en el documento del alcance, se debe dar por un echo que no se va a realizar. Considerando lo anterior y viendo la propuesta del compañero, veo que practicamente no vienen los entregables detallados y es muy general, dejando a si al PMO y al sponsor que cada uno interprete las cosas de una manera diferente.
El Proyecto Festival de Rock es un evento multitudinario que comprende la presentación de 3 bandas de rock de nivel mundial en el Estadio Nacional de Costa Rica, este proyecto tiene una duración estimada de 238 días, el proyecto maneja los siguientes supuestos: la gran cantidad de personas que les gustan los conciertos de rock y que pagarían por asistir, que no habrán imprevistos ni por accidentes ni por clima, los factores económicos y políticos seguirán estables, todas las entradas se venderán, será en el Estadio Nacional y el mismo contará con parqueo, la publicidad y seguridad del evento serán eficientes, todo acuerdo será hecho mediante contrato, no habrán inconvenientes en la solicitud y aprobación de los requisitos de autorización, los requisitos de los artistas se tomarán en cuenta, se contara con personal de apoyo bilingüe y el clima será favorable para el concierto. La ejecución del proyecto considera los siguientes elementos: Con relación al concierto, dado que se debe contar con la participación de 3 bandas de Rock, el proyecto se asegurará de contar con las 3 bandas esperadas, firmar los contratos respectivos, velar por el hospedaje, atención, recepción, organización de itinerario y presentación de las bandas. Previamente a la presentación se debe contar con los permisos y autorizaciones respectivas para el festival, se contratará y supervisará proveedores encargados del escenario, tarimas y asientos asegurando el correcto montaje y distribución de estos y el apropiado funcionamiento del equipo para la presentación de las bandas (sonido, luces). Adicionalmente se contará con un grupo de logística que se dividirán por áreas para mantener un continuo control y reporte de la situación del festival y los cuales deben supervisar los productos de entrada y salida. Con relación a la publicidad, se debe garantizar la misma a través de paneles, carteles, periódicos, televisión y radio, asimismo se debe coordinar la emisión de las entradas al festival y el reclutamiento de voluntarios que serán utilizados como equipo de soporte para las diferentes actividades del evento. Con relación a las actividades adicionales al concierto, se debe contar con los permisos respectivos para la instalación y correcto funcionamiento de los juegos mecánicos y los puestos de comida. Con relación a la seguridad y limpieza, se coordinará el apoyo de primeros auxilios con el cuerpo de bomberos, esto, dada la cantidad de personas esperadas. Se realizará la contratación respectiva de equipos de seguridad y limpieza privados de calidad, de los cuales se mantendrá constante supervisión para asegurar permanente seguridad y aseo antes, durante y después del concierto. Adicionalmente se contratarán los servicios de instalación de sanitarios portátiles. Esta coordinación se hace con el fin de garantizar seguridad, limpieza y comodidad a todos los asistentes al evento. Con relación a las actividades de cierre, se debe coordinar la limpieza y desmonte del estadio, realizar el pago y cierre correspondiente de los contratos, evaluar el personal participante y ejecutar una evaluación del grado de satisfacción de los visitantes al terminar el festival a través de una encuesta personal.
Se hace la declaración de alcance ya que el mismo es la descripción de los límites del proyecto, define lo que el proyecto realizara para lograr sus objetivos. El alcance es el conjunto de todas las actividades que el proyecto ha definido y que luego usara para definir el cronograma y el presupuesto. Definir el Alcance es el proceso que consiste en desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto, y se elabora a partir de los entregables principales, los supuestos y las restricciones que se documentan durante el inicio del proyecto.
Bibliografía http://www.gestionsocial.org/ Project Management Institute. Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK). 4 Edición. Estados Unidos.
Estoy de acuerdo con lo que plantea Elena, ella expone los puntos claves del proyecto y como se va a profundizar en cada uno de los apartados, se tiene una clara perspectiva de todo lo que involucra el proyecto y los tiempos que puede llegar a abarcar los mismos apartados. Lo que hace falta es poner todos estos apartados y sus tiempos en el cada una de las partes de la declaración del alcanze del proyecto como lo son: 1 un breve resumen de las mayores restricciones del proyecto, 2 suposiciones y dependencias con otros proyectos o iniciativas externas y, 3 una declaración de lo que constituye el éxito del proyecto
Primero es importante entender que es el alcance de un proyecto y la importancia que tiene sentarlo desde el inicio. Es clave que el staff y el core team entiendan el alcance del proyecto para que las espectativas esten claras, puesto que este nos indicara loqueesta incluido o no en el proyecto, en nuestro caso el concierto de Rock. El alcance de un proyecto es la suma total de todos los productos y sus requisitos o características. Se utiliza a veces para representar la totalidad de trabajo necesitado para dar por terminado un proyecto. En la gestión de proyectos tradicional, las herramientas para describir el alcance del producto de un proyecto son: la estructura de descomposición del producto (EDP o PBS) y las descripciones del mismo. La herramienta primaria para describir el alcance del trabajo en un proyecto es la estructura de descomposición del trabajo. El alcance sera: - sera un concierto de musica rock, cualquier otro tipo de musica queda descartado para este concierto. -se contaran con todos los permisos requeridos por la ley y las normas de seguridad. -se contara con una publicidad fuerte con la idea de poder captar a fanaticos nacionales e internacionales.
Es vital recordar que el alcance marca la pauta para la toma de decisiones futuras de nuestro proyecto y la realización de actividades a nivel operativo. http://es.wikipedia.org/wiki/Alcance_(gestión_de_proyectos)
Claro muy importante que me falto es el tiempo de implementacion como lo menciona el companero, pues este es uno de los factores mas importantes desde mi perspectiva de lo que hace un proyecto exitoso. En estecaso debe ser 238dias, no puede ser antes ni despues, por el tipo de evento.
El alcance del proyecto planteado se basa en realizar un concierto de rock con tres grupos de fama mundial en el Estadio Nacional se espera que el mismo llene el Estadio. La descripción de los límites o realizaciones prácticas reúne características detalladas según las solicitudes del cliente las cuales mencionan que debe de ser aplicadas en tres diferentes escenarios con respecto al tiempo de realización: ANTES DEL CONCIERTO *Seleccionar el equipo de trabajo. *Estadía de los artistas (hotel, comida, comodidades) *Solicitar y tener aprobados los permisos y autorizaciones para la realización del festival. *Confirmación de los grupos de rock en cada país. *Realizar publicidad mediante paneles, carteles, periódicos, televisión y radio. *Emitir las entradas del festival. *Reclutar voluntarios *Contratación de proveedores encargados de construir el escenario y distribución de asientos y tribunas. *Contratación, permisos e instalación de los juegos mecánicos. *Contratación e instalación para los puestos de comida dentro del festival. *Contratar servicios de instalaciones de sanitarios portátiles y limpieza *Contratar la seguridad interna y externa para el festival. *Solicitar apoyo de primeros auxilios al cuerpo de bomberos. *Supervisar trabajos finales realizando un seguimiento y control. Check list. *Prueba de sonidos y luces. *Realizar el planeamiento de los artistas a presentarse. *Contratación de los artistas. *Realizar el planeamiento general.
DURANTE EL CONCIERTO *Recepción de artistas. *Supervisión por parte de la seguridad de que no exista ningún problema. *Velar por la seguridad de los visitantes. *Supervisar la limpieza de instalaciones *Cada persona encargada de un área debe reportar el estado de la situación en el festival. *El personal de logística supervisara los productos de entrada y de salida.
DESPUES DEL CONCIERTO *Limpieza y desmonte del estadio. *Culminar con el pago de los contratos realizados. *Evaluación de nuestro personal. *Medir el grado de satisfacción de los visitantes al terminar el festival (encuestas personales) *Preparar un reporte final del proyecto. *Celebrar el culmino exitoso del festival.
DURACION DEL PROYECTO *El proyecto tiene una duración estimada de 238 días Se debe apegar la programación de estos objetivos para complementar el alcance con respecto al tiempo requerido por el cliente, tomar en cuenta cada detalle que el concierto requiera según lo establecido y entregar un documento físico firmado por ambas partes con copia para el contratista y así tener ambos una seguridad completa del alcance del proyecto.
Justificación:
El alcance es la descripción de los límites del proyecto, define lo que el proyecto realizara para lograr sus objetivos. El alcance es el conjunto de todas las actividades que el proyecto ha definido y que luego usara para definir el cronograma y el presupuesto del mismo. La Gerencia del Alcance del Proyecto incluye los procesos requeridos para asegurar que se incluya todo el trabajo requerido, y solo el trabajo requerido para completar el proyecto exitosamente. La principal preocupación de la gerencia del alcance es definir y controlar lo que está incluido y lo que no está incluido en el proyecto.
Bibliografía:
http://www.gestionsocial.org/archivos/00000832/PM4DEV.4. http://www.mediafire.com/view/?5sw768q46xix6i3 http://es.wikipedia.org/wiki/Alcance_(gesti%C3%B3n_de_proyectos) Project Management Institute. Guía PMBOK de los fundamentos para la administración de Proyectos. 4ta edición, Cap 5 “Gestión del alcance del proyecto”
Con respecto a su alcance, queda claro todas las actividades que se deben realizar a lo largo del proyecto. Sin embargo, me parece que falta la delimitación. Indicar que se debe y que no se debe hacer es importante. En general, un proyecto que tenga un alcance sin límites puede llegar a requerir desde mi perspectiva, un prusupuesto sin límites.
Este proyecto consiste en desarrollar, planificar y ejecutar las actividades necesarias para realizar un concierto de rock con al menos 3 grupos de renombre internacional y de preferencia en el Estadio Nacional de Costa Rica.
Para esto, es necesario considerar como parte de este alcance al menos las tareas que a continuación se detallan:
Realizar las gestiones necesarias para la reservación del lugar del evento, y asegurar que el mismo cuente con todos los permisos municipales y gubernamentales el día planeado.
Realizar un proceso de selección de los grupos de rock, con el fin encontrar las opciones que aseguren el éxito del evento. Una vez hecha la selección de los grupos, se deberá realizar un contrato con estos, para confirmar su presencia en la fecha acordada.
Contratación de una empresa de publicidad, responsable de desarrollar los sistemas de comunicación necesarios para que la información del evento llegue al mercado esperado. Dicha empresa podrá utilizar medios de comunicación masiva como radio, televisión, periódicos y afiches en puntos estratégicos del área metropolitana.
Contratación de una empresa de seguridad privada que cuente con todos los permisos de operación al día y con experiencia previa en seguridad de conciertos de larga escala. Dicha empresa deberá contar con las debidas pólizas de seguros de sus colaboradores vigentes el día del evento.
Implementación de un sistema de guías, que se encarguen de ayudar a los asistentes durante su estadía en el estadio. Desarrollar sistemas que faciliten la asistencia del público al evento como: venta de entradas por internet, coordinación con empresas de transporte público y oferta de suficiente espacio de aparcamiento para aquellos que necesiten llegar en automóvil.
Se realizará una debida coordinación con seguridad pública y policía de tránsito para que suministre apoyo el día del evento y garantizar la seguridad de los asistentes a la salida del mismo.
Por ultimo cabe recalcar que el proyecto deberá realizarse completamente en un plazo no mayor a 238 días calendario y deberá mantenerse dentro de los límites de presupuesto acordados.
Explicación:
El alcance debe detallar claramente que actividades y procesos son parte del proyecto, es decir, el trabajo que debe ser realizado con el fin de entregar el producto con las características y especificaciones esperadas. Debe tener en mente que lo que no esté en el alcance, esta fuera del proyecto. Debe definir los criterios que se utilizarán para determinar si el proyecto o fase se ha finalizado
El alcance de un proyecto se define como “el trabajo que debe realizarse para entregar un producto, servicio o resultado con las características y funciones especificadas”. Ante esto y una vez que se ha firmado y aprobado el Acta Constitutiva del Proyecto por parte del patrocinador, así como el contrato de servicios con las bandas que se presentaran en el concierto, se procederá a describir el alcance de nuestro proyecto. Primeramente partimos de una serie supuestos que se encuentran documentados y los ha entregado el patrocinador en los cuales se determino por medio del estudio de pre factibilidad de que existen personas que les gusta el rock, es mas que son fanáticos al mismo y que en caso de realizarse un concierto con las bandas mencionadas, comprarían la entrada para asistir al mismo, que el Estadio Nacional reúne los requisitos necesarios para realizar el concierto y los permisos para la actividad no presentaran un problema. En cuanto a las condiciones climáticas y de orden político económicos serán estables y no presentaran alteraciones que pongan en peligro la realización de la actividad. Ante todo esta descripción se resumiría que el alcance propuesto seria; La realización de un concierto de Rock con tres grupos de fama mundial, el día 7 de diciembre de 2013 a las 07:00pm, en el Estadio Nacional de Costa Rica ubicado en la Sabana San José, en la cual se efectuaran no solo el concierto sino que se debe de entregar un plan de logística con los elementos de seguridad, limpieza, entrada y salida de los asistentes, puestos de comida, estacionamiento, cuerpo de seguridad y emergencia, voluntarios, colocación del escenario y pruebas de sonido, etc., necesarios para ofrecer una actividad ordenada y de calidad mundial acorde a los requerimientos del patrocinar del proyecto y a las expectativas de los asistentes (requisitos mínimos de calidad), basándonos las restricciones presupuestarias establecidas de ante mano, los recursos con se cuentan y las especificaciones de calidad solicitadas por el patrocinador, esto con el fin de llevara a cabo la planificación de la actividad en un total de 238, realizando la publicidad necesaria para lograr la venta de la totalidad de los boletos del concierto. Las actividades necesarias para darle vida al proyecto serian:
ANTES DEL CONCIERTO | *Seleccionar el equipo de trabajo. *Estadía de los artistas (hotel, comida, comodidades) *Solicitar y tener aprobados los permisos y autorizaciones para la realización del festival. *Confirmación de los grupos de rock en cada país. *Realizar publicidad mediante paneles, carteles, periódicos, televisión y radio. *Emitir las entradas del festival. *Reclutar voluntarios *Contratación de proveedores encargados de construir el escenario y distribución de asientos y tribunas. *Contratación, permisos e instalación de los juegos mecánicos. *Contratación e instalación para los puestos de comida dentro del festival. *Contratar servicios de instalaciones de sanitarios portátiles y limpieza *Contratar la seguridad interna y externa para el festival. *Solicitar apoyo de primeros auxilios al cuerpo de bomberos. *Supervisar trabajos finales realizando un seguimiento y control. *Prueba de sonidos y luces. *Realizar el planeamiento de los artistas a presentarse. *Contratación de los artistas. *Realizar el planeamiento general. |
DURANTE EL CONCIERTO | *Recepción de artistas. *Supervisión por parte de la seguridad de que no exista ningún problema. *Velar por la seguridad de los visitantes. *Supervisar la limpieza de instalaciones *Cada persona encargada de un área debe reportar el estado de la situación en el festival. *El personal de logística supervisara los productos de entrada y de salida.
DESPUES DEL CONCIERTO | *Limpieza y desmonte del estadio. *Culminar con el pago de los contratos realizados. *Evaluación de nuestro personal. *Medir el grado de satisfacción de los visitantes al terminar el festival (encuestas personales) *Preparar un reporte final del proyecto. *Celebrar el culmino exitoso del festival. | Una vez que se cuenta con las activadas y se ha contrato al recurso humano necesario para el proyecto se confecciona un cronograma para calendarizar las mismas y se define el costo de cada de ellas y se distribuye el presupuesto definido con el patrocinador de la actividad, para con esto confeccionar el plan de dirección del proyecto. Además se deberán crear la EDT para descomponer dichas actividades en sub grupos cada vez más pequeños y funcionales y se inicia con la ejecución de las actividades. En otras palabras el alcance aquí presentado describe os procesos y entregables que el proyecto debe seguir para cumplir con los requerimientos del Patrocinador y las expectativas de los asistentes al evento y a la vez servirá de guía para que los colaboradores tengan claro que es lo que se el proyecto debe de realizar para ser un éxito. Bibliografía hhttp://es.wikipedia.org/wiki/Alcance_(gesti%C3%B3n_de_proyectos) http://whatisprojectmanagement.wordpress.com/2012/11/02/definir-el-alcance-del-proyecto Proyect Manager Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK) Cuarta Edición
Declaración del alcance: El Proyecto busca realizar un concierto de rock en el estadio nacional de Costa Rica, con 3 bandas de rock de fama mundial, suministrando los servicios necesarios que permitan a los asistentes tener información y conocimiento, de forma facil, rápida y transparente del concierto, bajo los criterios y estándares de calidad necesarios, de forma que todos los amantes de la musica ROCK podrán disfrutar de un excelente espectaculo. El Proyecto se desarrollará en un periodo de 238 días. El concierto contará con todas las medidas de higiene y seguridad asi como los permisos necesarios para poder garantizar la calidad del espectaculo. Se dispondrá de una infraestructura física y tecnológica correspondiente con el cubrimiento que requiere el concierto según los horarios de uso y acceso establecidos para los asistentes y desarrollo del concierto. Es necesario considerar que este proyecto contara de forma eficiente y constante, de los recursos humanos, económicos, tecnológicos y físicos básicos. De esta forma el proyecto ha dispuesto el establecimiento de convenios con distintas empresas contratistas, para la adquisición de sus servicios para garantizar el compromiso de la administración en garantizar el éxito del concierto. Justificación: Definir el alcance del proyecto consiste en desarrollar una descripción detallada del proyecto en este caso el concierto de ROCK, es un enunciado detallado fundamental para el éxito y se elabora a partir de los entregables principales, supuestos y las restricciones que se documenten. La Gerencia del Alcance del Proyecto incluye los procesos requeridos para asegurar que se incluya todo el trabajo requerido, y solo el trabajo requerido para completar el proyecto exitosamente. La principal preocupación de la gerencia del alcance es definir y controlar lo que está incluido y lo que no esta incluido en el proyecto. La alteración del alcance, o los cambios no controlados en el alcance del proyecto, es la tendencia de un proyecto a incluir más tareas que las especificadas originalmente, lo que a menudo causa costos más elevados de los planificados y una extensión de la fecha de finalización del proyecto, la declaración del alcance debe incluir la justificación del proyecto, una breve descripción de los resultados del proyecto y sus beneficios, un breve resumen de las mayores restricciones del proyecto, suposiciones y dependencias con otros proyectos o iniciativas externas y una declaración de lo que constituye el éxito del proyecto, este documento se utiliza como herramienta de comunicación con todos los interesados en el proyecto para asegurarse que todos tengan una percepción común de lo que el proyecto es y de lo que no es, es tan importante el definir lo que el proyecto realizara como lo que el proyecto no incluirá, esto ayuda a aclara las percepciones y expectativas de los interesados en el proyecto. La declaración del alcance del proyecto también se la utiliza para comunicar cualquier cambio aprobado del proyecto. (PMBOK 4ta edición) (http://www.gestionsocial.org/archivos/00000832/PM4DEV.4.pdf)
Me parece muy acertada la descripción del alcance del proyecto elaborada por Gustavo.
Me parece que hubiera sido bueno que hubiera incluido de una vez los otros 5 puntos a definir en el alcance de proyectos además de la descripción. Que son criterios de aceptación, entregables o productos, exclusión del proyecto, limitantes y supuestos. Saludos!
El Alcance de un Proyecto es la suma total de todos los productos y sus requisitos o características, la definición y control de lo que está y no está Incluido en el proyecto. Se utiliza a veces para representar la totalidad de trabajo necesitado para dar por terminado un proyecto. El Alcance marca la pauta para la toma de decisiones futuras y realización de actividades a nivel operativo y nos ayuda a:
• Mejorar la precisión en las estimaciones de tiempo, costo y recursos. • Facilitar la asignación clara de responsabilidades. • Definir la línea base para la medición del desempeño y control. • Identificar, tanto el equipo de proyecto como el cliente, el objetivo final del proyecto y sus entregables. • Desarrollar y confirmar un entendimiento común del proyecto entre ambas partes, cliente y equipo de proyecto. • Asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido y solamente el trabajo requerido para terminar exitosamente ALCANCE El alcance del proyecto sería la realización de un concierto de Rock en el cual participaran tres bandas famosas para realizarse en el mes de diciembre del 2013 cumpliendo con los siguientes puntos: • Un equipo de trabajo encargado de toda la logística • Confirmación de asistencia de las bandas internacionales • Compra de tiquetes aéreos y reservación de hospedaje para las bandas • Logística como es alimentación de los visitantes, entretenimiento, transporte, etc. • Tener una persona encargada de establecer relaciones con los proveedores y velar por que cumplan con los contratos y finalizar con los mismos • Una persona encargada de todo lo que es vestuario de las bandas • Personal encargado de las necesidades de las bandas desde su llegada al país hasta su ida • Personal de marketing encargado de toda la publicidad del proyecto por los siguientes medios, vallas publicitarios, anuncios de radio, televisión y prensa • Reservación del estadio nacional • Tener aprobados todos los permisos necesarios para la actividad • Organización de la decoración del estadio (escenario) • Instalación de zonas de comida • Instalación de servicios sanitarios adicionales • Contratación de personal de personal encargado de la limpieza para antes, durante y después del evento • Coordinación del sonido y las luces • Establecer días para la preventa y venta de las entradas • Establecer el precio de las entradas • Tener previsto inconvenientes como cambios climáticos • Contratación del personal de seguridad para durante y después del evento • Establecer supervisores para cada área de comidas, limpieza, seguridad, atención al público, escenario, etc. • Cumplir con los puntos antes mencionados JUSTIFICACION El alcance es en detalle y puntualmente las actividades necesarias para llevar a cabo el proyecto exitosamente y cumplir con las expectativas del patrocinador del proyecto. Todo lo que este fuera del alcance del proyecto necesario para la realización del mismo significaría un atraso en el proyecto y un costo mayor, por lo cual debe estar todo incluido y de una forma muy clara y puntual para evitar mal entendidos a la hora de realizar las tareas asignadas. Bibliografía http://www.zanzivar.com/zzc/index.php?option=com_content&view=article&id=39:gestion-del-alcance-definir-el-alcance&catid=7:blog-administracion-de-proyectos&Itemid=18 http://www.materiabiz.com/foros/gestion-de-proyectos/1437-tips-para-definir-correctamente-el-alcance-de-un-proyecto.html http://es.wikipedia.org/wiki/Alcance_(gesti%C3%B3n_de_proyectos) http://www.tress.com.mx/esp/Portals/0/Documentos%20varios/Bolet%C3%ADn%20mensual/Abril/Alcance%20proyecto.pdf http://www.mediafire.com/view/?5sw768q46xix6i3
Estoy deacuerdo en los alcances que esta poniendo Viviana pero también en esta definición de alcances tenemos que contemplar los supuestos que estamos asumiendo como parte del proyecto, es en esta parte donde le decimos al cliente lo que vamos a hacer y también los supuestos que estamos asumiendo.
Como dice el libro de Administración exitosa de Proyectos de Gido & Clements segunda edición al definir el alcance como “Alcance de un proyecto llamado también alcance del trabajo es el trabajo que debe hacerse para que el cliente se convenza las entradas (las cosas por hacer), es decir el producto u objeto tangibles que han de suministrarse cumplan con los requisitos o criterios de aceptación acordados al empezar el proyecto.” Partiendo de esta definición podemos decir que el alcance en su forma macro va a ser la realización de un concierto de Rock en el estadio Nacional con tres grupos de fama mundial. Las tareas que se tienen que realizar para cumplir este proyecto van a estar agrupadas en tres grupos los cuales son: 1. ANTES DEL CONCIERTO 2. DURANTE EL CONCIERTO 3. DESPUES EL CONCIERTO
Las tareas que se van a realizar Antes del concierto son: Seleccionar el equipo de trabajo. Estadía de los artistas (hotel, comida, comodidades) Solicitar y tener aprobados los permisos y autorizaciones para la realización del festival. Confirmación de los grupos de rock en cada país. Realizar publicidad mediante paneles, carteles, periódicos, televisión y radio. Emitir las entradas del festival. Reclutar voluntarios Contratación de proveedores encargados de construir el escenario y distribución de asientos y tribunas. Contratación, permisos e instalación de los juegos mecánicos. Contratación e instalación para los puestos de comida dentro del festival. Contratar servicios de instalaciones de sanitarios portátiles y limpieza Contratar la seguridad interna y externa para el festival. Solicitar apoyo de primeros auxilios al cuerpo de bomberos. Supervisar trabajos finales realizando un seguimiento y control. Check list. Prueba de sonidos y luces. Realizar el planeamiento de los artistas a presentarse. Contratación de los artistas. Realizar el planeamiento general. Los supuestos que se asumen son los siguientes: Se contara con personal de apoyo bilingües si fuera el caso y en la cantidad necesaria Se contara con una eficiente publicidad. Se contara con una eficiente seguridad dentro del concierto Todo acuerdo estará escrito mediante un contrato para evitar inconvenientes. No habrá ningún inconveniente en solicitar y aprobar los requisitos de autorización para realización del festival. El Estadio Nacional será el lugar del concierto por ser céntrico, contar con nuevas instalaciones y mayor capacidad de espacio. Todas las entradas proyectadas en el estudio de Pre-factibilidad se venderán
Las tareas que de deben realizarse DURANTE EL CONCIERTO son: Recepción de artistas. Supervisión por parte de la seguridad de que no exista ningún problema. Velar por la seguridad de los visitantes. Supervisar la limpieza de instalaciones Cada persona encargada de un área debe reportar el estado de la situación en el festival. El personal de logística supervisara los productos de entrada y de salida. Los supuestos que se tomara en cuenta son: Existe una gran cantidad de personas que les gustan los conciertos de rock. Personas fanáticas del rock pagarían por asistir al concierto. No habrá ningún imprevisto, sea un accidente en el trayecto o algún factor climático. Los factores económicos y políticos seguirán estables. El estadio Nacional contara con estacionamiento para los visitantes del festival. Los requisitos de los artistas se tomaran en cuenta. El clima será favorable para el concierto.
Las tareas que se realizaran DESPUES DEL CONCIERTO
Limpieza y desmonte del estadio. Culminar con el pago de los contratos realizados. Evaluación de nuestro personal. Medir el grado de satisfacción de los visitantes al terminar el festival (encuestas personales) Preparar un reporte final del proyecto. Celebrar el culmino exitoso del festival.
Compañero, considero que está bien el alcance, solamente agregaría un poco más de información en la actividades, en donde se delimite lo que cada una de ellas incluye o no.
El alcance es el conjunto de todas las actividades que el proyecto ha definido y que luego usara para definir el cronograma y el presupuesto del mismo. Primero se deben definir todos los requisitos del proyecto para tener un control y un orden adecuado sobre el mismo y asi evitar posibles cambios que pueden alterar el exito del proyecto.
El definir el alcance del proyecto es identificar todo el trabajo que el proyecto ejecutará para alcanzar su meta final, que es realizar concierto de Rock mas exitoso en Costa Rica que sobrepase las expectativas de los expectadores. Es importante considerar el tiempo de duracion del proyecto que son 238 dias y definir un buen alcance, ya que los cambios no controlados pueden incluir mas tareas de las que se especificaron originalmente, lo que conlleva a tener costos mas elevados y una extension de la fecha de finalizacion del proyecto.
Primeramente considero que se debe realizar un buen planeaminento con todas las tareas definidas y el tiempo que que cada una va a requerir mediante un cronograma y definir el costo de las mismas.
Luego, una vez definido el plan de trabajo se procede con todas las contrataciones de empresas de publicidad, seguridad, proveedores encargados de construir el escenario, etc.
Es importante monitorear las tareas, realizando un seguimiento y control durante todo el proceso del proyecto (antes, durante y despues) para ir midiendo el avance y cumplimiento de las tareas para lograr llegar a la meta propuesta con exito, sobrepasando las expectativas.
Compañera, adicionalmente al alcance que plantea del proyecto, me parece que deben considerarse las actividades que el patrocinar estipula antes, durante y después del concierto, que aunque se e mencionan todas las actividades, es necesario ser más específico y detallista en la definición del alcance.
La primera parte del presente foro nos llevó a definir la visión, que es el objetivo general, o bien el propósito del proyecto. Esta segunda etapa define los alcance del proyecto, según el libro HBR Guide to Project Management, diferencia el propósito del alcance cuando menciona que “el propósito es el beneficio general que se brindará a la organización”, mientras el alcance “abarca los elementos particulares (o atributos del producto) que el equipo de proyecto puede controlar y acordó entregar”.
El mismo libro afirma que la definición del alcance provee en pocas oraciones las características y el presupuesto de lo que se entregará, este servirá como un mapa para el equipo.
Entre las herramientas y técnicas que el PMBOK propone para la definición del alcance se encuentra el criterio de expertos, análisis de producto, generación de alternativas y talleres de facilitación. Otras biografías sugieren que se realice un intercambio de ideas entre las partes interesadas (stakeholders), por lo que para el presente ejercicio se asume que todas estas fases previas y todos los demás “inputs” (entre los que se encuentra el plan de gestión del alcance, el acta constitutiva y documentación requerida) fueron llevados a cabo.
El output obtenido será la definición del alcance, la cual según el PMBOK incluye:
1. Descripción del alcance 2. Criterios de aceptación 3. Entregables 4. Exclusión del proyecto 5. Limitantes 6. Supuestos
(continuación) Se propone el siguiente alcance de proyecto:
1. Descripción el alcance del producto Se realizará un concierto en el Estadio Nacional en la fecha X, con los grupos A, B y C, con un presupuesto Y.
2. Criterios de aceptación
2.1 Los entregables se definieron de acuerdo con el contrato e incluyen todos los requisitos contenidos en este último. 2.2 Todas las actividades y tareas definidas se encuentran dentro de los requisitos exigidos por ley, por ejemplo patentes para eventos y permisos sanitarios. 2.3 Los entregables definen un presupuesto razonable y acorde con el del proyecto en general.
3. Entregables (la numeración no es precisamente el orden cronológico) 3.1 Plan y presupuesto de publicidad para el concierto 3.2 Emisión de las entradas 3.3 Documentación de los contratos con los artistas 3.4 Documentación de contratos con terceros, por ejemplo quienes brindarán los servicios de hospedaje, transporte, montaje, seguridad y limpieza (entre otros). 3.5 Documentación de las aprobaciones de todos los permisos requeridos 3.6 Documentación de los resultados de las pruebas realizadas previas al concierto 3.7 Plan general para la actividad 3.8 Documentación del reporte final 3.9 Entrega de la localidad (limpieza y desmontaje) 3.10 Documentación de las evaluaciones del equipo y la satisfacción del cliente 3.11 Cierre del proyecto
4. Exclusión del proyecto 4.1 El presente proyecto cubre la realización de solamente un concierto, si en caso de que la demanda fuese más alta y se requiera planear una segunda fecha, se deberá negociar los términos para el mismo, lo que implicará un presupuesto adicional. 4.2 En caso de que alguno de los supuestos no se cumpla, el equipo de proyectos puede analizar posibles alternativas para garantizar la realización del mismo en cuanto a la localidad, fecha o artistas, el equipo de proyectos no asumirá los costos adicionales que esto implique.
5. Limitantes 5.1 Disponibilidad de fechas de la localidad y de los artistas. 5.2 Fecha de la realización del concierto, se realizará en una época donde se reduzca el efecto de fenómenos naturales. 5.3 Las actividades se ejecutarán el presupuesto pre-aprobado, cumpliendo con las características definidas en los entregables.
6. Supuestos 6.1 Existe una demanda significativa de personas fanáticas del género musical que están dispuestas a pagar el monto definido para las entradas, por lo que todas las entradas se colocarán. 6.2 Los factores políticos, económicos y ambientales mantendrán condiciones similares a las actuales y no sufrirán cambios que afecten directamente la realización del proyecto. 6.3 Dentro del debido proceso, se recibirán los permisos legales para la realización del concierto en la localidad seleccionada. 6.4 Los artistas cumplirán con el contrato firmado, con el fin de no afectar el cronograma de las actividades
(1) Harvard Business Review Press, HBR Guide to Project Management, 2012, p.58- (2) PMI, PMBOK Guide, quinta edición, 2013, p.120-125
Compañero me parece que se respuesta es muy acertada ya que toma todos los factores que se exponen en el caso y los ordena de forma muy ordenada desde la descripción de del alcance hasta los criterios sobre los cuales se fundamentara y deberán presentar los entregables del proyecto. Las limitantes y los supuestos presentan posibilidades que se pueden presentar durante la ejecución del proyecto pero a las vez permite tenerlos presente para poder elaborar cambios si los mismos no se cumplen, o difieren en gran medida, debido a cambios en el entorno de la organización que no se puedan controlar o manejar por el grupo de dirección del proyecto.
Me parece que su respuesta es una de las más acertadas y completas que he leído. Me gusta la claridad con la expone sus argumentos. Resumió muy bien los supuestos y tiene un muy buen manejo de los conceptos. Concuerdo con usted en que la definición del alcance debe hacerse en un documento formal, donde se definan claramente las acciones a seguir dividido en apartados o secciones.
“El alcance es la descripción de los límites del proyecto, define lo que el proyecto realizara para lograr sus objetivos. El alcance es el conjunto de todas las actividades que el proyecto ha definido y que luego usara para definir el cronograma y el presupuesto del mismo. La Gerencia del Alcance del Proyecto incluye los procesos requeridos para asegurar que se incluya todo el trabajo requerido, y solo el trabajo requerido para completar el proyecto exitosamente. La principal preocupación de la gerencia del alcance es definir y controlar lo que está incluido y lo que no está incluido en el proyecto.” “La declaración del alcance del proyecto se utiliza para desarrollar y confirmar un entendimiento común del alcance del proyecto entre los interesados clave en el mismo. La declaración del alcance debe incluir la justificación del proyecto, una breve descripción de los resultados del proyecto y sus beneficios, un breve resumen de las mayores restricciones del proyecto, suposiciones y dependencias con otros proyectos o iniciativas externas y una declaración de lo que constituye el éxito del proyecto. Este documento se utiliza como herramienta de comunicación con todos los interesados en el proyecto para asegurarse que todos tengan una percepción común de lo que el proyecto es y de lo que no es, es tan importante el definir lo que el proyecto realizara como lo que el proyecto no incluirá, esto ayuda a aclarar las percepciones y expectativas de los interesados en el proyecto. La declaración del alcance del proyecto también se la utiliza para comunicar cualquier cambio aprobado del proyecto.”
La justificación del proyecto describe la necesidad que el proyecto satisfará o el problema que enfrentará. También describe las comunidades o grupos de beneficiarios que se ayudarán con los resultados del proyecto y los lugares donde se desarrollará el proyecto. La breve descripción también resume los resultados tangibles del proyecto como el número de beneficiarios que recibirán un beneficio del proyecto. En nuestro caso se quiere realizar un concierto de rock con tres grupos de fama mundial en el Estadio Nacional, el inversionista que quiere realizar este concierto tiene interés que el mismos sea muy bien planeado antes de realizarlo para que el evento sea todo un éxito. Espera que el mismo llene el Estadio Nacional por lo que podría ser que en caso que se agoten las entradas, que tenga que realizar otro. A contrato a Ud. como especialista en administración de proyectos, y quiere que desde ya ponga en práctica la administración profesional de proyectos conforme PMI. • Las restricciones del proyecto. Para el caso del foro algunas de las restricciones que tenemos para el caso del foro son: • Hay un límite de entradas debido a la capacidad del Estadio Nacional. • Hay un fecha que es límite, es decir cuando se quiere realizar el Concierto. • Tenemos restricción de días para la finalización del proyecto, empezando hoy hasta los 238 días en los cuales se está planeando el proyecto. Sin embargo estos días son estimados. • El tiempo para sacar los permisos, en algunos casos se puede volver una restricción si no se tramitan a tiempo.
Las suposiciones del proyecto incluyen una lista de las condiciones que se espera existan para que el proyecto sea un éxito; condiciones que son aceptadas como ciertas sin pruebas, como la contribución del trabajo de los beneficiarios para completar una actividad del proyecto. Para el caso del foro, las suposiciones que tenemos se encuentran en el enunciado del proyecto. Las dependencias del proyecto son factores internos o externos de los que depende el proyecto. En nuestro caso las dependencias están sujetas al cumplimiento del 100% de las actividades programadas antes, durante y después del concierto, esto nos asegura el éxito del proyecto.
Estoy de acuerdo con la descripción del compañero ya que el alcance es lo que nos permite identificar cuales con los requisitos y objetivos del proyecto, incluyendo los supuestos y los interés por parte de los beneficiados ademas de tomar en cuenta las limitaciones y restricciones del proyecto como el limite de tiempo para la realización del mismo y el limite de personas que pueden asistir al concierto debido a la capacidad del estadio.
Alcance: Planificación y ejecución de un concierto de Rock en el estadio Nacional, (en caso de agotar las entradas se realiza otro), con eficiente publicidad y seguridad, tomando en cuenta los requisitos de los artistas, y las actividades relacionadas antes, durante y después del concierto, las cuales se encuentran previamente estipuladas, con una duración máxima de 238 días en total. El alcance del proyecto no puede definirse si no se cuenta con una comprensión básica acerca de cómo generar el producto especificado. Por ejemplo, al determinar la complejidad global de una casa que se planifica construir, se deben tener en cuenta diversas técnica y herramientas de construcción. Dentro de los procesos de iniciación, se define el alcance inicial y se comprometen los recursos financieros iniciales. El alcance marca la pauta para la toma de decisiones futuras y realización de actividades a nivel operativo y nos ayuda a: Mejorar la precisión en las estimaciones de tiempo, costo y recursos, Facilitar la asignación clara de responsabilidades, Definir la línea base para la medición del desempeño y control, Identificar, tanto el equipo de proyecto como el cliente, el objetivo final del proyecto y sus entregables, Desarrollar y confirmar un entendimiento común del proyecto entre ambas partes, cliente y equipo de proyecto, Asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido y solamente el trabajo, requerido para terminar exitosamente. "Asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido para terminar exitosamente." A continuación se presenta el diagrama de las entradas, herramientas, técnicas y salidas que se generan en este proceso:
En cuanto a las entradas, de este proceso podemos decir lo siguiente: El acta de constitución del proyecto, desarrollada en post anteriores. Documentación de requisitos, también descrito en post anteriores. Activos de los procesos de la organización, siendo afectados los siguientes: Las políticas, procedimientos y plantillas Los archivos de proyectos previos Las lecciones aprendidas procedentes de fases o proyectos previos. Las herramientas y técnicas utilizadas en este proceso son: El juicio de expertos, para analizar la información necesaria para la elaboración del acta de constitución del proyecto. Disponible a través de las siguientes fuentes: Otras unidades dentro de la organización. Consultores Interesados incluyendo clientes y patrocinadores Asociaciones profesionales y técnicas Grupos industriales y expertos en la materia. Análisis del producto, incluye técnicas tales como el desglose del producto, análisis de sistemas, análisis de requisitos, ingeniería de sistemas, ingeniería de valor y análisis de valor. Identificación de alternativas, es una técnica que se emplea para generar diferentes enfoques para la ejecución y desarrollo del trabajo del proyecto, utilizando técnicas como tormenta de ideas, pensamiento lateral, comparación entre pares, etc. Talleres Facilitados. Las salidas de este proceso, las podemos resumir así: Enunciado del Alcance del Proyecto, en este documento se describe de manera detallada los entregables del proyecto y el trabajo necesario para crear esos entregables. Proporciona un entendimiento común entre los interesados del proyecto y sirve como una guía del equipo de trabajo para la ejecución del proyecto. Este documento debe incluir como puntos fundamentales los siguientes: Descripción del alcance Criterios de aceptación del Producto Entregables del Proyecto Exclusiones del Proyecto Restricciones del Proyecto Supuestos del Proyecto (http://www.zanzivar.com/zzc/index.php?option=com_content&view=article&id=39:gestion-del-alcance-definir-el-alcance&catid=7:blog-administracion-de-proyectos&Itemid=18) (http://www.tress.com.mx/esp/Portals/0/Documentos%20varios/Bolet%C3%ADn%20mensual/Abril/Alcance%20proyecto.pdf)
1. Alcance del proyecto: Se organizara un concierto de rock en el Estadio Nacional con 3 grupos internacionales en un fecha especifica y con un presupuesto especifico.
2. Criterios de aceptación:
a. Los productos se establecieron según el contrato con todos los requisitos estipulados. b. Todas la planificación se encuentra dentro del marco de la ley. c. Los productos y costos de estos se definen y apegan al presupuesto general del proyecto.
3. Productos (Listado) a. Impresión de entradas b. Marketing (costos, diseño, flujo y medios) c. Contratos legales (Artistas) d. Contratos outsourcing servicios secundarios. (Seguridad, limpieza, sonido, etc) e. Permisos sanitarios y municipales para el proyecto. (Documentación) f. Documentación sobre pruebas y contrataciones. g. Desarrollo de plan principal de acción. h. Preparación y entrega de la localiddad. Antes y después del evento. i. Reporte final sobre ejecucción y medición de exitoso del proyecto. j. Sistema de evaluacion para el gestor del proyecto y el servicio brindado al inversionista
4. Exclusión del proyecto a. El evento y organización cubre una fecha unica, según la demanda y necesidad de una segunda fecha se deben renegociar costos y presupuestos. b. Si fuera el caso de emergencia en que alguno de los entregables este en peligro de ejecución, debe analizar y solucionar tomando en cuenta todas las posibles opciones y asegurar la ejecución del mismo.
5. Limitantes a. Riesgo climático. Reservar fechas con bajas probabilidades de lluvia o tormenta eléctrica. b. Definición de las fechas por disponibilidad de artistas y sitio del evento.
6. Supuestos
a. El entorno externo de política, economía y ambiente son estables, y se mantendrán así. Estos factores no sufrirán cambios significativos que afecten directamente el proyecto. b. Todos los trámites y permisos legales se recibirán al tiempo estipulado. c. Los grupos de rock cumpliran plenamente con el contrato estipulado y firmado. d. Se ha realizado un estudio del mercado para la demanda de los grupos seleccionados y contratados. Se espera una venta del 100% de las entradas a la venta. Libro PMBOK, cuarta edición, 2013.
Saludos José! Me parece que lograste ordenar la información de una forma muy asertiva, de esta forma se define claramente cuáles son aquellos requisitos que demanda el alcance para alcanzar la visión y los objetivos. Si se logra establecer de una forma clara será más fácil poder entender cuál es el alcance del proyecto y los resultados que se esperan. Poder tener una buena logística desde el principio nos ayudará a tener éxito en la actividad.
Me parece que de acuerdo a los supuestos el tema climatico queda sobrando, pero en la realidad deberían preveerse los elementos de riesgo que puedan incidir en el no cumplimiento de la labor de proyectos. Creo que debe indicarse un coordinador por área para que el PM sea el maestro de orquesta.
La declaración del proyecto es una de las fases cruciales, como bien lo mencionan lo compañeros ya que es la fase más compleja del proyecto es sin duda la de definir el alcance del proyecto, y cual es el resultado que se espera. Para ejemplificar esto voy a utilizar un caso como con el diseño y desarrollo de un sistema:
1.La solicitud del usuario: El usuario nos solicita un proyecto informático. 2.Lo que entendió el líder del proyecto: El líder del proyecto no ve de forma clara lo que el cliente requiere, ya que muchas veces el cliente no sabe expresarse de forma correcta. 3.El diseño del analista de sistemas: El analista diseña una posible forma para el proyecto. 4.El enfoque del programador: El programador ejecuta lo que recibe del analista. 5.La recomendación del consultor externo: A veces los consultores externos tienden a recomendar soluciones difíciles de alcanzar, ya sea por los costos o por la complejidad, llevando a que el proyecto alcance objetivos "fuera de orbita". 6.La documentación del proyecto: Para la mayoría, el documentar un proyecto informático suele ser dificil, y en muchas empresas no existe o no existía hasta un tiempo atrás la documentación de sus proyectos. Sin embargo es un bien que puede llegar a salvar un proyecto en algunas situaciones. 7.La implantación en producción: Es escaso lo que se logra ver en el proceso de implantación de un proyecto. 8.El presupuesto del proyecto: A veces el presupuesto para un proyecto informático puede ser demasiado grande e innecesario para lo que realmente se quiere. Es por esto que se deben adoptar técnicas para planificar los costos que se requerirán. 9. El soporte operativo: El soporte operativo es escaso. 10.Lo que el usuario realmente necesitaba: Al final el cliente solo necesitaba una solución simple pero que cumpliera con sus necesidades, y muchas veces se ve opacada por la mala comunicación entre los distintos actores de un proyecto informático.
Por tanto sin una declaración clara y consensuada con el usuario podemos tener los resultados no esperados como
1. La probabilidad que el cliente no quede satisfecho con el producto final, ya que quizás no lo definió de forma correcta o completa. 2. El cliente puede intervenir a mitad del desarrollo de un proyecto, ya sea para agregar o quitar objetivos. 3. Si existe ambigüedad puede que nadie se responsabilice de los fallos, ya que gran parte del proyecto habrás sido dejado al criterio del programador.
El alcance del proyecto nos permite identificar todas las actividades o labores necesarias para realizar el mismo hasta su punto final y que el mismo sea exitoso, existe una fase de planeación que incluye la definición del alcance, desarrollo de un plan y la división del trabajo, mientras que verificar y controlar el alcance son parte de una fase de seguimiento y control.
Para poder definir el alcance del proyecto se necesita tener identificados los objetivos para poder saber que es lo que se busca obtener para poder definir las actividades necesarias para la realización del mismo.
Alcance: Planear y realizar un concierto de Rock exitoso en el Estadio Nacional con la presentación de tres bandas , en un plazo de 238 días para la ejecución del mismo, además de realizar la publicidad y mercadeo necesario junto con la creación de expectativa frente al evento.
Es necesario identificar las ventajas, los riesgos y el personal involucrado en la realización del proyecto además de especificar las actividades necesarias para todos los niveles del proyecto y entre más detalle en dicha información más control sobre el cumplimiento en el alcance del proyecto.
Se necesitan diferentes documentos para la gestión del alcance como el contrato del proyecto, los objetivos del proyecto y la información de los beneficiarios del mismo. Todo lo anterior para poder obtener la declaración del alcance, la estructura del desglose del trabajo y el plan de control de cambios.
Hay algo que me parece muy importante y que Katherine mencionó, esto es que el alcance está estrechamente ligado a la visión y los objetivos. Si la visión y los objetivos son muy cerrados y puntuales, el alcance no podrá cubrir algunas actividades que eventualmente hubieran sido necesarias.
Si por ejemplo la visión apuntaba a organizar un concierto, sería extraño que el alcance incluya el manejo del hospedaje de los artistas o la evaluación del concierto mediante encuestas. Esta es una de las razones por las cuales es importante ser muy claros y manejar un vocabulario muy cuidadoso que no deje lugar a la duda o interpretación.
El proyecto busca realizar un concierto con tres bandas de corte mundial, dicho evento se realizara en el estadio nacional. El proyecto se requiere, sea diseñado de tal forma que se puede reaccionar de forma rápida en caso de ser necesario un concierto adicional. El concierto será de corte masivo y se aplicaran todas medidas de seguridad necesarias, asegurándose que no existan accidentes de ninguna índole. Se contara con una eficiente campaña de publicidad que asegure dar a conocer el evento a toda la población en general.
Se solicitaran los permisos necesarios para la realización del evento y se revisaran todo los temas legales. Dichos temas estarán cubiertos en tiempo y forma y no será esto una limitante para la realización del evento.
Aparte de lo antes descrito, el proyecto deberá atender de manera correcta los temas de, venta de boletos, limpieza durante y después del evento, alquiler de equipo de sonido necesario, satisfacer las solicitudes logísticas de los artistas y montaje y desmontaje de tarimas y adicionales.
Este alcance está sustentado tratando de seguir la recomendación dada en el documento: http://www.mediafire.com/view/?5sw768q46xix6i3 que reza: " Con una clara visión y los objetivos definidos, es el momento de elaborar una descripción cabal del alcance del proyecto. El alcance define el marco formal del proyecto describiendo los elementos del resultado o impacto del proyecto —cómo cambiará el entorno o será alterado por los resultados del proyecto" .
Igualmente se toma como base lo estipulado en el apartado 5.2 del PMBOK4 , donde se indica. " Definir el Alcance es el proceso que consiste en desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto. La preparación de un enunciado detallado del alcance del proyecto es fundamental para su éxito, y se elabora a partir de los entregables principales, los supuestos y las restricciones que se documentan durante el inicio del proyecto."
Me parece muy bien su punto de vista ya que maneja claramente la mayoría de los aspectos que se deben de abarcar en el alcance de un proyecto, sin embargo es importante puntualizar un poco mas a que sector de la población va dirigido el evento.
En relación a las actividades planeadas para la elaboración del concierto es muy importante la forma en que las citas, ya que todas las actividades por mas mínimas que parezcan tienen mucha importancia en el engranaje total de la actividad.
El alcance de un proyecto es la suma total de todos los productos y sus requisitos o características. Se utiliza a veces para representar la totalidad de trabajo necesitado para dar por terminado un proyecto.
En la gestión de proyectos tradicional, las herramientas para describir el alcance del producto de un proyecto son: la estructura de descomposición del producto y las descripciones del mismo. La herramienta primaria para describir el alcance del trabajo en un proyecto es la estructura de descomposición del trabajo.
Si los requisitos del proyecto no se definen totalmente, si no se describen bien o si no hay un control de cambios eficaz, puede sobrevenir entonces un arrastre de alcance o requisitos, y generarse lo que se conoce como el síndrome del lavadero. Fuente: http://es.wikipedia.org/wiki/Alcance_(gestión_de_proyectos)
El alcance es solo una de las herramientas utilizadas en la Administración de Proyectos, que en conjunto buscan desarrollar la habilidad de administrar muchos proyectos con la menor cantidad de recursos. En ocasiones, no se le dedica el tiempo y la importancia necesarios a este tipo de herramientas sin embargo es importante considerar que son la base para el cumplimiento de las expectativas del proyecto.
Bibliografía: A Guide to the Project Management Body of Knowledge. Project Management Institute.
El alcance marca la pauta para la toma de decisiones futuras y realización de actividades a nivel operativo. Para tener éxito en el concierto de rock
• Confirmar que se cuentan con todos los permisos para realizar el concierto • Definir cuál empresa de seguridad estará al control de la actividad • Velar por cumplir a cabalidad todos los requerimientos que se necesitan para el día de la actividad • Mejorar la precisión en las estimaciones de tiempo, costo y recursos. • Facilitar la asignación clara de responsabilidades. • Identificar, tanto el equipo de proyecto como el cliente, el objetivo final del proyecto y sus entregables. • Desarrollar y confirmar un entendimiento común del proyecto entre ambas partes, cliente y equipo de proyecto. • Llenar el Estadio Nacional con el concierto que vamos a realizar con las 3 bandas de rock • Definir cuál será la estrategia de comunicación y publicidad del evento • Velar porque el servicio al cliente tenga altos estándares de calidad y que den una respuesta rápida, además de definir los lugares y metodologíaa para vender las entradas. • Planificar la estadía de la banda
Una vez formalizada la aceptación del alcance, no basta con guardarlo y olvidarse de él, es necesario llevar un control de los cambios que llegasen a surgir. Durante el desarrollo del proyecto, se puede necesitar una revisión o redefinición del alcance para reflejar estos cambios. La clara definición del proyecto es crítica para el éxito del mismo.
Entre los factores que pueden surgir en la administración del proyecto y dificultar su desarrollo se encuentran la falta de entendimiento, documentación pobre (escasa, nula o confusa), objetivos ambiguos, altos costos, baja calidad, falta de comunicación, entre otros. Muchos de estos factores se pueden prevenir con un documento claro y sencillo: el alcance del proyecto.
Estoy de acuerdo con Stephanie, ya que el primer alcance tiene que ver con los permisos para realizar la actividad. Si no se cuenta con estos, el proyecto puede verse afectado y fracasar. Otro punto clave es la disposición de los artistas, porque una vez confirmados, se puede empezar a reclutar al equipo de logística encargado de publicidad, seguridad, y demás elementos necesarios para el éxito del proyecto.
El alcance de un proyecto debería llegar tan lejos como la visión y los objetivos lo permitan, de modo que si la visión solo comprendía la organización, hay ciertas tareas que el cliente solicitaba que no podrían ser cubiertas en el alcance sin que este pierda relación con la visión.
En el caso particular de este proyecto, tal y como fue planteado en la visión, si se podría cubrir las tareas ya que se definió el servicio como producción lo cual abre las posibilidades para tener un alcance más amplio.
De modo que los productos específicos que cubriría el proyecto serían los siguientes:
• Contratar y Gestionar la estadía de los grupos musicales. • Gestionar los permisos y servicios necesarios para la realización del concierto. • Asegurar una asistencia de público de al menos un 80% de las entradas disponibles. • Asegurar las condiciones técnicas (tarima, sonido, luces y video) para el buen desarrollo del evento. • Realizar los controles para medir el éxito del evento a partir de la percepción del público. • Presentar un informe final que documente el cumplimiento de los productos anteriormente descritos.
Estos productos anteriormente descritos reúnen un grupo de actividades, por ejemplo el primer producto sobre el manejo de los músicos cubre: su contratación, la confirmación de sus presentaciones, la recepción, hospedaje, pago y cualquier imprevisto.
La razón por la cual se da un carácter relativamente general en la declaración del alcance es para dar un cierto nivel de discrecionalidad al PM sobre las actividades específicas que deben ser realizadas para lograr los objetivos y cubrir ciertos riesgos.
Fuente: Guerra, C. (2013, Abril 29). Entrevista con la percusionista de Rialengo. (M. Valverde, Interviewer) Project Management Institute. (2008). Guia del PMBOK (versión 4). Pennsylvania: Project Management Institute, Inc.
Difiero que el alcance sea solo una de las herramientas que se usan en la Administracion de Proyectos. Desde mi punto de vista es lo primero que se establece para entender -aunque suene redundante- hasta donde llegara el proyecto, es como demarcar la cancha.
Básicamente, la declaración de alcance se usa para definir lo que está dentro de las fronteras del proyecto y lo que está afuera de estas fronteras. Es decir, que el alcance es la definición de los puntos que entran y no entran en el proyecto y que es acordado por todas las partes, refiriéndose a todos los requerimientos a satisfacer en el proyecto. La declaración de proyecto que propongo para este caso es la siguiente: El concierto de Rock en el Estadio Nacional se justifica dada la gran cantidad de personas que gustan de este tipo de música y que estarían dispuestos a pagar una entrada para asistir a este concierto. Así mismo el Estadio Nacional es el punto ideal donde realizar dicha actividad dada su ubicación y capacidad para eventos masivos. Los resultados que se esperan de dicho concierto son los siguientes: • Que al culminar el pago de los contratos realizados exista una ganancia neta proporcional a la inversión realizada. • Al finalizar el concierto el Estadio estará en las mismas condiciones de limpieza y orden con que se recibió al estadio previo al montaje de la actividad. • Que el grado de satisfacción de los visitantes al concierto alcance el 90%.
Restricciones del proyecto: • Cantidad de personas que puede albergar el estadio para actividades de este tipo. • Reglamentación de espectáculos públicos. • Impuestos que se cobran para este tipo de actividades • Precio final de las entradas puede no ser asequible para la mayoría de las personas que desean ir al estadio. Suposiciones del proyecto: Existe una gran cantidad de personas que les gustan los conciertos de rock. * Personas fanáticas del rock pagarían por asistir al concierto. * No habrá ningún imprevisto, sea un accidente en el trayecto o algún factor climático. * Los factores económicos y políticos seguirán estables. * Todas las entradas proyectadas en el estudio de Pre-factibilidad se venderán * El Estadio Nacional será el lugar del concierto por ser céntrico, contar con nuevas instalaciones y mayor capacidad de espacio. * El estadio Nacional contara con estacionamiento para los visitantes del festival. * Se contara con una eficiente publicidad. * Se contara con una eficiente seguridad dentro del concierto * Todo acuerdo estará escrito mediante un contrato para evitar inconvenientes. * No habrá ningún inconveniente en solicitar y aprobar los requisitos de autorización para realización del festival. * Los requisitos de los artistas se tomaran en cuenta. * Se contara con personal de apoyo bilingües si fuera el caso y en la cantidad necesaria * El clima será favorable para el concierto.
Ahora bien, Uno de los principios más importantes del diseño de la Estructura de Desglose del Trabajo se conoce como la Regla del 100%. "La Regla del 100%...dice que la Estructura de Desglose del Trabajo incluye el 100% del trabajo definido por el alcance del proyecto y captura todos los resultados –internos, externos, interinos– en términos de trabajo a ser completado, incluyendo la gerencia de proyectos." Por tal motivo el desglose de trabajo requiere una jerarquización de todo el trabajo que se va a realizar en el proyecto. Primer Nivel: Metas Segundo Nivel: Objetivos Tercer Nivel: Actividades Cuarto Nivel: Tareas De tal forma que el documento que se realice para la definición del alcance del proyecto debe de llevar este orden.
Compañero estoy de acuerdo con los resultados que espera conseguir pero considero que las entradas del proyecto deberian de incluirse un poco mas claras y asociarlas a las salidas que se esperan.
Dados los siguientes supuestos * No habrá ningún imprevisto, sea un accidente en el trayecto o algún factor climático. * Todas las entradas proyectadas en el estudio de Pre-factibilidad se venderán * El Estadio Nacional será el lugar del concierto por ser céntrico, contar con nuevas instalaciones y mayor capacidad de espacio. * El estadio Nacional contara con estacionamiento para los visitantes del festival. * Se contara con una eficiente publicidad. * Se contara con una eficiente seguridad dentro del concierto * Todo acuerdo estará escrito mediante un contrato para evitar inconvenientes. * No habrá ningún inconveniente en solicitar y aprobar los requisitos de autorización para realización del festival. * Se contara con personal de apoyo bilingües si fuera el caso y en la cantidad necesaria * El clima será favorable para el concierto.
Alcance Propuesto: - Levantar requerimientos de logistica y documentarlos - Contratar equipo de trabajo encargado de logistica - Coordinar lógistica pre durante post concierto - Definir encargados para las siguientes areas de trabajo: - Patrocinios - Proveedores - Alimentación - Seguridad Interna y Externa - Primeros Auxilios - Limpieza - Protocolo Emergencias - Transporte - Audio y Sonido - Video - Tarimas - Alojamiento - Contabilidad y Tesorería - Atención al Asistente - Atención al Artista - Relaciones Públicas - Enlace Instituciones del Estado - Encargado Redes Sociales
- Realizar el pago de patente post aprobación municipal y afines. - Pagar impuesto de la renta de acuerdo a los lapsos de tiempo definidos por ley - Realizar cortes de revisión para determinar el cumplimiento de las tareas asignadas a los encargados de area - Entregar informe y Estado de Resultados auditado por CPA
Tal como indica el PMBook Definir el alcance es el proceso de desarrollar una descripción detallada del proyecto o producto. Lo que estoy haciendo es dividir las areas mas sensibles para que haya gente que administre esas areas y yo pueda monitorear para aplicar cambios correctivos. Me regí por el capitulo 5 Project Scope Management del PMBok No estoy aplicando análisis de riesgo en función de los supuestos que brinda el caso.
(Bibliografia Project Management Institute. (2008). PMBOK Guide (4th Edition). Pennsylvania: Project Management Institute, Inc.)
Rodrigo considera en su alcance los puntos trascendentales para la realización del proyecto, al análisis realizado por el compañero yo le realizaría pequeñas modificaciones, más que todo en la estructura ya que el contenido abarca la esencia de lo requerido.
Las modificaciones que haría es agrupar las tareas en los que Gido & Clements nombran como partes o bien paquetes de trabajo.
El agrupar las diferentes tareas también ayudará a que cuando un conjunto de estas sea realizado (y pertenezcan a un grupo específico), el desarrollo y medición de los entregables será más sencillo.
Alcance del proyecto: El proyecto consiste en la organización de un proyecto de Rock con las 3 mejores bandas internacionales de Rock, dirigido a una población cuyos gustos y preferencias en la música se encuentran en el ámbito del Rock.
En relación a criterios de aceptación por parte de los clientes en este caso el personal asistente al evento podrá determinar entre los más importantes los siguientes:
a. Factor precio: Como todo producto bien y servicio, el mismo estará afectado por el efecto de oferta demanda al considerarse que el evento es de primera clase y los artistas son de renombre internacional, el precio a establecer debe de andar en un rango entre los $50 hasta los $150 dependiendo de la localidad. b. Factor calidad: El evento promete y garantiza ser de alta calidad por el nivel de los artistas, la estructura logística del mismo y las comodidades que tendrán los asistentes. c. Estructura organizativa del proyecto: la misma cuenta con todo el proceso de administración desde planificación, control, ejecución y evaluación, donde se garantiza que el mismo se desarrollara dentro del marco legal y los procedimientos definidos.
El proyecto nos da como resultado la lista que se debe tener para la elaboración del mismo, como el costo, el diseño, la impresión de las entradas, de los contratos que se deben tener con las bandas como los servicios de seguridad, limpieza, empresas contratantes para la venta de comidas, permisos municipales, entre otros.
En relación a lo anteriormente citado podemos obtener un resumen final en donde se indique las ganancias obtenidas con la realización del evento, ganancias tanto financieras de marketing de imagen de nuestra empresa.
Entre las limitantes que podemos encontrar en la realización del proyecto están las siguientes 1. Condiciones climatológicas 2. Totalidad de los permisos 3. Disponibilidad tanto del estadio como de los artistas. 4. Fechas que concuerden con otros eventos en el país.
Dentro de las posibles situaciones que puede presentar el proyecto y que son de suma importancia considerar en este proceso de planificación están: 1. Agotamiento total de las entradas en un plazo previo a lo estimado, aquí se puede considerar con este supuesto la realización del concierto para una segunda fecha. 2. Se debe de tener un plan de contingencia en el cual se tenga a disposición el día siguiente hábil a la fecha programada del concierto ante cualquier eventualidad que ocasione la suspensión del mismo. 3. Se debe contar con una lista de artistas Top en el ámbito del rock ante una inesperada cancelación de las bandas y de esta manera poder sustituirlo si afectar la realización del evento.
Guia de los fundamentos para la direccion de proyectos PMBOK, cuarta edición, 2013
Alcance del Proyecto Traer los tres mejores grupos rock de popularidad mundial en los próximos 238 días, para presentarse en el Estadio Nacional de Costa Rica el 7 de diciembre del 2013, dirigido a los fans de todas las edades. Para el cumplimiento del proyecto de debe seleccionar un grupo de trabajo que proporcione una excelente logística de seguimiento y un control para que el evento sea un éxito taquillero, rentable y que no hayan imprevistos que puedan ocasionar situaciones riesgosas, tanto para los fans como para la empresa. Justificación: El alcance básicamente es el sentido del proyecto, para qué se va a realizar el concierto, en qué me beneficia como empresa, en este caso, sería rentabilidad, imagen, fans, prestigio… qué, quién, cuándo y dónde. De acá se parte para la generación de las tareas para cumplir con los entregables y darle forma al proyecto.
Compañera, me intereso su aporte pues es importante lo indicado respecto a la elección del recurso humano que se va a contratar para llevar a buen término el proyecto, pues muchos de los proyectos no son exitosos debido a falta de compromiso y de capacidad por parte del grupo de trabajo.
Las gestiones que corresponden a eventos públicos, más si se trata de concierto tan masivos, requiere establecer una logistica muy importante, entre permisos, seguridad, etc.
Esto sería muy básico para poder alcanzar los objetivos propuestos.
Buenas compañera, me parece que la definición de su alcance es bastante buena ya que se centra en la contratación de los grupos que es lo que debe hacer para poder realizar el concierto, además me pareció importante colocar los tiempos y fechas dentro de la definición de alcance ya que genera una mejor visión del tiempo disponible para llevar a cabo todos los preparativos. Saludos.
Pregunta #2. Alcance: Tal y como lo vimos en clase, la Gestión del Alcance del Proyecto, incluye los procesos necesarios para asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido para completar el proyecto con éxito. Es decir, en el alcance se describirá únicamente los trabajos requeridos, aquellos trabajos que no se definan aquí, quedarán fuera del mismo. Muchos proyectos sufren de alcances variables. Se puede decir, que esta es la tendencia del enfoque del proyecto a ampliarse conforme pasa el tiempo, por lo general modificando requerimientos, especificaciones y prioridades. Si se requiere modificar el enfoque, se presentara un proceso sólido para el control de cambios donde se registren los cambios y debe mantenerse un registro de todas las modificaciones que se hagan a este proyecto. Se identificara el cambio, el efecto y los responsables de aceptar o rechazar cualquier cambio propuesto. Este alcance describirá lo que yo espero entregarle a Mike Smith cuando termine el proyecto. Mi enfoque definirá los resultados a obtener en términos específicos, tangibles y que puedan ser medidos.
Los entregables que son parte de la Gestión del Alcance, serán definidos en la respuesta de la pregunta 3. Bibliografia: Administración de Proyectos, cuarta edición, Clifford Gray y Erick Larson
Habiendo dicho esto, a continuación se detalla el alcance: Organizar un concierto de Rock con 3 grupos de Fama Mundial en el Estadio Nacional. Se contratará el equipo de trabajo necesario para realizar dicho evento. Montar el escenario y toda la tecnología necesaria. Contratar servicios de: juegos mecánicos, publicidad, comida, limpieza, servicios sanitarios, seguridad interna y externa, bomberos, imprenta (entradas) y hotel para los artistas.
meparece que lo que indicas en cuanto al alcance de dicho proyecto esta correcto y en cuanto a sus refrencias bibliograficas permiten tenr mas claro cuales son los temas que se deben de incluir dentro de dicho documento.
La compañera indica lo siguiente: "se describirá únicamente los trabajos requeridos, aquellos trabajos que no se definan aquí, quedarán fuera del mismo." Sin embargo al definir los alcances del proyecto no se puede dejar nada a la imaginación, el alcance debe incluir detalladamente lo que aplica al proyecto y lo que no aplica o queda excluido del proyecto ya que de lo contrario el patrocinador podría aprovecharse de esa falta de claridad para posteriormente sacar provecho.
El alcance de un proyecto debe definir: Impacto del proyecto o resultado del mismo a nivel de: • Negocio • Entorno • Comunidad Es decir se debe mencionar cuales son los efectos de la ejecución del proyecto en los niveles de la organización que se ven afectados; por ejemplo, procesos, subcontratación, finanzas, modificación de procedimientos, etc. Se deben también analizar y mencionar los impactos a nivel de infraestructura tanto a nivel físico como tecnológico en caso de ser requerido, dado que estas áreas pueden verse afectadas por la ejecución de proyectos, teniendo que brindar servicios específicos para el éxito del mismo. Con una generación clara del objetivo del proyecto se garantiza que los involucrados en el mismo tengan claro cuales serán los resultado e impactos para cada una de las áreas afectadas de la organización.
ALCANCE
El alcance del proyecto para la organización del concierto se debe
Se realizara un concierto de Rock con tres grupos de nivel mundial en el Estadio Nacional. Se ejecutara toda la planeación necesaria para que el espectáculo sea un éxito, desde la publicidad hasta el traslado y detalles.
Venta de las entradas proyectadas en el estudio de Pre-factibilidad Se contara con parqueo para los asistentes al evento Se ejecutaran campañas de publicidad Se organizara toda la seguridad necesaria dentro y fuera del concierto. Se solicitaran los permisos necesarios para la ejecución del concierto Se organizara la estadía de los artistas (hotel, comida, comodidades) Se realizará la confirmación de los grupos de rock en cada país Se ejecutara todo el manejo de proveedores para las labores que se consideren necesarios Contratación, permisos e instalación de los juegos mecánicos Contratación e instalación para los puestos de comida dentro del festival Contratar servicios de instalaciones de sanitarios portátiles y limpieza Se realizara un seguimiento puntual de todas las actividades por medio de un Check List Se garantiza la limpieza de instalaciones
El concierto se ejecutara dentro del presupuesto establecido y en el plazo determinado.
ALCANCE DEL PROYECTO. “Lograr la realización de un concierto de Rock con tres bandas de categoría internacional en Costa Rica, el estadio Nacional, este debido a su capacidad, estructura y organización da las condiciones adecuadas para un buen desarrollo de la actividad, la actividad esta dirigida esencialmente a fanáticos de esta música dispuestos a asistir y pagar por la actividad, asimismo el mismo estará limitado por las condiciones ambientales y politicas previamente estudiadas”. Por tanto, según estudios previos se nos definieron algunos supuestos; disponibles en la informacion previa, ,existe una gran cantidad de personas que les gustan los conciertos de rock, personas fanáticas del rock pagarían por asistir al concierto, no habrá ningún imprevisto, sea un accidente en el trayecto o algún factor climático, los factores económicos y políticos seguirán estables, todas las entradas proyectadas en el estudio de Pre-factibilidad se venderán, el Estadio Nacional será el lugar del concierto por ser céntrico, contar con nuevas instalaciones y mayor capacidad de espacio, entre otros.
Dadas estas condiciones se menciona que el alcance es la descripción de los límites del proyecto, define lo que el proyecto realizara para lograr sus objetivos. El alcance es el conjunto de todas las actividades que el proyecto ha definido y que luego usara para definir el cronograma y el presupuesto del mismo. El Alcance del Proyecto incluye los procesos requeridos para asegurar que se incluya todo el trabajo requerido, y solo el trabajo requerido para completar el proyecto exitosamente. La principal preocupación de la gerencia del alcance es definir y controlar lo que está incluido y lo que no esta incluido en el proyecto. (PM4DEV, 2009) Según GrupoTress, 2008, algunas recomendaciones útiles al momento de elaborar el alcance son: •Desarrollar un escrito o documento formal. •Detallar claramente qué actividades y procesos son parte del proyecto, es decir, el trabajo que debe ser realizado con el fin de entregar un producto con las características y especificaciones solicitadas. •De ser necesario, dividir el proyecto o entregable principal en fases más pequeñas. Esto facilitará la administración. •Definir los criterios que se utilizarán para determinar si el proyecto o fase ha finalizado exitosamente, es decir, los criterios de aceptación. •Tomar como base el RFP (Request For Proposal) o propuesta comercial, así como otros documentos relativos al proyecto definidos previamente. •Al definir el alcance, tener en mente que lo que no esté en el alcance está fuera del proyecto. •Formalizar la aceptación del alcance con el cliente.
Según se menciona se debe tener claro la lista de actividades que serán parte del proyecto y que forman el pilar del mismo, en la información facilitada se pueden observar la siguiente lista de actividades que estarán relacionadas con el mismo. Pueden ser consultadas en "Lista de actividades que deben llevarse a cabo antes, en y después del festival." Asimismo, se logro definir un plazo para la realización de 238 días, dentro de los cuales se podrá hacer la preparación exhaustiva y sus correspondientes revisiones en cada uno de los pasos que conlleva el proyecto.
Referencias • PM4DEV, 2009. Gestión del alcance del proyecto. Pp20. Disponible en http://www.gestionsocial.org/archivos/00000832/PM4DEV.4.pdf. Consultado el 02 Mayo 2012. • GrupoTress, 2008. Alcance de un proyecto. Pp2. Disponible en http://www.tress .com.mx/esp/Portals/0/Documentos%20varios/Bolet%C3%ADn%20mensual/Abril/Alcance%20proyecto.pdf. Consultado el 02 Mayo de 2013. • Álvarez, E, 2013 Blog de Concierto de Rock. • Erick Álvarez. Acta constitutiva del proyecto/programa. Disponible en http://www.mediafire.com/view/?5sw768q46xix6i3.
Definir el título: Festival internacional de Rock .
El alcance se debe enfocar en desarrollar un concierto de rock totalmente exitoso con bandas de calibre internacional, que cumpla con todos los requisitos de permisos, publicidad, seguridad e higiene solicitados por el patrocinador.
Es necesario desglosar las actividades que se mencionaron anteriormente y definir las tareas que se vayan a dar a lo largo de los 238 días que puso el cliente como límite para los entregables.
Algunas de las actividades más importantes a realizar son:
1. Acordar los requisitos que solicita el patrocinador. 2. Confirmar la asistencia de los grupos y los requisitos que cada uno solicita. 3. Obtener los permisos necesarios ya sean municipales, salubridad, etc. 4. Desarrollar una campaña de publicidad eficiente y acertada donde la información llegue a todas las personas interesadas en conciertos de rock. 5. Contratar la seguridad necesaria según la magnitud del lugar y los asistentes. 6. Colocar las entradas con precios razonables según el calibre de las bandas y en lugares que estén al alcance de la mayoría de fans. 7. Vender las entradas en su totalidad 8. Cumplir con los estándares de seguridad e higiene. 9. Generar una producción exitosa, segura y de calidad para los fans.
Las actividades mencionadas anteriormente deben estar completadas al finalizar el proyecto, por lo tanto debería de obtenerse:
1. Documento firmado por el patrocinador aceptando el desarrollo de las actividades tal y como se mencionaron en el acuerdo. 2. Asistieron las 3 bandas internacionales acordadas. 3. Se obtuvieron los permisos correspondientes según se mencionó en los inputs. 4. La campaña de publicidad fue exitosa y atrajo al público interesado según se esperaba. 5. La seguridad fue acorde a la magnitud de asistentes al concierto 6. Los lugares donde se vendieron las entradas fueron suficientemente accesibles para todo el público interesado. 7. Las entradas se agotaron. 8. Se cumplieron los estándares de seguridad e higiene que solicita tanto la ley como el cliente. 9. Se obtuvo una producción de calidad y totalmente exitosa.
Generalidades del Alcance: La declaración del alcance se debe desarrollar en un documento formal, donde se detalle de manera clara cada uno de los procesos y actividades requeridos para completar el proyecto con el fin de entregar el producto final con las especificaciones y características que se han solicitado por parte del patrocinador.
Organizar y llevar a cabo un concierto de rock, se describe como un proyecto tangible y por esta razón garantiza un resultado medible, sin embargo debido a la gran cantidad especialidades que se requieren para una ejecución exitosa, se hace necesario dividir el proyecto en fases entregables más pequeñas para llevar una mejor administración con el control adecuado para minimizar cualquier falla. Por otro lado es de vital importancia para el proyecto, definir el paquete de características, especificaciones y criterios bajo los cuales se medirá la conclusión exitosa de cada una de las fases, y todos aquellos criterios de aceptación para su calidad.
Según el enunciado el patrocinador, establece una serie de supuestos que representan un riesgo importante a considerar tales como:
- “No habrá ningún imprevisto, sea un accidente en el trayecto o algún factor climático” y” El clima será favorable para el concierto”; Costa Rica el clima es sumamente cambiante y suma la incertidumbre el saber que el Instituto Meteorológico del país no tiene una reputación de confiar con respecto a sus pronósticos a futuro.
- Los factores económicos y políticos seguirán estables: nuestra economía es altamente dependiente de su entorno internacional y aunque es justo asumir que la economía se mantendrá estable sigue siendo un riesgo a considerar con situaciones como el conflicto de la Península Coreana, el Medio Oriente y la crisis en la Unión Europea. Por otro lado, la fecha del evento se ha fijado para el 7 de diciembre, a menos de 3 mese de las elecciones nacionales, para lo cual arroja una incertidumbre adicional con respecto a la estabilidad política del país.
- No habrá ningún inconveniente en solicitar y aprobar los requisitos de autorización para realización del festival: los gobiernos locales del país generalmente ponen trabas y varios inconvenientes a la hora de otorgar los permisos para la autorización del evento.
En el caso de este proyecto, es de crucial importancia documentar los supuestos de forma específica, para salvaguardar cualquier problema en la finalización del proyecto que se pueda relacionar con este conjunto de supuestos. Es entonces adecuado, pensar en medidas alternas para combatir el incumplimiento de estos supuestos para aminorar el riesgo, aunque esto lleve a encarecer un poco el proyecto.
Definir el Alcance es el proceso que consiste en desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto. (esto se establece en el PMBOX)
El Alcance marca la pauta para la toma de decisiones futuras y realización de actividades a nivel operativo. Su objetivo es definir lo que está dentro de las fronteras del proyecto y lo que está afuera de estas fronteras. Es decir, que el alcance es la definición de los puntos que entran y no entran en el proyecto y que es acordado por todas las partes, refiriéndose a todos los requerimientos a satisfacer en el proyecto. (http://spanishpmo.com)
A continuación detallo el alcance para el caso que nos ocupa:
Desarrollar toda la logística necesaria para realizar un concierto de Rock en Costa Rica con tres bandas internacionales de fama mundial en el Estadio Nacional. Lo anterior, con una duración de 238 días.
Se deben considerar los supuestos:
1. Existe una gran cantidad de personas que les gustan los conciertos de rock. 2.Personas fanáticas del rock pagarían por asistir al concierto. 3. No habrá ningún imprevisto, sea un accidente en el trayecto o algún factor climático. 4. Los factores económicos y políticos seguirán estables. 5. Todas las entradas proyectadas en el estudio de Pre-factibilidad se venderán 6. El Estadio Nacional será el lugar del concierto por ser céntrico, contar con nuevas instalaciones y mayor capacidad de espacio. 7. El estadio Nacional contara con estacionamiento para los visitantes del festival. 8. Se contara con una eficiente publicidad. 9. Se contara con una eficiente seguridad dentro del concierto 10. Todo acuerdo estará escrito mediante un contrato para evitar inconvenientes. 11. No habrá ningún inconveniente en solicitar y aprobar los requisitos de autorización para realización del festival. 12. Los requisitos de los artistas se tomaran en cuenta. 13. Se contara con personal de apoyo bilingües si fuera el caso y en la cantidad necesaria. 14. El clima será favorable para el concierto
El cumplimiento del proyecto debe de dividirse en 3 fases principales: 1- El Antes o preparación del concierto a. Seleccionar y reclutar el equipo de trabajo b. Logística de hospitalidad – (hoteles, alimentación, transportes, amenidades y comodidades etc.) c. Logística de contratación - (artistas, infraestructura, seguridad, limpieza, servicios sanitarios, comidas, etc.) d. Logística administrativa - permisos, autorizaciones, y otra tramitología; e. Logística publicitaria, mercadeo y ventas f. Logística de Emergencia - (bomberos y equipos de respuesta medica) g. Logística técnica - sonido, iluminación y pruebas. h. Preparación de estrategia de evaluación del equipo y satisfacción del cliente final
2- El durante o ejecución del concierto a. Logística de hospitalidad b. Logística de transporte interno y externo al proyecto. c. Logística de ejecución ( revision de entradas, ingreso y egreso de audiencia, supervisión y control) d. Logística de imprevistos y contigencias
3- El después o post-mortem del concierto a. Logistica de limpieza b. Logistica de cierre administrativo. ( pago de contratos y otro administrativos) c. Evaluacion del personal d. Medición de calidad y satisfacción de lo asistentes al evento e. Preparación de la documentación de cierre.
Project Management Institute. Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK). 4 Edición. Estados Unidos.
Desarrollo del acta constitutiva http://www.mediafire.com/view/?5sw768q46xix6i3
Como indica el libro Administración Profesional de Proyectos, la declaración del alcance sirve para confirmar cómo serán los entregables del proyecto. La descripción para este proyecto sería: Firma de contratos Brindar comodidad en la estadía de los artistas Permisos aprobados para realizar el concierto de en el estadio Proveedores que construirán y desarmaran la tarima y dejaran ordenado el estado para ser entregado en al óptimas condiciones Seguridad dentro y fuera del evento Seguridad de primeros auxilios Contratación de artistas Sonido e iluminación sea excelente. Pago de contratos Mercadeo y venta de entradas Tiempo para realizar el proyecto 238 días, fecha del concierto 7 de diciembre 2013
Me parece muy bien el concepto de Angie, sin embargo, es también importante definir y dejar claro cuales son los aspectos que no incluye el alcance del proyecto.
El alcance del proyecto detalla todos los entregables, especificaciones y responsabilidades de todas las partes, para la elaboración del festival. El alcance del proyecto debe contener en detalle la fecha en que se iniciará la actividad que el mismo cubre y quienes formarán parte de la misma. El mismo es el punto de partida de la actividad luego que se obtienen las aprobaciones. Como sabemos, toda actividad de un proyecto debe ser planificada por lo que el alcance debe realizarse con suficiente anticipación al comienzo del proyecto; puede ser creado por una sola área de la empresa o entre todas. Es preferible que el alcance sea creado entre todas las áreas involucradas. El festival de rock tiene el siguiente alcance:
• Contar con los permisos y autorizaciones para la realización del festival, así como la contratación y permisos para la instalación de los juegos mecánicos. • Tener la confirmación de los tres artistas de rock, así como el personal capacitado para atenderlos (estadía, comidas, etc.) • Seleccionar el equipo de trabajo adecuado que se encargue la parte publicitaria, entradas, de la logística del espectáculo (montaje y desmontaje del escenario, distribución de asientos, pruebas de sonido y luces). • Contar con el equipo de seguridad, primeros auxilios, servicios sanitarios, comidas y limpieza del lugar, con el fin de brindarle a los espectadores comodidad y calidad. • Duración límite de 7 meses (Mes y medio para cada entregable) • Preparar un reporte final del proyecto.
Al finalizar la actividad podremos saber si se han completado todas las etapas con el nivel de calidad especificado. Este documento debe realizarse cuando se concibe la actividad y es una de las herramientas que debe utilizar la gerencia como fundamento para dar su aprobación inicial. Sin este documento no debemos iniciar ninguna actividad o proyecto ya que no recibiríamos los entregables deseados y se tomaría el riesgo de dejar muchos aspectos claves flotando, tomando el riesgo de este modo de tener altos costos y se extienda la duración de manera no deseada.
Compañero con respecto a su respuesta me parece importante que se mencione la importancia de los entregables, si bien es cierto mencionas la parte mas importante que es la deficion del alcance sinembargo hace falta tambien mencionar la creacion de la EDT lo cual ayuda a tener mas claro aun los subprocesos que se tienen que llevar a cabo para lograr el objetivo principal
Declaración del Alcance del proyecto. (Primera parte) Proyecto: Concierto de Rock en Costa Rica. Justificación: Cuarenta y ocho (48) conciertos se realizaron en Costa Rica durante el 2011, de ellos, 8 fueron de bandas de Rock, con precios entre los $20 y los $100. Mientras que en 2013 se encuentran programados solamente para los meses de mayo y junio un total de 5 conciertos. La asistencia progresiva a estos espectáculos y el interés cada vez más fuerte de los empresarios demostró que existe un mercado para este tipo de conciertos. El crecimiento en el número de conciertos realizados en el país, no ha incidido en la cantidad de personas que acuden a ellos, ya que lugares como Pepper’s Club con capacidad para 5 000 -6 000 personas ha desplazado a lugares más grandes como el Palacio de los Deportes o Gimnasio Nacional. Sin embargo, el número de asistentes, ha dependido en gran medida de los grupos que se presenten así por ejemplo, los conciertos de agrupaciones como Pearl Jam, Iron Maiden o Slayer en Costa Rica han tenido un promedio de asistencia 25 000 personas y según las estimaciones de los blogs especializados, el 65% de los asistentes a estos espectáculos son mayores de 25 años. De ahí surge la necesidad de llegar a ese nicho de mercado ofreciendo un concierto con agrupaciones de peso, en un lugar con las mejores condiciones para un evento de tal envergadura.
Breve descripción de resultados y beneficios: Se espera al menos un concierto internacional de rock realizado en Costa Rica con la participación de tres bandas de fama mundial y con una venta de 30 000 entradas. En caso de establecer un precio promedio de $80 las ganancias serían por $2.4 M más patrocinios. La fecha seleccionada (7 de diciembre) es muy favorable aprovechando el ambiente festivo previo a la navidad y el pago de los aguinaldos en el sector público y algunas empresas privadas. Se espera sentar un precedente en la historia de los conciertos de Rock en Costa Rica, con la posibilidad de una segunda fecha en Costa Rica y dependiendo de las negociaciones con los representantes de las bandas y patrocinadores, se podrían concretar en el mediano plazo, fechas en otros países (el más probable Guatemala).
Resumen de restricciones del proyecto. La fecha propuesta podría ser contraproducente ya que se programan muchas actividades en esa época, la saturación de la agenda podría convertirse en un problema. Además las condiciones climatológicas en Diciembre son imprevisibles, los vientos alisios hacen más frecuentes los frentes fríos. Mientras más rápido se desarrollen las actividades previas al concierto (principalmente el plan de publicidad y salida de boletos a la venta) se disminuirá esa limitante. El presupuesto es una limitación importante $1 M es un buen monto para empezar a trabajar pero estamos hablando de traer bandas de fama mundial, de plan agresivo en medios, contrataciones de personal temporales y subcontrataciones de bienes y servicios indispensables para la realización del concierto. Esto puede contrarrestarse con un buen plan de patrocinios y las negociaciones que se logren con los proveedores.
Me parece que lleva razón la compañera al incluir dentro del alcancel del proyecto el hecho de sentar un precedente en la historia de los conciertos de rock en Costa Rica, la posible inclusión de una nueva fecha e incluso el poder concretar nuevas presentaciones en otros países a mediano plazo. Ya que es mi parecer tal y como lo deje ver en la pregunta anterior con la confección de la visión del proyecto, que el alcance debe de extenderse hasta el punto de aclarar que lo que se busca con ese éxito es el posicionamiento de la empresa productora en el mercado, el lograr distinguirse entre otras productoras fraudulentas y por el contrario inspirar confianza a los consumidores. Lo que sería uno de los efectos más deseables, sino dentro de los más buscados con la celebración del evento, el lograr posicionar a la empresa productora, dejándole una buena reputación en el público para cambiar la perspectiva del mismo con respecto a las empresas que producen este tipo de eventos y lograr producir más eventos de este mismo calibre.
Continuación Declaración del alcance (Segunda parte) Supuestos: Existe una gran cantidad de personas que les gustan los conciertos de rock. Personas fanáticas del rock pagarían por asistir al concierto. No habrá ningún imprevisto, sea un accidente en el trayecto o algún factor climático. Los factores económicos y políticos seguirán estables. Todas las entradas proyectadas en el estudio de Pre-factibilidad se venderán El Estadio Nacional será el lugar del concierto por ser céntrico, contar con nuevas instalaciones y mayor capacidad de espacio. Eventualmente el Estadio Ricardo Saprissa. El Estadio Nacional contara con estacionamiento para los visitantes del festival. Se contara con una eficiente publicidad. Se contara con una eficiente seguridad dentro del concierto Todo acuerdo estará escrito mediante un contrato para evitar inconvenientes. No habrá ningún inconveniente en solicitar y aprobar los requisitos de autorización para realización del concierto. Los requisitos de los artistas se tomaran en cuenta. Se contara con personal de apoyo bilingües si fuera el caso y en la cantidad necesaria El clima será favorable para el concierto.
Duración del proyecto: 238 días.
Producto: Concierto realizado.
Tareas a realizar: a. Contratación de las bandas de rock. b. Contratar al personal temporal para apoyo logístico. c. Alquiler del estadio. d. Obtener los permisos para la realización del evento. e. Negociación de patrocinios. f. Contratación del grupo (s) telonero (s) para cumplir con el artículo 3 de la Ley N°5812. g. Elaborar Plan de publicidad. h. Contratación de la seguridad privada y coordinación con la Fuerza Pública. i. Contratación privada de servicios de atención primaria y coordinación con Bomberos y Cruz Roja Costarricense. j. Definición de precio de boletos, diseño, emisión de tiquetes y plan de distribución. k. Contratación de tarimas y sonido. l. Impresión de materiales diversos. m. Evaluación de los colaboradores. n. Pagos finales a Proveedores ñ. Cierre.
Subproductos: Contratos firmados con: colaboradores temporales, las bandas, patrocinadores, el ICODER (Estadio Nacional), empresas de seguridad, empresa de sonido, arrendatarios de puestos de comida, transportes, hoteles, agencia de publicidad y distribuidoras de entradas Permisos tramitados y adquisición de pólizas. Plan general de gastos Plan de Publicidad. Plan de evacuación en caso de desastre. Plano del estadio con la inclusión de las tarimas, camerinos, puestos de comidas, distribución de categorías de entradas. Boletos
Explicación: Tal y como se recomienda en la Guía PMBOK, entre otras fuentes, para definir el alcance se recomienda desarrollar un documento escrito y forma donde se detalle las actividades a realizar y los entregables con las especificaciones solicitadas. La definición del alcance es el documento base que se debe tomar en cuenta para la toma de decisiones futuras y realización de actividades a nivel operativo, mejorando las estimaciones de tiempo y costos que realizan los interesados, así como la asignación clara de responsabilidades. En este caso intenté desarrollar también la estructura de desglose de trabajo (EDT) para de esa manera orientar mejor los pasos a seguir al presentarlos gráficamente. Según Carina Kenny, “los proyectos y su administración se desarrollan en un contexto más amplio que el proyecto en sí.” Es por ello que el que PM el proyecto y su equipo de trabajo deben entender que el alcance permite considerar un entorno más amplio y es por ello que consideramos la posibilidad de que se pudieran negociar fechas fuera de Costa Rica ya que hablamos de bandas de nivel con gran cantidad de seguidores, además de que negociar dos o tres conciertos es más rentable que negociar únicamente uno.
Estructura de desglose de Trabajo (Lo enviaré por correo electrónico puesto que no pude pegarlo).
Bibliografía de referencia: Project Management Institute. Guía PMBOK de los fundamentos para la administración de Proyectos. 4ta edición. 2008
¿A cuáles bandas querés ver en el Rock Fest 2013? Agregá todas tus opciones y a todos a votación en: https://www.facebook.com/questions/474787299246526/
¿Cierre de 91.5? Olvídenlo! La emisora está más viva que nunca! En: http://www.89decibeles.com/foro/noticias/32800?page=1
Conciertos en Costa Rica 2011. En: http://cuentacanciones.com/conciertos-en-costa-rica/
Conciertos Metal en Costa Rica. Todos los chivos metaleros desde un mismo lugar! En: http://costaricametalshows.wordpress.com/
Kenny, Carina. Tips para definir correctamente el Alcance de un Proyecto. En: http://www.materiabiz.com/foros/gestion-de-proyectos/1437-tips-para-definir-correctamente-el-alcance-de-un-proyecto.html
En la etapa temprana del proyecto es donde se debe definir el alcance. Existen diversas teorías de cómo desarrollar un alcance, qué formato debe tener o qué aspectos debe incluir, sin embargo la finalidad es la misma: la definición y control de lo que está y no está incluido en el proyecto.
El alcance para este caso a mi parecer sería:
Se realizará un concierto de Rock en el Estadio Nacional de La Sabana con la presencia de tres grupos de renombre mundial. Cabe la posibilidad de la organización de un segundo concierto pero quedará sujeto a la demanda.
El día del evento será el 07 de diciembre del 2013 para lo cual se cuenta con un presupuesto de $1.000.000,00 y un plazo de 238 días.
Se definen los siguientes supuestos:
•Existe una gran cantidad de personas que les gustan los conciertos de rock. •Personas fanáticas del rock pagarían por asistir al concierto. •No habrá ningún imprevisto, sea un accidente en el trayecto o algún factor climático. •Los fatores económicos y políticos seguirán estables. •Todas las entradas proyectadas en el estudio de Pre-factibilidad se venderán •El Estadio Nacional será el lugar del concierto por ser céntrico, contar con nuevas instalaciones y mayor capacidad de espacio. •El estadio Nacional contara con estacionamiento para los visitantes del festival. •Se contara con una eficiente publicidad. •Se contara con una eficiente seguridad dentro del concierto •Todo acuerdo estará escrito mediante un contrato para evitar inconvenientes. •No habrá ningún inconveniente en solicitar y aprobar los requisitos de autorización para realización del festival. •Los requisitos de los artistas se tomaran en cuenta. •Se contara con personal de apoyo bilingües si fuera el caso y en la cantidad necesaria •El clima será favorable para el concierto.
Actividades (algunas de ellas):
•Coordinar llegada de los artistas, los cuales se hospedarán en un hotel 5 estrellas dentro del GAM. •Emitir las boletos del evento y se podrán adquirir solamente mediante internet, con empresa a definir. •Durante el concierto se pondrá a disposición del público 4 puestos de comida en áreas destinadas para este tipo de establecimiento y que contarán con todas las disposiciones del Ministerio de Salud. •Se contratará una empresa de seguridad privada que velará por el orden tanto dentro como fuera del Estadio, antes, durante y una vez culminado el espectáculo. La cantidad de personal queda sujeta a sugerencia de la misma empresa. •En todo momento se velará por la limpieza de las instalaciones, para lo cual se contará con personal capacitado y destinado solo a estas funciones. •…
Me parece que el concepto está claro, sin embargo, es también importante definir dejar claro cuales son los aspectos que no incluye el alcance, con esto, se logra delimitar de manera más precisa el producto final que se va a entregar al cliente.
AL no haber una delimitación, pueden haber malinterpretaciones, supuestos y posteriores reclamos o factores que lleven a que un proyecto fracase.
Un evento masivo que contará con la presencia de tres grupos de rock de fama mundial a realizarse en el Estadio Nacional el día 07 de diciembre del 2013, el mismo se desarrollará en un ambiente seguro, aseado, ordenado, no excesivamente conglomerado, constantemente supervisado, en el cual el público contará con un fácil y ágil acceso a todos los servicios de primera necesidad que requiera dentro del mismo Estadio Nacional. Creando debido a lo anterior, una clara percepción de éxito con respecto al evento en el público asistente, logrando incrementar de esta manera el nivel de confianza del público en general con respecto al nivel de profesionalismo que maneja la empresa productora en la organización para este tipo de eventos, consiguiendo un evidente posicionamiento de la empresa entre sus competidores.
Para lograr cumplir con lo anterior se tomarán en cuenta los siguientes supuestos: (i) la gran cantidad de fans del rock en el país que están dispuestas a pagar para asistir al evento, (ii) No existirán imprevistos tales como pero no limitados a accidentes, factores climáticos extremos, cambios graves en los factores económicos y políticos del país, (iii) Se venderán la totalidad de las entradas que se sacarán a la venta de conformidad con el estudio de pre-factibilidad logrando llenar el Estadio Nacional, sede del evento que cuenta con instalaciones nuevas, espacios para estacionamiento, mayor capacidad y es de fácil acceso, (iv) Se llevará a cabo una eficiente campaña publicitaria, (v) La seguridad en el concierto será la necesaria y será eficiente en sus labores, se contará con personal bilingüe, (vi) No existirán inconvenientes para solicitar, adquirir, y mantener al día todos los permisos y autorizaciones necesarias conforme a la legislación aplicable, (vii) Los requisitos solicitados por los artistas para su contratación serán tomados en cuenta y (viii) Se contará con contratos que protejan a la productora y que sean lo suficientemente claros para evitar inconvenientes durante el proceso.
Las acciones que se hacen necesarias llevar a cabo son las siguientes: (i) Seleccionar, integrar y organizar un equipo de trabajo, creando roles y responsabilidades dentro del mismo, asignando responsables de áreas quienes deberán rendir cuentas sobre las mismas cuando se les solicite; (ii) Contratar los artistas, confirmar su presencia en el evento, coordinar la estadía de los mismos y recibirlos al momento del evento; (iii) Solicitar, aprobar y mantener al día los permisos y autorizaciones necesarias de conformidad con la legislación aplicable; (iv) Planear e implementar un plan de marketing para el evento que incluya publicidad en carteles, periódicos, televisión y radio; (v) Emisión de las entradas al festival; (vi) Contratación de los proveedores encargados de construcción del escenario, distribución de asientos y tribuna, juegos mecánicos, puestos de comida, servicios de instalaciones de sanitarios portátiles y limpieza, seguridad interna y externa; (vii) Solicitar el apoyo de primeros auxilios al cuerpo de bomberos; (viii) Supervisar trabajos finales por medio del seguimiento y control; (ix) Prueba de luces y sonido; (x) Realizar el cronograma del evento, planeamiento general incluyendo de las presentaciones; (xi) durante el evento velar por la seguridad de los visitantes y que no existan problemas del staff de seguridad contratado; (xii) Supervisar la limpieza de las instalaciones, y los productos de entrada y salida; (xiii) Desmontar los equipos, y estructuras utilizadas, llevar a cabo la limpieza del lugar; (xiv) Culminar con el pago de los contratos suscritos; (xv) Preparar el reporte final del proyecto.
Bibliografía: PMI, Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK) Cuarta edición, 2008 (pag 74) Gray, Clifford F y Larson, Erik W. Administración de Proyectos, McGrawHill, cuarta edición, 2009 (pags 86,87)
El alcance define lo que se debe hacer, se refiere a todo el trabajo que debe llevarse a cabo para producir todos los entregables del proyecto, y que el patrocinador este convencido de que todo el trabajo cumple con los requerimientos necesarios para lograr el objetivo del proyecto.
Entonces: Como el alcance es lo que se debe hacer para alcanzar lo que se quiere de un proyecto, se puede decir que en este caso donde se quiere un concierto, el alcance en términos generales es realizar la contratación de 3 grupos de fama internacional para ejecutar un concierto en el Estadio Nacional. Esto deberá estar acompañado de una gran logística y el documento del alcance de proyecto debe poseer:
1. Los requerimientos del cliente que definen las especificaciones de las funciones para el producto final.
2. La declaración del trabajo donde se establecen las principales tareas que deben llevarse a cabo para realizar el trabajo que se necesita y producir todos los entregables del proyecto. (Antes, durante y después).
3. Los entregables que son los resultados que el equipo de proyecto producirá y proporcionaran al cliente durante y a la terminación de la ejecución del proyecto.
4. Criterios de aceptación para todos los entregables del proyecto deben describirse con mayor detalle de lo que se establece en la solicitud de propuesta.
5. Estructura de división de trabajo (EDT), los principales elementos de trabajo definidos en la sección de declaración del trabajo junto con la lista detallada de entregables proporcionan la base para crear una estructura de división del trabajo.
Bibliografía Clements, G. &. (s.f.). Administracion Exitosa de Proyectos. En G. &. Clements, Administracion Exitosa de Proyectos.
Según lo descrito en el PMBook, la gestión del alcance del proyecto “incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo (y únicamente todo) el trabajo requerido para completarlo con éxito. El objetivo principal de la Gestion del Alcance del Proyecto es definir y controlar que se incluye y que no se incluye en el proyecto” (Guía del PMBook, Cuarta Edicion, página 103). En la sección 5.2 indica en detalle que es la defición del alcance del proyecto; “… es el proceso que consiste en desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto.” Guía del PMBook, Cuarta Edicion, página 112)
Otra definición del alcance indica que “… describe lo que usted espera entregarle a su cliente cuando termine el proyecto. Su enfoque debe definir los resultados a obtener en términos específicos, tangibles y que puedan ser medidos.” (Administración de Proyectos, Clifford F. Gray, página 86)
Una vez encapsulado el concepto, el alcance final de nuestro proyecto es el siguiente:
Se define un plan para organizar y llevar a cabo un festival de rock con una alta demanda en el Estadio Nacional de la Sabana, San José, Costa Rica, con 3 grupos de rock de clase mundial. La duración estimada para llevar a cabo el proyecto es de 238 días, siendo el día del evento el 7 de diciembre y en caso de un segundo concierto el día 8 de diciembre, aprovechando las excelentes condiciones climatológicas de la temporada navideña, con un presupuesto de U$1M según el contrato establecido . Se van a proveer y cubrir todos los requerimientos y exigencias que sean solicitadas por las bandas participantes, así como personal bilingüe capacitado que se encuentre disponible para atender cualquier necesidad adicional.
Con respecto a los permisos requeridos, se tramitarán todos los permisos requeridos para este tipo de actividades (permisos municipales, patentes, permisos de seguridad pública, etc) Se contratarán las empresas necesarias para el manejo, montaje y desmontaje, de la escenografía, sonido, luces y ambientación.
También se contrataran los servicios sanitarios móviles y se colocaran de manera estratégica distribuidos en todo el Estadio Nacional, así como el personal encargado de la limpieza posterior al evento.
Se generaran los planes de mercadeo y publicidad requeridos en radio, televisión y periódicos para llegar al mercado meta y se colocarán a la venta las entradas del evento en puntos de venta accesibles y por medio de internet.
Realizar estrategias con los parqueos de los alrededores para establecer alianzas que faciliten tener estacionamientos disponibles para los visitantes del evento.
Coordinar con fuerza pública y a contratar efectivos de vigilancia privada para que estén a cargo de toda la seguridad del evento, antes, durante y después del mismo
Crear un equipo encargado de realizar los pagos a los proveedores y personas contratadas para el evento. Además del personal encuestador que se encargará de medir los grados de satisfacción de los clientes.
Dentro de lo que no se incluye en el alcance se encuentra:
Imprevistos naturales, ya que estos no pueden ser controlador.
Manejo del tránsito en los alrededores del Estadio Nacional de la Sabana
Servicios de transportes a los asistentes al evento
La reventa de las entradas por parte de terceros no está en control de la organización
Opino que la definicion del alcance debe ser mas al grano, si especifica pero como que se podria en este caso sintetizar mas para que quede mas expuesto hasta donde se va a llegar y de este modo sea mas facil para el cliente conocer lo que no va incluir en si el proyecto siempre en funcion de los entregables en acorde a los principio del PMI (PMBook 5ta edicion)
Prácticamente es definir lo que se va a hacer y lo que no se va a hacer en el proyecto siempre en fución de los entregables y tomando en cuenta la planeación y division del trabajo
Diseño de la logística y presentación de un evento musical para el desarrollo y montaje de un un concierto de Rock, desde su planecion, ejecución proyectada hasta la realización de un ensayo de la presentacion.
Es de aclarar y teniendo escuenta el Pmbok 5 el alcance del proyecto bebe incluir: Una descripción del alcance del producto, Los criterios de aceptación del producto, Los entregables del proyecto, Las exclusiones del proyecto, Las restricciones del proyecto, Los supuestos del proyecto.
Estoy de acuerdo con tus comentarios sobre el Alcance del proyecto, quisiera resaltar que es importante recordar la finalidad, es la misma definición y control de lo que está y no está incluido en el proyecto. Donde debe quedar claro todos aquellos aspectos que se van hacer antes, durante y después del concierto y todo esto debe quedar en escrito o documento formal.
En la etapa de la planeación del proyecto del concierto de Rock, en esta etapa temprana es donde se debe definir el ‘Alcance’ del proyecto, antes , durante y después del concierto. Existen diversas teorías de cómo desarrollar un alcance, qué formato debe tener o qué aspectos debe incluir, sin embargo la finalidad es la misma es la definición y control de lo que está y no está incluido en el proyecto. Algunas recomendaciones útiles al momento de elaborar el alcance son: • Desarrollar un escrito o documento formal. • Detallar claramente qué actividades y procesos son parte del proyecto, es decir, el trabajo que debe ser realizado con el fin de entregar un producto con las características y especificaciones solicitadas. • De ser necesario, dividir el proyecto o entregable principal en fases más pequeñas. Esto facilitará la administración. • Definir los criterios que se utilizarán para determinar si el proyecto o fase ha finalizado exitosamente, es decir, los criterios de aceptación. • Tomar como base el RFP (Request For Proposal) o propuesta comercial, así como otros documentos relativos al proyecto definidos previamente. • Al definir el alcance, tener en mente que lo que no esté en el alcance está fuera del proyecto. • Formalizar la aceptación del alcance con el cliente.
El alcance marca la pauta para la toma de decisiones futuras y realización de actividades a nivel operativo y nos ayuda a: • Mejorar la precisión en las estimaciones de tiempo, costo y recursos. • Facilitar la asignación clara de responsabilidades. • Definir la línea base para la medición del desempeño y control. • Identificar, tanto el equipo de proyecto como el cliente, el objetivo final del proyecto y sus entregables. • Desarrollar y confirmar un entendimiento común del proyecto entre ambas partes, cliente y equipo de proyecto. • Asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido y solamente el trabajo requerido para terminar exitosamente. "Asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido para terminar exitosamente." Por lo que todas las actividades como habla el caso el alcance tiene la finalidad de la definición y control de lo que está y no está incluido en el proyecto mencionare algunas como ejemplo dado a que en el caso se mencionan todas estas actividades.
Lista de actividades que deben llevarse a cabo antes, en y después del festival.
ANTES DEL CONCIERTO *Seleccionar el equipo de trabajo. *Estadía de los artistas (hotel, comida, comodidades) *Solicitar y tener aprobados los permisos y autorizaciones para la realización del festival. *Confirmación de los grupos de rock en cada país……….
DURANTE EL CONCIERTO *Recepción de artistas. *Supervisión por parte de la seguridad de que no exista ningún problema………….
DESPUES DEL CONCIERTO *Limpieza y desmonte del estadio. *Culminar con el pago de los contratos realizados……….
Bibliografía: A Guide to the Project Management Body of Knowledge. Project Management Institute.
Definición del Alcance. Descripción: Realizar un concierto de rock con tres grupos de fama mundial en el Estadio Nacional. Que el mismo sea muy bien planeado antes de realizarlo para que el evento sea todo un éxito. Que llene el Estadio hasta que se agoten las entradas y tenga que realizarse otro. Como parte del alcance se espera lograr las siguientes ejecuciones: ANTES DEL CONCIERTO - Seleccionar el equipo de trabajo. - Estadía de los artistas (hotel, comida, comodidades) - Solicitar y tener aprobados los permisos y autorizaciones para la realización del festival. - Confirmación de los grupos de rock en cada país. - Realizar publicidad mediante paneles, carteles, periódicos, televisión y radio. - Emitir las entradas del festival. - Reclutar voluntarios - Contratación de proveedores encargados de construir el escenario y distribución de asientos y tribunas. - Contratación, permisos e instalación de los juegos mecánicos. - Contratación e instalación para los puestos de comida dentro del festival. - Contratar servicios de instalaciones de sanitarios portátiles y limpieza - Contratación e instalación para los puestos de comida dentro del festival. - Contratar servicios de instalaciones de sanitarios portátiles y limpieza - Contratar la seguridad interna y externa para el festival - Solicitar apoyo de primeros auxilios al cuerpo de bomberos. - Supervisar trabajos finales realizando un seguimiento y control. Check list. - Prueba de sonidos y luces. - Realizar el planeamiento de los artistas a presentarse. - Contratación de los artistas - Realizar el planeamiento general.
DURANTE EL CONCIERTO - Recepción de artistas. - Supervisión por parte de la seguridad de que no exista ningún problema. - Velar por la seguridad de los visitantes. - Supervisar la limpieza de instalaciones - Cada persona encargada de un área debe reportar el estado de la situación en el festival. - El personal de logística supervisara los productos de entrada y de salida.
DESPUES DEL CONCIERTO - Limpieza y desmonte del estadio. - Culminar con el pago de los contratos realizados. - Evaluación de nuestro personal. - Medir el grado de satisfacción de los visitantes al terminar el festival (encuestas personales) - Preparar un reporte final del proyecto. - Celebrar el culmino exitoso del festival. Supuestos:
- Existe una gran cantidad de personas que les gustan los conciertos de rock. - Personas fanáticas del rock pagarían por asistir al concierto. - No habrá ningún imprevisto, sea un accidente en el trayecto o algún factor climático. - Los factores económicos y políticos seguirán estables. - Todas las entradas proyectadas en el estudio de Pre-factibilidad se venderán - El Estadio Nacional será el lugar del concierto por ser céntrico, contar con nuevas instalaciones y mayor capacidad de espacio. - El estadio Nacional contara con estacionamiento para los visitantes del festival. - Se contara con una eficiente publicidad. - Se contara con una eficiente seguridad dentro del concierto - Todo acuerdo estará escrito mediante un contrato para evitar inconvenientes. - No habrá ningún inconveniente en solicitar y aprobar los requisitos de autorización para realización del festival. - Los requisitos de los artistas se tomaran en cuenta. - Se contara con personal de apoyo bilingües si fuera el caso y en la cantidad necesaria - El clima será favorable para el concierto
La gestion del Alcance del Proyecto ¨muestra los procesos involucrados en garantizar que el proyecto incluya todo (y unicamente) el trabajo requerido para completarlo exitosamente¨ (PMBOK 4) Se deben cumplir con los siguientes puntos:
*Recopilar los requisitos: Se definen las necesidades de los interesados a fin de cumplir con el objetivo del proyecto en este caso puedo mencionar como necesidades la logistica de la llegada de los artitas, las pruebas de audio, la hora en que se abran las puertas del Estadio Nacional,seguridad, puestos de comida, accesos a servicios sanitarios, camerinos.
*Definir el Alcance: Es la descripcion detallada del proyecto que en este caso seria Organizar el mejor concierto de rock, colocar la tecnologia y los recursos necesarios para la realizacion del concierto. Manejar las relaciones publicas y recaudacion de recursos.
*Crear la EDT (Estructura de descomposicion del trabajo) Se subdividen los entregables en proces mas pequeños para manejarlos de una manera mas facil. Por ejemplo la EDT del concierto de rock incluye: acontecimientos, instalaciones, alojamiento, transporte, instalaciones de medios y coordinacion, telecomunicaciones, arreglos de seguridad, atencion medica, recursos humanos, financiamiento, administracion de patrocinadores.
*Verificar el alcance: En este punto revisamos los alcances con el cliente.
*Controlar el alcance: Monitorear el estado del alcance del proyecto y del producto.Se gestionan cambios a la linea base del alcance
Para el Alcance del Proyecto se deben cumplir cob lo siguiente: • Desarrollar un documento escrito y formal. • Detallar claramente qué actividades y procesos son parte del proyecto del Concierto de Rock, es decir, el trabajo que debe ser realizado con el fin de entregar un producto con las características y especificaciones solicitadas. • Definir los criterios que se utilizarán para determinar si el proyecto o fase ha finalizado exitosamente, es decir, los criterios de aceptación. • Al definir el alcance, tener en mente que lo que no esté en el alcance está fuera del Proyecto. • Formalizar la aceptación del alcance con el cliente.
El Alcance marca la pauta para la toma de decisiones futuras y realización de actividades a nivel operativo y nos ayuda a:
• Mejorar la precisión en las estimaciones de tiempo, costo y recursos. • Facilitar la asignación clara de responsabilidades. • Definir la línea base para la medición del desempeño y control. • Identificar, tanto el equipo de proyecto como el cliente, el objetivo final del proyecto y sus entregables. • Desarrollar y confirmar un entendimiento común del proyecto entre ambas partes, cliente y equipo de proyecto. • Asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido y solamente el trabajo requerido para terminar exitosamente.
La Declaración de Alcance debe ser un documento formal y escrito que garantice que todos los involucrados e interesados del proyecto tengan un entendimiento en común de los resultados esperados, beneficios, expectativas, restricciones, supuestos, dependencias, riesgos, control de cambios y cualquier tipo de información relevante la obtención de los objetivos planteados. Debe incluir una pequeña reseña del proyecto, una justificación para la implementación del mismo y debe ser un documento que permita la comunicación fluida de entre los participantes.
Alcance del Proyecto
ResponderBorrar• Crear un plan integral de seguridad de manera que se asegure la seguridad de los visitantes.
• Garantizar la confirmación de los grupos de rock
• Proponer un ambiente confortable para los visitantes, de manera que se pueda ganar la confianza de las personas, y de esta manera darnos a conocer como organizadores serios y de confianza.
• Garantizar la limpieza después del concierto.
• Proponer ideas innovadoras que atraigan visitantes al concierto, de modo que se catalogue como el mejor concierto de rock en Costa Rica.
• Medir el grado de satisfacción de los visitantes al terminar el festival, mediante encuestas.
• Se debe contar con una publicidad eficiente, que grite lo impactante que será el concierto de rock, y que llegue a todos los rincones del País, con el objetivo de atraer la mayor cantidad de visitantes.
• Contratar servicios de instalaciones de servicios portátiles y limpieza.
• Contar con servicio de primeros auxilios y bomberos en caso de emergencias.
• Asegurar perfecto funcionamiento de audio, video y luces en los escenarios de los artistas, esto implica: Equipo adecuado para obtener la salida de alto nivel.
Existen diversas teorías de cómo desarrollar un alcance, qué formato debe tener o qué aspectos debe incluir, sin embargo la finalidad es la misma: la definición y control de lo que está y no está incluido en el proyecto.
Algunas recomendaciones útiles al momento de elaborar el alcance son:
• Desarrollar un escrito o documento formal.
• Detallar claramente qué actividades y procesos son parte del proyecto, es decir, el
trabajo que debe ser realizado con el fin de entregar un producto con las
características y especificaciones solicitadas.
• De ser necesario, dividir el proyecto o entregable principal en fases más pequeñas.
Esto facilitará la administración.
• Definir los criterios que se utilizarán para determinar si el proyecto o fase ha
finalizado exitosamente, es decir, los criterios de aceptación.
• Tomar como base el RFP (Request For Proposal) o propuesta comercial, así como
otros documentos relativos al proyecto definidos previamente.
• Al definir el alcance, tener en mente que lo que no esté en el alcance está fuera del proyecto.
• Formalizar la aceptación del alcance con el cliente.
http://www.tress.com.mx/esp/Portals/0/Documentos%20varios/Bolet%C3%ADn%20mensual/Abril/Alcance%20proyecto.pdf
Buenos días compañero, me gustaría aportar al alcance que incluiste, que es importante de alguna forma hacer mención de los supuestos del proyecto, esto porque en ocasiones el supuesto puede afectar las proyecciones hechas con relación al alcance, por ejemplo en este caso específicamente del concierto de Rock uno de los supuestos dice que "Existe una gran cantidad de personas que les gustan los conciertos de Rock" a raíz de este supuesto se hace el esfuerzo en publicidad, seguridad, aseo y actividades adicionales, sin embargo esto sigue siendo un supuesto, si no fuera la realidad y el concierto no se llenara, de alguna forma se documento que este era una de los supuestos iniciales que le fue dado al gestor del proyecto, es una forma de salvar la responsabilidad por uno de los factores de riesgo que esto podría generar, el cual es que no hayan suficientes personas que les guste el Rock como para llenar el Estadio Nacional, como te lo menciono este es solo un ejemplo, pero lo he visto en proyectos reales, donde un supuesto puede ser que los recursos tengan conocimiento en sus respectivas áreas, cuando en ocasiones esto puede resultar falso y tengas que mitigar la falta de conocimiento con entrenamiento o algún punto de control adicional, lo cual se traduciría en tiempo, calidad y costo, si fue documentado en el alcance del proyecto como un supuesto, hay una forma de justificar el riesgo y por ende la posible afectación al proyecto que esto pueda generar.
BorrarSaludos!
Elena
La declaración del alcance, según mi propuesta, debe contener un capítulo para cada uno de los entregables del proyecto. Dentro de cada capítulo se debe hacer una descripción detallada de lo que se espera del entregable y de lo que no forma parte del mismo. Se debe definir para cada caso el criterio de aceptación, de esta manera se evitarán conflictos a la hora de realizar las entregas. Ver: PMI, Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos, Cuarta Edición, 2008, pág 115.
ResponderBorrarPara el caso particular de la elaboración de los boletos de las entradas, por ejemplo, éstas deben cumplir con un criterio de aceptación basado en un grupo de especificaciones que describa: el material, las dimensiones, el diseño gráfico para cada tipo de entrada, el protocolo de manejo de la información y de los impresos, la fecha de entrega, el formato del consecutivo, la cantidad y la calidad, entre otros (alcance del entregable).
Por otra parte, la revisión de entradas durante el ingreso de los fanáticos al concierto debe ser una exclusión de este entregable ya que se relaciona más con el protocolo de seguridad que con la elaboración de los documentos.
En la declaración del alcance se debe dejar por escrito, como un capítulo aparte, la lista de los supuestos. De este modo, si los supuestos no se dieran según lo esperado, se tendría un respaldo para justificar el no cumplimiento del alcance. Por ejemplo: el supuesto que dice “El clima será favorable para el concierto” puede verse afectado por la presencia de un temporal, caso ocurrido años atrás en un concierto organizado en los alrededores del Autódromo La Guácima en la provincia de Alajuela.
La idea de que la declaración del alcance se divida en capítulos por entregables me parece la manera más sencilla de encontrar toda la información correspondiente a un entregable. Entre la gran cantidad de información que se maneja en un proyecto, el orden y la facilidad de acceso a la información juegan un papel importante.
Rodolfo
Estimado Rodolfo:
BorrarLa descripción o explicación del alcance que usted hace, me parece muy buena. Sin embargo, me parece que el alcance como tal esta un poco corto de información. El mismo hace referencia a algunos ejemplos para darse una idea del alcance, pero me parece que le falta mas información para poder dejar claro que esta dentro del alcance del proyecto y que esta fuera de él.
Saludos Cordiales
BUenas noches;
BorrarConcuerdo con Rodolfo cuando comenta que el proyecto debe de dividirse en diferentes etapas de entregables para facilitar la administracion y el control.
El proyecto tiene una complicacion intriseca especialmente en la gestion de integracion y tiempo pues lleva consigo una cantidad de detalle importante que se tiene que tomar en cuenta para poder llevar a cabo el proyecto de manera exitosa. Siento que se requiere mayor detalle al delimitar el alcance pues esta es una parte que defince los criterios finalizacion exitosa sobre lo cual se va a cobrar como PM, y como tal yo soy de criterio de incluir la mayor cantidad de informacion para asegurarse que no hayan vicios en su construccion para ninguna de las 2 partes.
gracias
werner morales
La respuesta me parece correcta ya que el alcance de un proyecto es ”El documento que detalla todos los entregables, especificaciones y responsabilidades de todas las partes, para la elaboración de un producto, la entrega de un servicio, un proyecto, o cualquier otra actividad en la que debemos realizar una inversión o gasto”.
Borrarhttp://es.wikipedia.org/wiki/Alcance_(gesti%C3%B3n_de_proyectos)
ResponderBorrarPara determinar el alcance del proyecto es necesario primeramente definir totalmente los requisitos del proyecto, ya que de no ser así y si no se lleva un control correcto de cambios se puede provocar un arrastre de pendientes, es importante además para así realizar solamente el trabajo requerido. La recopilación de todas las actividades del concierto, considerando los supuestos establecidos por el inversionista y las restricciones que se puedan presentar, nos deben de dar como resultado el alcance del proyecto.
ResponderBorrarAntes de definir el alcance se hace necesaria la descripción del producto o servicio que se va a crear con el proyecto: “Concierto de Rock con la participación de tres grupos de fama mundial”, lo anterior para no confundir el alcance del proyecto con el alcance del producto.
Por lo anterior, considero que el alcance del proyecto “Concierto de Rock” sería:
Desarrollo, planificación y ejecución de un concierto de Rock con la participación de tres grupos de fama mundial a realizarse el día 07 de diciembre 2013, considerando los siguientes supuestos: …. Mención de los supuestos indicados por el inversionista, desarrollando las siguientes actividades: ….. (explicación de cada una de las actividades por realizar), contando con un presupuesto de U$1M, y con una duración estimada del proyecto de 238 días.
Bibliografía:
Project Management Institute. Guía PMBOK de los fundamentos para la administración de Proyectos. 4ta edición
http://es.wikipedia.org/wiki/Alcance_(gesti%C3%B3n_de_proyectos)
La experiencia habla por si misma en proyectos mas cuando son proyectos de gran calibre como este concierto y no es posible asumir que no habrá cambios durante la vida del proyecto. Por ejemplo, los cambios pueden venir de parte de los beneficiarios que desean actividades adicionales; entonces las estimaciones iniciales del presupuesto y cronograma pueden no tener mayor validez. Si el cliente está de acuerdo en incluir el nuevo trabajo en el alcance del proyecto, el gerente del proyecto tiene la expectativa de que el presupuesto y los plazos actuales serán modificados (usualmente incrementados) para reflejar este trabajo adicional.
BorrarUna de las causas principales para que un proyecto falle es la mala gerencia del alcance del proyecto, ya sea porque el gerente del proyecto no dedico el tiempo suficiente para definir el trabajo, o porque no existió una buena gerencia del alcance, lo que lleva a añadir trabajo no autorizado o presupuestado al proyecto, esto se conoce como alteración del alcance. La alteración del alcance, o los cambios
no controlados en el alcance del proyecto, es la tendencia de un proyecto a incluir más tareas que las especificadas originalmente, lo que a menudo causa costos más elevados de los planificados y una extensión de la fecha de finalización del proyecto.
El propósito de la gerencia del alcance del proyecto es proteger la viabilidad de Contrato del Proyecto. En otras palabras, el Contrato del Proyecto define todo el alcance del proyecto y esto establece un nexo entre los recursos, procesos, resultados, y objetivos del proyecto.
Bibliografía:
http://www.gestionsocial.org/archivos/00000832/PM4DEV.4.
http://www.mediafire.com/view/?5sw768q46xix6i3
http://es.wikipedia.org/wiki/Alcance_(gesti%C3%B3n_de_proyectos)
Project Management Institute. Guía PMBOK de los fundamentos para la administración de Proyectos. 4ta edición, Cap 5 “Gestión del alcance del proyecto”
Hola!
BorrarEstoy de acuerdo con la definición de alcance del compañero, por lo que considero que al alcance de la compañera le hace falta mucho detalle, tomando como supuesto que es un alcance a presentar al patrocinador por un PMI no podemos dejar ... ya que son espacios abiertos a confusión y discusión, normalmente para contra del PMI al que se le dirá que no cumplió con el alcance del proyecto, también no tenemos puntos claros a desarrollar, por lo que puede que se nos queden tareas sin realizar.
Saludos,
Bibliografia de la respuesta anterior
Borrarhttp://www.zanzivar.com/zzc/index.php?option=com_content&view=article&id=39:gestion-del-alcance-definir-el-alcance&catid=7:blog-administracion-de-proyectos&Itemid=18
http://www.materiabiz.com/foros/gestion-de-proyectos/1437-tips-para-definir-correctamente-el-alcance-de-un-proyecto.html
http://www.eoi.es/wiki/index.php/GESTI%C3%93N_DEL_ALCANCE_en_Gesti%C3%B3n_de_proyectos
http://www.tress.com.mx/esp/Portals/0/Documentos%20varios/Bolet%C3%ADn%20mensual/Abril/Alcance%20proyecto.pdf
http://www.mediafire.com/view/?5sw768q46xix6i3
Igual, muy deacuerdo con la definiciondel alcance, sin embargo, según lo que leí en el libro de adiminstración, el alcance del proyecto debe ser mas detallado, para definir que se va a hacer y que no se va hacer, en este caso, lo que no este en el documento del alcance, se debe dar por un echo que no se va a realizar.
BorrarConsiderando lo anterior y viendo la propuesta del compañero, veo que practicamente no vienen los entregables detallados y es muy general, dejando a si al PMO y al sponsor que cada uno interprete las cosas de una manera diferente.
Estudiante: Elena Sancho Wilson
ResponderBorrarEl Proyecto Festival de Rock es un evento multitudinario que comprende la presentación de 3 bandas de rock de nivel mundial en el Estadio Nacional de Costa Rica, este proyecto tiene una duración estimada de 238 días, el proyecto maneja los siguientes supuestos: la gran cantidad de personas que les gustan los conciertos de rock y que pagarían por asistir, que no habrán imprevistos ni por accidentes ni por clima, los factores económicos y políticos seguirán estables, todas las entradas se venderán, será en el Estadio Nacional y el mismo contará con parqueo, la publicidad y seguridad del evento serán eficientes, todo acuerdo será hecho mediante contrato, no habrán inconvenientes en la solicitud y aprobación de los requisitos de autorización, los requisitos de los artistas se tomarán en cuenta, se contara con personal de apoyo bilingüe y el clima será favorable para el concierto.
La ejecución del proyecto considera los siguientes elementos:
Con relación al concierto, dado que se debe contar con la participación de 3 bandas de Rock, el proyecto se asegurará de contar con las 3 bandas esperadas, firmar los contratos respectivos, velar por el hospedaje, atención, recepción, organización de itinerario y presentación de las bandas. Previamente a la presentación se debe contar con los permisos y autorizaciones respectivas para el festival, se contratará y supervisará proveedores encargados del escenario, tarimas y asientos asegurando el correcto montaje y distribución de estos y el apropiado funcionamiento del equipo para la presentación de las bandas (sonido, luces).
Adicionalmente se contará con un grupo de logística que se dividirán por áreas para mantener un continuo control y reporte de la situación del festival y los cuales deben supervisar los productos de entrada y salida.
Con relación a la publicidad, se debe garantizar la misma a través de paneles, carteles, periódicos, televisión y radio, asimismo se debe coordinar la emisión de las entradas al festival y el reclutamiento de voluntarios que serán utilizados como equipo de soporte para las diferentes actividades del evento.
Con relación a las actividades adicionales al concierto, se debe contar con los permisos respectivos para la instalación y correcto funcionamiento de los juegos mecánicos y los puestos de comida.
Con relación a la seguridad y limpieza, se coordinará el apoyo de primeros auxilios con el cuerpo de bomberos, esto, dada la cantidad de personas esperadas. Se realizará la contratación respectiva de equipos de seguridad y limpieza privados de calidad, de los cuales se mantendrá constante supervisión para asegurar permanente seguridad y aseo antes, durante y después del concierto. Adicionalmente se contratarán los servicios de instalación de sanitarios portátiles.
Esta coordinación se hace con el fin de garantizar seguridad, limpieza y comodidad a todos los asistentes al evento.
Con relación a las actividades de cierre, se debe coordinar la limpieza y desmonte del estadio, realizar el pago y cierre correspondiente de los contratos, evaluar el personal participante y ejecutar una evaluación del grado de satisfacción de los visitantes al terminar el festival a través de una encuesta personal.
Se hace la declaración de alcance ya que el mismo es la descripción de los límites del proyecto, define lo que el proyecto realizara para lograr sus objetivos. El alcance es el conjunto de todas las actividades que el proyecto ha definido y que luego usara para definir el cronograma y el presupuesto.
Definir el Alcance es el proceso que consiste en desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto, y se elabora a partir de los entregables principales, los supuestos y las restricciones que se documentan durante el inicio del proyecto.
Bibliografía
http://www.gestionsocial.org/
Project Management Institute. Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK). 4 Edición. Estados Unidos.
Estoy de acuerdo con lo que plantea Elena, ella expone los puntos claves del proyecto y como se va a profundizar en cada uno de los apartados, se tiene una clara perspectiva de todo lo que involucra el proyecto y los tiempos que puede llegar a abarcar los mismos apartados. Lo que hace falta es poner todos estos apartados y sus tiempos en el cada una de las partes de la declaración del alcanze del proyecto como lo son:
Borrar1 un breve resumen de las mayores restricciones del proyecto, 2 suposiciones y dependencias con otros proyectos o iniciativas externas y,
3 una declaración de lo que constituye el éxito del proyecto
Primero es importante entender que es el alcance de un proyecto y la importancia que tiene sentarlo desde el inicio. Es clave que el staff y el core team entiendan el alcance del proyecto para que las espectativas esten claras, puesto que este nos indicara loqueesta incluido o no en el proyecto, en nuestro caso el concierto de Rock.
ResponderBorrarEl alcance de un proyecto es la suma total de todos los productos y sus requisitos o características. Se utiliza a veces para representar la totalidad de trabajo necesitado para dar por terminado un proyecto.
En la gestión de proyectos tradicional, las herramientas para describir el alcance del producto de un proyecto son: la estructura de descomposición del producto (EDP o PBS) y las descripciones del mismo. La herramienta primaria para describir el alcance del trabajo en un proyecto es la estructura de descomposición del trabajo.
El alcance sera:
- sera un concierto de musica rock, cualquier otro tipo de musica queda descartado para este concierto.
-se contaran con todos los permisos requeridos por la ley y las normas de seguridad.
-se contara con una publicidad fuerte con la idea de poder captar a fanaticos nacionales e internacionales.
Es vital recordar que el alcance marca la pauta para la toma de decisiones futuras de nuestro proyecto y la realización de actividades a nivel operativo.
http://es.wikipedia.org/wiki/Alcance_(gestión_de_proyectos)
Estimada Viria,
BorrarMe parece muy bueno y completo el enfoque del alcance, creo que sería importante incluir dónde y cuándo será el evento.
Saludos,
Lilli
Este comentario ha sido eliminado por el autor.
ResponderBorrarClaro muy importante que me falto es el tiempo de implementacion como lo menciona el companero, pues este es uno de los factores mas importantes desde mi perspectiva de lo que hace un proyecto exitoso. En estecaso debe ser 238dias, no puede ser antes ni despues, por el tipo de evento.
ResponderBorrarAlcance del proyecto:
ResponderBorrarEl alcance del proyecto planteado se basa en realizar un concierto de rock con tres grupos de fama mundial en el Estadio Nacional se espera que el mismo llene el Estadio.
La descripción de los límites o realizaciones prácticas reúne características detalladas según las solicitudes del cliente las cuales mencionan que debe de ser aplicadas en tres diferentes escenarios con respecto al tiempo de realización:
ANTES DEL CONCIERTO
*Seleccionar el equipo de trabajo.
*Estadía de los artistas (hotel, comida, comodidades)
*Solicitar y tener aprobados los permisos y autorizaciones para la realización del festival.
*Confirmación de los grupos de rock en cada país.
*Realizar publicidad mediante paneles, carteles, periódicos, televisión y radio.
*Emitir las entradas del festival.
*Reclutar voluntarios
*Contratación de proveedores encargados de construir el escenario y distribución de asientos y tribunas.
*Contratación, permisos e instalación de los juegos mecánicos.
*Contratación e instalación para los puestos de comida dentro del festival.
*Contratar servicios de instalaciones de sanitarios portátiles y limpieza
*Contratar la seguridad interna y externa para el festival.
*Solicitar apoyo de primeros auxilios al cuerpo de bomberos.
*Supervisar trabajos finales realizando un seguimiento y control. Check list.
*Prueba de sonidos y luces.
*Realizar el planeamiento de los artistas a presentarse.
*Contratación de los artistas.
*Realizar el planeamiento general.
DURANTE EL CONCIERTO
*Recepción de artistas.
*Supervisión por parte de la seguridad de que no exista ningún problema.
*Velar por la seguridad de los visitantes.
*Supervisar la limpieza de instalaciones
*Cada persona encargada de un área debe reportar el estado de la situación en el festival.
*El personal de logística supervisara los productos de entrada y de salida.
DESPUES DEL CONCIERTO
*Limpieza y desmonte del estadio.
*Culminar con el pago de los contratos realizados.
*Evaluación de nuestro personal.
*Medir el grado de satisfacción de los visitantes al terminar el festival (encuestas personales)
*Preparar un reporte final del proyecto.
*Celebrar el culmino exitoso del festival.
DURACION DEL PROYECTO
*El proyecto tiene una duración estimada de 238 días
Se debe apegar la programación de estos objetivos para complementar el alcance con respecto al tiempo requerido por el cliente, tomar en cuenta cada detalle que el concierto requiera según lo establecido y entregar un documento físico firmado por ambas partes con copia para el contratista y así tener ambos una seguridad completa del alcance del proyecto.
Justificación:
El alcance es la descripción de los límites del proyecto, define lo que el proyecto realizara para lograr sus objetivos. El alcance es el conjunto de todas las actividades que el proyecto ha definido y que luego usara para definir el cronograma y el presupuesto del mismo. La Gerencia del Alcance del Proyecto incluye los procesos requeridos para asegurar que se incluya todo el trabajo requerido, y solo el trabajo requerido para completar el proyecto exitosamente. La principal preocupación de la gerencia del alcance es definir y controlar lo que está incluido y lo que no está incluido en el proyecto.
Bibliografía:
http://www.gestionsocial.org/archivos/00000832/PM4DEV.4.
http://www.mediafire.com/view/?5sw768q46xix6i3
http://es.wikipedia.org/wiki/Alcance_(gesti%C3%B3n_de_proyectos)
Project Management Institute. Guía PMBOK de los fundamentos para la administración de Proyectos. 4ta edición, Cap 5 “Gestión del alcance del proyecto”
Estimado compañero,
BorrarCon respecto a su alcance, queda claro todas las actividades que se deben realizar a lo largo del proyecto. Sin embargo, me parece que falta la delimitación. Indicar que se debe y que no se debe hacer es importante. En general, un proyecto que tenga un alcance sin límites puede llegar a requerir desde mi perspectiva, un prusupuesto sin límites.
Saludos!
A mi me parece que mas bien detallo los entregables en lugar de definir el resultado final. Los entregables estan bien, solo que son de la pregunta #3
BorrarAlcance del proyecto “Concierto de Rock”:
ResponderBorrarEste proyecto consiste en desarrollar, planificar y ejecutar las actividades necesarias para realizar un concierto de rock con al menos 3 grupos de renombre internacional y de preferencia en el Estadio Nacional de Costa Rica.
Para esto, es necesario considerar como parte de este alcance al menos las tareas que a continuación se detallan:
Realizar las gestiones necesarias para la reservación del lugar del evento, y asegurar que el mismo cuente con todos los permisos municipales y gubernamentales el día planeado.
Realizar un proceso de selección de los grupos de rock, con el fin encontrar las opciones que aseguren el éxito del evento. Una vez hecha la selección de los grupos, se deberá realizar un contrato con estos, para confirmar su presencia en la fecha acordada.
Contratación de una empresa de publicidad, responsable de desarrollar los sistemas de comunicación necesarios para que la información del evento llegue al mercado esperado. Dicha empresa podrá utilizar medios de comunicación masiva como radio, televisión, periódicos y afiches en puntos estratégicos del área metropolitana.
Contratación de una empresa de seguridad privada que cuente con todos los permisos de operación al día y con experiencia previa en seguridad de conciertos de larga escala. Dicha empresa deberá contar con las debidas pólizas de seguros de sus colaboradores vigentes el día del evento.
Implementación de un sistema de guías, que se encarguen de ayudar a los asistentes durante su estadía en el estadio.
Desarrollar sistemas que faciliten la asistencia del público al evento como: venta de entradas por internet, coordinación con empresas de transporte público y oferta de suficiente espacio de aparcamiento para aquellos que necesiten llegar en automóvil.
Se realizará una debida coordinación con seguridad pública y policía de tránsito para que suministre apoyo el día del evento y garantizar la seguridad de los asistentes a la salida del mismo.
Por ultimo cabe recalcar que el proyecto deberá realizarse completamente en un plazo no mayor a 238 días calendario y deberá mantenerse dentro de los límites de presupuesto acordados.
Explicación:
El alcance debe detallar claramente que actividades y procesos son parte del proyecto, es decir, el trabajo que debe ser realizado con el fin de entregar el producto con las características y especificaciones esperadas. Debe tener en mente que lo que no esté en el alcance, esta fuera del proyecto. Debe definir los criterios que se utilizarán para determinar si el proyecto o fase se ha finalizado
Bibliografía:
http://www.tress.com.mx/esp/Portals/0/Documentos%20varios/Bolet%C3%ADn%20mensual/Abril/Alcance%20proyecto.pdf
http://pymesfuturo.com/blog-bitacora/?p=46
El alcance de un proyecto se define como “el trabajo que debe realizarse para entregar un producto, servicio o resultado con las características y funciones especificadas”. Ante esto y una vez que se ha firmado y aprobado el Acta Constitutiva del Proyecto por parte del patrocinador, así como el contrato de servicios con las bandas que se presentaran en el concierto, se procederá a describir el alcance de nuestro proyecto.
ResponderBorrarPrimeramente partimos de una serie supuestos que se encuentran documentados y los ha entregado el patrocinador en los cuales se determino por medio del estudio de pre factibilidad de que existen personas que les gusta el rock, es mas que son fanáticos al mismo y que en caso de realizarse un concierto con las bandas mencionadas, comprarían la entrada para asistir al mismo, que el Estadio Nacional reúne los requisitos necesarios para realizar el concierto y los permisos para la actividad no presentaran un problema. En cuanto a las condiciones climáticas y de orden político económicos serán estables y no presentaran alteraciones que pongan en peligro la realización de la actividad.
Ante todo esta descripción se resumiría que el alcance propuesto seria; La realización de un concierto de Rock con tres grupos de fama mundial, el día 7 de diciembre de 2013 a las 07:00pm, en el Estadio Nacional de Costa Rica ubicado en la Sabana San José, en la cual se efectuaran no solo el concierto sino que se debe de entregar un plan de logística con los elementos de seguridad, limpieza, entrada y salida de los asistentes, puestos de comida, estacionamiento, cuerpo de seguridad y emergencia, voluntarios, colocación del escenario y pruebas de sonido, etc., necesarios para ofrecer una actividad ordenada y de calidad mundial acorde a los requerimientos del patrocinar del proyecto y a las expectativas de los asistentes (requisitos mínimos de calidad), basándonos las restricciones presupuestarias establecidas de ante mano, los recursos con se cuentan y las especificaciones de calidad solicitadas por el patrocinador, esto con el fin de llevara a cabo la planificación de la actividad en un total de 238, realizando la publicidad necesaria para lograr la venta de la totalidad de los boletos del concierto.
Las actividades necesarias para darle vida al proyecto serian:
ANTES DEL CONCIERTO
ResponderBorrar| *Seleccionar el equipo de trabajo.
*Estadía de los artistas (hotel, comida, comodidades)
*Solicitar y tener aprobados los permisos y autorizaciones para la realización del festival.
*Confirmación de los grupos de rock en cada país.
*Realizar publicidad mediante paneles, carteles, periódicos, televisión y radio.
*Emitir las entradas del festival.
*Reclutar voluntarios
*Contratación de proveedores encargados de construir el escenario y distribución de asientos y tribunas.
*Contratación, permisos e instalación de los juegos mecánicos.
*Contratación e instalación para los puestos de comida dentro del festival.
*Contratar servicios de instalaciones de sanitarios portátiles y limpieza
*Contratar la seguridad interna y externa para el festival.
*Solicitar apoyo de primeros auxilios al cuerpo de bomberos.
*Supervisar trabajos finales realizando un seguimiento y control.
*Prueba de sonidos y luces.
*Realizar el planeamiento de los artistas a presentarse.
*Contratación de los artistas.
*Realizar el planeamiento general. |
DURANTE EL CONCIERTO
| *Recepción de artistas.
*Supervisión por parte de la seguridad de que no exista ningún problema.
*Velar por la seguridad de los visitantes.
*Supervisar la limpieza de instalaciones
*Cada persona encargada de un área debe reportar el estado de la situación en el festival.
*El personal de logística supervisara los productos de entrada y de salida.
DESPUES DEL CONCIERTO
| *Limpieza y desmonte del estadio.
*Culminar con el pago de los contratos realizados.
*Evaluación de nuestro personal.
*Medir el grado de satisfacción de los visitantes al terminar el festival (encuestas personales)
*Preparar un reporte final del proyecto.
*Celebrar el culmino exitoso del festival. |
Una vez que se cuenta con las activadas y se ha contrato al recurso humano necesario para el proyecto se confecciona un cronograma para calendarizar las mismas y se define el costo de cada de ellas y se distribuye el presupuesto definido con el patrocinador de la actividad, para con esto confeccionar el plan de dirección del proyecto. Además se deberán crear la EDT para descomponer dichas actividades en sub grupos cada vez más pequeños y funcionales y se inicia con la ejecución de las actividades.
En otras palabras el alcance aquí presentado describe os procesos y entregables que el proyecto debe seguir para cumplir con los requerimientos del Patrocinador y las expectativas de los asistentes al evento y a la vez servirá de guía para que los colaboradores tengan claro que es lo que se el proyecto debe de realizar para ser un éxito.
Bibliografía
hhttp://es.wikipedia.org/wiki/Alcance_(gesti%C3%B3n_de_proyectos)
http://whatisprojectmanagement.wordpress.com/2012/11/02/definir-el-alcance-del-proyecto
Proyect Manager Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK) Cuarta Edición
Declaración del alcance:
ResponderBorrarEl Proyecto busca realizar un concierto de rock en el estadio nacional de Costa Rica, con 3 bandas de rock de fama mundial, suministrando los servicios necesarios que permitan a los asistentes tener información y conocimiento, de forma facil, rápida y transparente del concierto, bajo los criterios y estándares de calidad necesarios, de forma que todos los amantes de la musica ROCK podrán disfrutar de un excelente espectaculo. El Proyecto se desarrollará en un periodo de 238 días.
El concierto contará con todas las medidas de higiene y seguridad asi como los permisos necesarios para poder garantizar la calidad del espectaculo. Se dispondrá de una infraestructura física y tecnológica correspondiente con el cubrimiento que requiere el concierto según los horarios de uso y acceso establecidos para los asistentes y desarrollo del concierto.
Es necesario considerar que este proyecto contara de forma eficiente y constante, de los recursos humanos, económicos, tecnológicos y físicos básicos. De esta forma el proyecto ha dispuesto el establecimiento de convenios con distintas empresas contratistas, para la adquisición de sus servicios para garantizar el compromiso de la administración en garantizar el éxito del concierto.
Justificación:
Definir el alcance del proyecto consiste en desarrollar una descripción detallada del proyecto en este caso el concierto de ROCK, es un enunciado detallado fundamental para el éxito y se elabora a partir de los entregables principales, supuestos y las restricciones que se documenten.
La Gerencia del Alcance del Proyecto incluye los procesos requeridos para asegurar que se incluya todo el trabajo requerido, y solo el trabajo requerido para completar el proyecto exitosamente. La principal preocupación de la gerencia del alcance es definir y controlar lo que está incluido y lo que no esta incluido en el proyecto. La alteración del alcance, o los cambios no controlados en el alcance del proyecto, es la tendencia de un proyecto a incluir más tareas que las especificadas originalmente, lo que a menudo causa costos más elevados de los planificados y una extensión de la fecha de finalización del proyecto, la declaración del alcance debe incluir la justificación del proyecto, una breve descripción de los resultados del proyecto y sus beneficios, un breve resumen de las mayores restricciones del proyecto, suposiciones y dependencias con otros proyectos o iniciativas externas y una declaración de lo que constituye el éxito del proyecto, este documento se utiliza como herramienta de comunicación con todos los interesados en el proyecto para asegurarse que todos tengan una percepción común de lo que el proyecto es y de lo que no es, es tan importante el definir lo que el proyecto realizara como lo que el proyecto no incluirá, esto ayuda a aclara las percepciones y expectativas de los interesados en el proyecto. La declaración del alcance del proyecto también se la utiliza para comunicar cualquier cambio aprobado del proyecto.
(PMBOK 4ta edición)
(http://www.gestionsocial.org/archivos/00000832/PM4DEV.4.pdf)
Me parece muy acertada la descripción del alcance del proyecto elaborada por Gustavo.
BorrarMe parece que hubiera sido bueno que hubiera incluido de una vez los otros 5 puntos a definir en el alcance de proyectos además de la descripción. Que son criterios de aceptación, entregables o productos, exclusión del proyecto, limitantes y supuestos. Saludos!
El Alcance de un Proyecto es la suma total de todos los productos y sus requisitos o características, la definición y control de lo que está y no está Incluido en el proyecto. Se utiliza a veces para representar la totalidad de trabajo necesitado para dar por terminado un proyecto.
ResponderBorrarEl Alcance marca la pauta para la toma de decisiones futuras y realización de actividades a nivel operativo y nos ayuda a:
• Mejorar la precisión en las estimaciones de tiempo, costo y recursos.
• Facilitar la asignación clara de responsabilidades.
• Definir la línea base para la medición del desempeño y control.
• Identificar, tanto el equipo de proyecto como el cliente, el objetivo final del proyecto y sus entregables.
• Desarrollar y confirmar un entendimiento común del proyecto entre ambas partes, cliente y equipo de proyecto.
• Asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido y solamente el trabajo requerido para terminar exitosamente
ALCANCE
El alcance del proyecto sería la realización de un concierto de Rock en el cual participaran tres bandas famosas para realizarse en el mes de diciembre del 2013 cumpliendo con los siguientes puntos:
• Un equipo de trabajo encargado de toda la logística
• Confirmación de asistencia de las bandas internacionales
• Compra de tiquetes aéreos y reservación de hospedaje para las bandas
• Logística como es alimentación de los visitantes, entretenimiento, transporte, etc.
• Tener una persona encargada de establecer relaciones con los proveedores y velar por que cumplan con los contratos y finalizar con los mismos
• Una persona encargada de todo lo que es vestuario de las bandas
• Personal encargado de las necesidades de las bandas desde su llegada al país hasta su ida
• Personal de marketing encargado de toda la publicidad del proyecto por los siguientes medios, vallas publicitarios, anuncios de radio, televisión y prensa
• Reservación del estadio nacional
• Tener aprobados todos los permisos necesarios para la actividad
• Organización de la decoración del estadio (escenario)
• Instalación de zonas de comida
• Instalación de servicios sanitarios adicionales
• Contratación de personal de personal encargado de la limpieza para antes, durante y después del evento
• Coordinación del sonido y las luces
• Establecer días para la preventa y venta de las entradas
• Establecer el precio de las entradas
• Tener previsto inconvenientes como cambios climáticos
• Contratación del personal de seguridad para durante y después del evento
• Establecer supervisores para cada área de comidas, limpieza, seguridad, atención al público, escenario, etc.
• Cumplir con los puntos antes mencionados
JUSTIFICACION
El alcance es en detalle y puntualmente las actividades necesarias para llevar a cabo el proyecto exitosamente y cumplir con las expectativas del patrocinador del proyecto. Todo lo que este fuera del alcance del proyecto necesario para la realización del mismo significaría un atraso en el proyecto y un costo mayor, por lo cual debe estar todo incluido y de una forma muy clara y puntual para evitar mal entendidos a la hora de realizar las tareas asignadas.
Bibliografía
http://www.zanzivar.com/zzc/index.php?option=com_content&view=article&id=39:gestion-del-alcance-definir-el-alcance&catid=7:blog-administracion-de-proyectos&Itemid=18
http://www.materiabiz.com/foros/gestion-de-proyectos/1437-tips-para-definir-correctamente-el-alcance-de-un-proyecto.html
http://es.wikipedia.org/wiki/Alcance_(gesti%C3%B3n_de_proyectos)
http://www.tress.com.mx/esp/Portals/0/Documentos%20varios/Bolet%C3%ADn%20mensual/Abril/Alcance%20proyecto.pdf
http://www.mediafire.com/view/?5sw768q46xix6i3
Estoy deacuerdo en los alcances que esta poniendo Viviana pero también en esta definición de alcances tenemos que contemplar los supuestos que estamos asumiendo como parte del proyecto, es en esta parte donde le decimos al cliente lo que vamos a hacer y también los supuestos que estamos asumiendo.
BorrarComo dice el libro de Administración exitosa de Proyectos de Gido & Clements segunda edición al definir el alcance como “Alcance de un proyecto llamado también alcance del trabajo es el trabajo que debe hacerse para que el cliente se convenza las entradas (las cosas por hacer), es decir el producto u objeto tangibles que han de suministrarse cumplan con los requisitos o criterios de aceptación acordados al empezar el proyecto.”
ResponderBorrarPartiendo de esta definición podemos decir que el alcance en su forma macro va a ser la realización de un concierto de Rock en el estadio Nacional con tres grupos de fama mundial.
Las tareas que se tienen que realizar para cumplir este proyecto van a estar agrupadas en tres grupos los cuales son:
1. ANTES DEL CONCIERTO
2. DURANTE EL CONCIERTO
3. DESPUES EL CONCIERTO
Las tareas que se van a realizar Antes del concierto son:
Seleccionar el equipo de trabajo.
Estadía de los artistas (hotel, comida, comodidades)
Solicitar y tener aprobados los permisos y autorizaciones para la realización del festival.
Confirmación de los grupos de rock en cada país.
Realizar publicidad mediante paneles, carteles, periódicos, televisión y radio.
Emitir las entradas del festival.
Reclutar voluntarios
Contratación de proveedores encargados de construir el escenario y distribución de asientos y tribunas.
Contratación, permisos e instalación de los juegos mecánicos.
Contratación e instalación para los puestos de comida dentro del festival.
Contratar servicios de instalaciones de sanitarios portátiles y limpieza
Contratar la seguridad interna y externa para el festival.
Solicitar apoyo de primeros auxilios al cuerpo de bomberos.
Supervisar trabajos finales realizando un seguimiento y control. Check list.
Prueba de sonidos y luces.
Realizar el planeamiento de los artistas a presentarse.
Contratación de los artistas.
Realizar el planeamiento general.
Los supuestos que se asumen son los siguientes:
Se contara con personal de apoyo bilingües si fuera el caso y en la cantidad necesaria
Se contara con una eficiente publicidad.
Se contara con una eficiente seguridad dentro del concierto
Todo acuerdo estará escrito mediante un contrato para evitar inconvenientes.
No habrá ningún inconveniente en solicitar y aprobar los requisitos de autorización para realización del festival.
El Estadio Nacional será el lugar del concierto por ser céntrico, contar con nuevas instalaciones y mayor capacidad de espacio.
Todas las entradas proyectadas en el estudio de Pre-factibilidad se venderán
Las tareas que de deben realizarse DURANTE EL CONCIERTO son:
Recepción de artistas.
Supervisión por parte de la seguridad de que no exista ningún problema.
Velar por la seguridad de los visitantes.
Supervisar la limpieza de instalaciones
Cada persona encargada de un área debe reportar el estado de la situación en el festival.
El personal de logística supervisara los productos de entrada y de salida.
Los supuestos que se tomara en cuenta son:
Existe una gran cantidad de personas que les gustan los conciertos de rock.
Personas fanáticas del rock pagarían por asistir al concierto.
No habrá ningún imprevisto, sea un accidente en el trayecto o algún factor climático.
Los factores económicos y políticos seguirán estables.
El estadio Nacional contara con estacionamiento para los visitantes del festival.
Los requisitos de los artistas se tomaran en cuenta.
El clima será favorable para el concierto.
Las tareas que se realizaran DESPUES DEL CONCIERTO
Limpieza y desmonte del estadio.
Culminar con el pago de los contratos realizados.
Evaluación de nuestro personal.
Medir el grado de satisfacción de los visitantes al terminar el festival (encuestas personales)
Preparar un reporte final del proyecto.
Celebrar el culmino exitoso del festival.
Compañero, considero que está bien el alcance, solamente agregaría un poco más de información en la actividades, en donde se delimite lo que cada una de ellas incluye o no.
BorrarDeclaración del alcance del proyecto:
ResponderBorrarEl alcance es el conjunto de todas las actividades que el proyecto ha definido y que luego usara para definir el cronograma y el presupuesto del mismo. Primero se deben definir todos los requisitos del proyecto para tener un control y un orden adecuado sobre el mismo y asi evitar posibles cambios que pueden alterar el exito del proyecto.
El definir el alcance del proyecto es identificar todo el trabajo que el
proyecto ejecutará para alcanzar su meta final, que es realizar concierto de Rock mas exitoso en Costa Rica que sobrepase las expectativas de los expectadores.
Es importante considerar el tiempo de duracion del proyecto que son 238 dias y definir un buen alcance, ya que los cambios no controlados pueden incluir mas tareas de las que se especificaron originalmente, lo que conlleva a tener costos mas elevados y una extension de la fecha de finalizacion del proyecto.
Primeramente considero que se debe realizar un buen planeaminento con todas las tareas definidas y el tiempo que que cada una va a requerir mediante un cronograma y definir el costo de las mismas.
Luego, una vez definido el plan de trabajo se procede con todas las contrataciones de empresas de publicidad, seguridad, proveedores encargados de construir el escenario, etc.
Es importante monitorear las tareas, realizando un seguimiento y control durante todo el proceso del proyecto (antes, durante y despues) para ir midiendo el avance y cumplimiento de las tareas para lograr llegar a la meta propuesta con exito, sobrepasando las expectativas.
Bibliografia:
http://www.gestionsocial.org/archivos/00000832/PM4DEV.4.pdf
Project Management Institute. Guía PMBOK de los fundamentos para la administración de Proyectos. 4ta edición, Cap 5 Gestión del alcance del proyecto.
Compañera, adicionalmente al alcance que plantea del proyecto, me parece que deben considerarse las actividades que el patrocinar estipula antes, durante y después del concierto, que aunque se e mencionan todas las actividades, es necesario ser más específico y detallista en la definición del alcance.
BorrarSaludos
Rebeca Chaves
La primera parte del presente foro nos llevó a definir la visión, que es el objetivo general, o bien el propósito del proyecto. Esta segunda etapa define los alcance del proyecto, según el libro HBR Guide to Project Management, diferencia el propósito del alcance cuando menciona que “el propósito es el beneficio general que se brindará a la organización”, mientras el alcance “abarca los elementos particulares (o atributos del producto) que el equipo de proyecto puede controlar y acordó entregar”.
ResponderBorrarEl mismo libro afirma que la definición del alcance provee en pocas oraciones las características y el presupuesto de lo que se entregará, este servirá como un mapa para el equipo.
Entre las herramientas y técnicas que el PMBOK propone para la definición del alcance se encuentra el criterio de expertos, análisis de producto, generación de alternativas y talleres de facilitación. Otras biografías sugieren que se realice un intercambio de ideas entre las partes interesadas (stakeholders), por lo que para el presente ejercicio se asume que todas estas fases previas y todos los demás “inputs” (entre los que se encuentra el plan de gestión del alcance, el acta constitutiva y documentación requerida) fueron llevados a cabo.
El output obtenido será la definición del alcance, la cual según el PMBOK incluye:
1. Descripción del alcance
2. Criterios de aceptación
3. Entregables
4. Exclusión del proyecto
5. Limitantes
6. Supuestos
(sigue)
(continuación) Se propone el siguiente alcance de proyecto:
ResponderBorrar1. Descripción el alcance del producto
Se realizará un concierto en el Estadio Nacional en la fecha X, con los grupos A, B y C, con un presupuesto Y.
2. Criterios de aceptación
2.1 Los entregables se definieron de acuerdo con el contrato e incluyen todos los requisitos contenidos en este último.
2.2 Todas las actividades y tareas definidas se encuentran dentro de los requisitos exigidos por ley, por ejemplo patentes para eventos y permisos sanitarios.
2.3 Los entregables definen un presupuesto razonable y acorde con el del proyecto en general.
3. Entregables (la numeración no es precisamente el orden cronológico)
3.1 Plan y presupuesto de publicidad para el concierto
3.2 Emisión de las entradas
3.3 Documentación de los contratos con los artistas
3.4 Documentación de contratos con terceros, por ejemplo quienes brindarán los servicios de hospedaje, transporte, montaje, seguridad y limpieza (entre otros).
3.5 Documentación de las aprobaciones de todos los permisos requeridos
3.6 Documentación de los resultados de las pruebas realizadas previas al concierto
3.7 Plan general para la actividad
3.8 Documentación del reporte final
3.9 Entrega de la localidad (limpieza y desmontaje)
3.10 Documentación de las evaluaciones del equipo y la satisfacción del cliente
3.11 Cierre del proyecto
4. Exclusión del proyecto
4.1 El presente proyecto cubre la realización de solamente un concierto, si en caso de que la demanda fuese más alta y se requiera planear una segunda fecha, se deberá negociar los términos para el mismo, lo que implicará un presupuesto adicional.
4.2 En caso de que alguno de los supuestos no se cumpla, el equipo de proyectos puede analizar posibles alternativas para garantizar la realización del mismo en cuanto a la localidad, fecha o artistas, el equipo de proyectos no asumirá los costos adicionales que esto implique.
5. Limitantes
5.1 Disponibilidad de fechas de la localidad y de los artistas.
5.2 Fecha de la realización del concierto, se realizará en una época donde se reduzca el efecto de fenómenos naturales.
5.3 Las actividades se ejecutarán el presupuesto pre-aprobado, cumpliendo con las características definidas en los entregables.
6. Supuestos
6.1 Existe una demanda significativa de personas fanáticas del género musical que están dispuestas a pagar el monto definido para las entradas, por lo que todas las entradas se colocarán.
6.2 Los factores políticos, económicos y ambientales mantendrán condiciones similares a las actuales y no sufrirán cambios que afecten directamente la realización del proyecto.
6.3 Dentro del debido proceso, se recibirán los permisos legales para la realización del concierto en la localidad seleccionada.
6.4 Los artistas cumplirán con el contrato firmado, con el fin de no afectar el cronograma de las actividades
(1) Harvard Business Review Press, HBR Guide to Project Management, 2012, p.58-
(2) PMI, PMBOK Guide, quinta edición, 2013, p.120-125
Compañero me parece que se respuesta es muy acertada ya que toma todos los factores que se exponen en el caso y los ordena de forma muy ordenada desde la descripción de del alcance hasta los criterios sobre los cuales se fundamentara y deberán presentar los entregables del proyecto. Las limitantes y los supuestos presentan posibilidades que se pueden presentar durante la ejecución del proyecto pero a las vez permite tenerlos presente para poder elaborar cambios si los mismos no se cumplen, o difieren en gran medida, debido a cambios en el entorno de la organización que no se puedan controlar o manejar por el grupo de dirección del proyecto.
BorrarEstimado compañero.
BorrarMe parece que su respuesta es una de las más acertadas y completas que he leído. Me gusta la claridad con la expone sus argumentos. Resumió muy bien los supuestos y tiene un muy buen manejo de los conceptos. Concuerdo con usted en que la definición del alcance debe hacerse en un documento formal, donde se definan claramente las acciones a seguir dividido en apartados o secciones.
“El alcance es la descripción de los límites del proyecto, define lo que el proyecto realizara para lograr sus objetivos. El alcance es el conjunto de todas las actividades que el proyecto ha definido y que luego usara para definir el cronograma y el presupuesto del mismo. La Gerencia del Alcance del Proyecto incluye los procesos requeridos para asegurar que se incluya todo el trabajo requerido, y solo el trabajo requerido para completar el proyecto exitosamente. La principal preocupación de la gerencia del alcance es definir y controlar lo que está incluido y lo que no está incluido en el proyecto.”
ResponderBorrar“La declaración del alcance del proyecto se utiliza para desarrollar y confirmar un entendimiento común del alcance del proyecto entre los interesados clave en el mismo. La declaración del alcance debe incluir la justificación del proyecto, una breve descripción de los resultados del proyecto y sus beneficios, un breve resumen de las mayores
restricciones del proyecto, suposiciones y dependencias con otros proyectos o iniciativas externas y una declaración de lo que constituye el éxito del proyecto. Este documento se utiliza como herramienta de comunicación con todos los interesados en el proyecto para asegurarse que todos tengan una percepción común de lo que el proyecto es y de
lo que no es, es tan importante el definir lo que el proyecto realizara como lo que el proyecto no incluirá, esto ayuda a aclarar las percepciones y expectativas de los interesados en el proyecto. La declaración del alcance del proyecto también se la utiliza para comunicar cualquier cambio aprobado del proyecto.”
La justificación del proyecto describe la necesidad que el proyecto satisfará o el problema que enfrentará. También describe las comunidades o grupos de beneficiarios que se ayudarán con los resultados del proyecto y los lugares donde se desarrollará el proyecto.
La breve descripción también resume los resultados tangibles del proyecto como el número de beneficiarios que recibirán un beneficio del proyecto.
En nuestro caso se quiere realizar un concierto de rock con tres grupos de fama mundial en el Estadio Nacional, el inversionista que quiere realizar este concierto tiene interés que el mismos sea muy bien planeado antes de realizarlo para que el evento sea todo un éxito. Espera que el mismo llene el Estadio Nacional por lo que podría ser que en caso que se agoten las entradas, que tenga que realizar otro. A contrato a Ud. como especialista en administración de proyectos, y quiere que desde ya ponga en práctica la administración profesional de proyectos conforme PMI.
• Las restricciones del proyecto.
Para el caso del foro algunas de las restricciones que tenemos para el caso del foro son:
• Hay un límite de entradas debido a la capacidad del Estadio Nacional.
• Hay un fecha que es límite, es decir cuando se quiere realizar el Concierto.
• Tenemos restricción de días para la finalización del proyecto, empezando hoy hasta los 238 días en los cuales se está planeando el proyecto. Sin embargo estos días son estimados.
• El tiempo para sacar los permisos, en algunos casos se puede volver una restricción si no se tramitan a tiempo.
Las suposiciones del proyecto incluyen una lista de las condiciones que se espera existan para que el proyecto sea un éxito; condiciones que son aceptadas como ciertas sin pruebas, como la contribución del trabajo de los beneficiarios para completar una actividad del proyecto.
Para el caso del foro, las suposiciones que tenemos se encuentran en el enunciado del proyecto.
Las dependencias del proyecto son factores internos o externos de los que depende el proyecto.
En nuestro caso las dependencias están sujetas al cumplimiento del 100% de las actividades programadas antes, durante y después del concierto, esto nos asegura el éxito del proyecto.
Bibliografía
http://www.gestionsocial.org/archivos/00000832/PM4DEV.4.pdf
©2008 Project Management Institute, Inc. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®)—Cuarta edición.
Estoy de acuerdo con la descripción del compañero ya que el alcance es lo que nos permite identificar cuales con los requisitos y objetivos del proyecto, incluyendo los supuestos y los interés por parte de los beneficiados ademas de tomar en cuenta las limitaciones y restricciones del proyecto como el limite de tiempo para la realización del mismo y el limite de personas que pueden asistir al concierto debido a la capacidad del estadio.
BorrarSaludos,
Katherine Valverde O.
Alcance: Planificación y ejecución de un concierto de Rock en el estadio Nacional, (en caso de agotar las entradas se realiza otro), con eficiente publicidad y seguridad, tomando en cuenta los requisitos de los artistas, y las actividades relacionadas antes, durante y después del concierto, las cuales se encuentran previamente estipuladas, con una duración máxima de 238 días en total.
ResponderBorrarEl alcance del proyecto no puede definirse si no se cuenta con una comprensión básica acerca de cómo generar el producto especificado. Por ejemplo, al determinar la complejidad global de una casa que se planifica construir, se deben tener en cuenta diversas técnica y herramientas de construcción. Dentro de los procesos de iniciación, se define el alcance inicial y se comprometen los recursos financieros iniciales.
El alcance marca la pauta para la toma de decisiones futuras y realización de actividades a nivel operativo y nos ayuda a: Mejorar la precisión en las estimaciones de tiempo, costo y recursos, Facilitar la asignación clara de responsabilidades, Definir la línea base para la medición del desempeño y control, Identificar, tanto el equipo de proyecto como el cliente, el objetivo final del proyecto y sus entregables, Desarrollar y confirmar un entendimiento común del proyecto entre ambas partes, cliente y equipo de proyecto, Asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido y solamente el trabajo, requerido para terminar exitosamente. "Asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido para terminar exitosamente."
A continuación se presenta el diagrama de las entradas, herramientas, técnicas y salidas que se generan en este proceso:
En cuanto a las entradas, de este proceso podemos decir lo siguiente:
El acta de constitución del proyecto, desarrollada en post anteriores.
Documentación de requisitos, también descrito en post anteriores.
Activos de los procesos de la organización, siendo afectados los siguientes:
Las políticas, procedimientos y plantillas
Los archivos de proyectos previos
Las lecciones aprendidas procedentes de fases o proyectos previos.
Las herramientas y técnicas utilizadas en este proceso son:
El juicio de expertos, para analizar la información necesaria para la elaboración del acta de constitución del proyecto. Disponible a través de las siguientes fuentes:
Otras unidades dentro de la organización.
Consultores
Interesados incluyendo clientes y patrocinadores
Asociaciones profesionales y técnicas
Grupos industriales y expertos en la materia.
Análisis del producto, incluye técnicas tales como el desglose del producto, análisis de sistemas, análisis de requisitos, ingeniería de sistemas, ingeniería de valor y análisis de valor.
Identificación de alternativas, es una técnica que se emplea para generar diferentes enfoques para la ejecución y desarrollo del trabajo del proyecto, utilizando técnicas como tormenta de ideas, pensamiento lateral, comparación entre pares, etc.
Talleres Facilitados.
Las salidas de este proceso, las podemos resumir así:
Enunciado del Alcance del Proyecto, en este documento se describe de manera detallada los entregables del proyecto y el trabajo necesario para crear esos entregables. Proporciona un entendimiento común entre los interesados del proyecto y sirve como una guía del equipo de trabajo para la ejecución del proyecto. Este documento debe incluir como puntos fundamentales los siguientes:
Descripción del alcance
Criterios de aceptación del Producto
Entregables del Proyecto
Exclusiones del Proyecto
Restricciones del Proyecto
Supuestos del Proyecto
(http://www.zanzivar.com/zzc/index.php?option=com_content&view=article&id=39:gestion-del-alcance-definir-el-alcance&catid=7:blog-administracion-de-proyectos&Itemid=18)
(http://www.tress.com.mx/esp/Portals/0/Documentos%20varios/Bolet%C3%ADn%20mensual/Abril/Alcance%20proyecto.pdf)
Rebeca chaves
1. Alcance del proyecto:
ResponderBorrarSe organizara un concierto de rock en el Estadio Nacional con 3 grupos internacionales en un fecha especifica y con un presupuesto especifico.
2. Criterios de aceptación:
a. Los productos se establecieron según el contrato con todos los requisitos estipulados.
b. Todas la planificación se encuentra dentro del marco de la ley.
c. Los productos y costos de estos se definen y apegan al presupuesto general del proyecto.
3. Productos (Listado)
a. Impresión de entradas
b. Marketing (costos, diseño, flujo y medios)
c. Contratos legales (Artistas)
d. Contratos outsourcing servicios secundarios. (Seguridad, limpieza, sonido, etc)
e. Permisos sanitarios y municipales para el proyecto. (Documentación)
f. Documentación sobre pruebas y contrataciones.
g. Desarrollo de plan principal de acción.
h. Preparación y entrega de la localiddad. Antes y después del evento.
i. Reporte final sobre ejecucción y medición de exitoso del proyecto.
j. Sistema de evaluacion para el gestor del proyecto y el servicio brindado al inversionista
4. Exclusión del proyecto
a. El evento y organización cubre una fecha unica, según la demanda y necesidad de una segunda fecha se deben renegociar costos y presupuestos.
b. Si fuera el caso de emergencia en que alguno de los entregables este en peligro de ejecución, debe analizar y solucionar tomando en cuenta todas las posibles opciones y asegurar la ejecución del mismo.
5. Limitantes
a. Riesgo climático. Reservar fechas con bajas probabilidades de lluvia o tormenta eléctrica.
b. Definición de las fechas por disponibilidad de artistas y sitio del evento.
6. Supuestos
a. El entorno externo de política, economía y ambiente son estables, y se mantendrán así. Estos factores no sufrirán cambios significativos que afecten directamente el proyecto.
b. Todos los trámites y permisos legales se recibirán al tiempo estipulado.
c. Los grupos de rock cumpliran plenamente con el contrato estipulado y firmado.
d. Se ha realizado un estudio del mercado para la demanda de los grupos seleccionados y contratados. Se espera una venta del 100% de las entradas a la venta.
Libro PMBOK, cuarta edición, 2013.
Saludos José!
BorrarMe parece que lograste ordenar la información de una forma muy asertiva, de esta forma se define claramente cuáles son aquellos requisitos que demanda el alcance para alcanzar la visión y los objetivos. Si se logra establecer de una forma clara será más fácil poder entender cuál es el alcance del proyecto y los resultados que se esperan.
Poder tener una buena logística desde el principio nos ayudará a tener éxito en la actividad.
Estudiante : Rodrigo Calvo
BorrarDe acuerdo con Stephanie
Muy bien esquematizado.
Me parece que de acuerdo a los supuestos el tema climatico queda sobrando, pero en la realidad deberían preveerse los elementos de riesgo que puedan incidir en el no cumplimiento de la labor de proyectos.
Creo que debe indicarse un coordinador por área para que el PM sea el maestro de orquesta.
La declaración del proyecto es una de las fases cruciales, como bien lo mencionan lo compañeros ya que es la fase más compleja del proyecto es sin duda la de definir el alcance del proyecto, y cual es el resultado que se espera. Para ejemplificar esto voy a utilizar un caso como con el diseño y desarrollo de un sistema:
ResponderBorrar1.La solicitud del usuario: El usuario nos solicita un proyecto informático.
2.Lo que entendió el líder del proyecto: El líder del proyecto no ve de forma clara lo que el cliente requiere, ya que muchas veces el cliente no sabe expresarse de forma correcta.
3.El diseño del analista de sistemas: El analista diseña una posible forma para el proyecto.
4.El enfoque del programador: El programador ejecuta lo que recibe del analista.
5.La recomendación del consultor externo: A veces los consultores externos tienden a recomendar soluciones difíciles de alcanzar, ya sea por los costos o por la complejidad, llevando a que el proyecto alcance objetivos "fuera de orbita".
6.La documentación del proyecto: Para la mayoría, el documentar un proyecto informático suele ser dificil, y en muchas empresas no existe o no existía hasta un tiempo atrás la documentación de sus proyectos. Sin embargo es un bien que puede llegar a salvar un proyecto en algunas situaciones.
7.La implantación en producción: Es escaso lo que se logra ver en el proceso de implantación de un proyecto.
8.El presupuesto del proyecto: A veces el presupuesto para un proyecto informático puede ser demasiado grande e innecesario para lo que realmente se quiere. Es por esto que se deben adoptar técnicas para planificar los costos que se requerirán.
9. El soporte operativo: El soporte operativo es escaso.
10.Lo que el usuario realmente necesitaba: Al final el cliente solo necesitaba una solución simple pero que cumpliera con sus necesidades, y muchas veces se ve opacada por la mala comunicación entre los distintos actores de un proyecto informático.
Por tanto sin una declaración clara y consensuada con el usuario podemos tener los resultados no esperados como
1. La probabilidad que el cliente no quede satisfecho con el producto final, ya que quizás no lo definió de forma correcta o completa.
2. El cliente puede intervenir a mitad del desarrollo de un proyecto, ya sea para agregar o quitar objetivos.
3. Si existe ambigüedad puede que nadie se responsabilice de los fallos, ya que gran parte del proyecto habrás sido dejado al criterio del programador.
(http://trabajorecursosinformaticos.blogspot.com/2012/10/la-definicion-de-un-proyecto-es-un.html)
Estudiante: Katherine Valverde O.
ResponderBorrarEl alcance del proyecto nos permite identificar todas las actividades o labores necesarias para realizar el mismo hasta su punto final y que el mismo sea exitoso, existe una fase de planeación que incluye la definición del alcance, desarrollo de un plan y la división del trabajo, mientras que verificar y controlar el alcance son parte de una fase de seguimiento y control.
Para poder definir el alcance del proyecto se necesita tener identificados los objetivos para poder saber que es lo que se busca obtener para poder definir las actividades necesarias para la realización del mismo.
Alcance:
Planear y realizar un concierto de Rock exitoso en el Estadio Nacional con la presentación de tres bandas , en un plazo de 238 días para la ejecución del mismo, además de realizar la publicidad y mercadeo necesario junto con la creación de expectativa frente al evento.
Es necesario identificar las ventajas, los riesgos y el personal involucrado en la realización del proyecto además de especificar las actividades necesarias para todos los niveles del proyecto y entre más detalle en dicha información más control sobre el cumplimiento en el alcance del proyecto.
Se necesitan diferentes documentos para la gestión del alcance como el contrato del proyecto, los objetivos del proyecto y la información de los beneficiarios del mismo. Todo lo anterior para poder obtener la declaración del alcance, la estructura del desglose del trabajo y el plan de control de cambios.
Bibliografía
http://pymesfuturo.com/blog-bitacora/?p=46
http://www.tress.com.mx/esp/Portals/0/Documentos%20varios/Bolet%C3%ADn%20mensual/Abril/Alcance%20proyecto.pdf
http://es.wikipedia.org/wiki/Alcance_(gesti%C3%B3n_de_proyectos)
Hay algo que me parece muy importante y que Katherine mencionó, esto es que el alcance está estrechamente ligado a la visión y los objetivos. Si la visión y los objetivos son muy cerrados y puntuales, el alcance no podrá cubrir algunas actividades que eventualmente hubieran sido necesarias.
BorrarSi por ejemplo la visión apuntaba a organizar un concierto, sería extraño que el alcance incluya el manejo del hospedaje de los artistas o la evaluación del concierto mediante encuestas. Esta es una de las razones por las cuales es importante ser muy claros y manejar un vocabulario muy cuidadoso que no deje lugar a la duda o interpretación.
Alcance
ResponderBorrarEl proyecto busca realizar un concierto con tres bandas de corte mundial, dicho evento se realizara en el estadio nacional. El proyecto se requiere, sea diseñado de tal forma que se puede reaccionar de forma rápida en caso de ser necesario un concierto adicional.
El concierto será de corte masivo y se aplicaran todas medidas de seguridad necesarias, asegurándose que no existan accidentes de ninguna índole. Se contara con una eficiente campaña de publicidad que asegure dar a conocer el evento a toda la población en general.
Se solicitaran los permisos necesarios para la realización del evento y se revisaran todo los temas legales. Dichos temas estarán cubiertos en tiempo y forma y no será esto una limitante para la realización del evento.
Aparte de lo antes descrito, el proyecto deberá atender de manera correcta los temas de, venta de boletos, limpieza durante y después del evento, alquiler de equipo de sonido necesario, satisfacer las solicitudes logísticas de los artistas y montaje y desmontaje de tarimas y adicionales.
Este alcance está sustentado tratando de seguir la recomendación dada en el documento:
http://www.mediafire.com/view/?5sw768q46xix6i3 que reza: " Con una clara visión y los objetivos definidos, es el momento de elaborar una descripción cabal del alcance del proyecto. El alcance define el marco formal del proyecto describiendo los elementos del resultado o impacto del proyecto —cómo cambiará el entorno o será alterado por los resultados del proyecto" .
Igualmente se toma como base lo estipulado en el apartado 5.2 del PMBOK4 , donde se indica.
" Definir el Alcance es el proceso que consiste en desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto. La preparación de un enunciado detallado del alcance del proyecto es fundamental para su éxito, y se elabora a partir de los entregables principales, los supuestos y las restricciones que se documentan durante el inicio del proyecto."
Me parece muy bien su punto de vista ya que maneja claramente la mayoría de los aspectos que se deben de abarcar en el alcance de un proyecto, sin embargo es importante puntualizar un poco mas a que sector de la población va dirigido el evento.
BorrarEn relación a las actividades planeadas para la elaboración del concierto es muy importante la forma en que las citas, ya que todas las actividades por mas mínimas que parezcan tienen mucha importancia en el engranaje total de la actividad.
Saludos..
El alcance de un proyecto es la suma total de todos los productos y sus requisitos o características. Se utiliza a veces para representar la totalidad de trabajo necesitado para dar por terminado un proyecto.
ResponderBorrarEn la gestión de proyectos tradicional, las herramientas para describir el alcance del producto de un proyecto son: la estructura de descomposición del producto y las descripciones del mismo. La herramienta primaria para describir el alcance del trabajo en un proyecto es la estructura de descomposición del trabajo.
Si los requisitos del proyecto no se definen totalmente, si no se describen bien o si no hay un control de cambios eficaz, puede sobrevenir entonces un arrastre de alcance o requisitos, y generarse lo que se conoce como el síndrome del lavadero.
Fuente: http://es.wikipedia.org/wiki/Alcance_(gestión_de_proyectos)
El alcance es solo una de las herramientas utilizadas en la Administración de Proyectos, que en conjunto buscan desarrollar la habilidad de administrar muchos proyectos con la menor cantidad de recursos. En ocasiones, no se le dedica el tiempo y la importancia necesarios a este tipo de herramientas sin embargo es importante considerar que son la base para el cumplimiento de las expectativas del proyecto.
Bibliografía: A Guide to the Project Management Body of Knowledge. Project Management Institute.
El alcance marca la pauta para la toma de decisiones futuras y realización de actividades a nivel operativo. Para tener éxito en el concierto de rock
• Confirmar que se cuentan con todos los permisos para realizar el concierto
• Definir cuál empresa de seguridad estará al control de la actividad
• Velar por cumplir a cabalidad todos los requerimientos que se necesitan para el día de la actividad
• Mejorar la precisión en las estimaciones de tiempo, costo y recursos.
• Facilitar la asignación clara de responsabilidades.
• Identificar, tanto el equipo de proyecto como el cliente, el objetivo final del proyecto y sus entregables.
• Desarrollar y confirmar un entendimiento común del proyecto entre ambas partes, cliente y equipo de proyecto.
• Llenar el Estadio Nacional con el concierto que vamos a realizar con las 3 bandas de rock
• Definir cuál será la estrategia de comunicación y publicidad del evento
• Velar porque el servicio al cliente tenga altos estándares de calidad y que den una respuesta rápida, además de definir los lugares y metodologíaa para vender las entradas.
• Planificar la estadía de la banda
Una vez formalizada la aceptación del alcance, no basta con guardarlo y olvidarse de él, es necesario llevar un control de los cambios que llegasen a surgir. Durante el desarrollo del proyecto, se puede necesitar una revisión o redefinición del alcance para reflejar estos cambios.
La clara definición del proyecto es crítica para el éxito del mismo.
Entre los factores que pueden surgir en la administración del proyecto y dificultar su desarrollo se encuentran la falta de entendimiento, documentación pobre (escasa, nula o confusa), objetivos ambiguos, altos costos, baja calidad, falta de comunicación, entre otros. Muchos de estos factores se pueden prevenir con un documento claro y sencillo: el alcance del proyecto.
Estoy de acuerdo con Stephanie, ya que el primer alcance tiene que ver con los permisos para realizar la actividad. Si no se cuenta con estos, el proyecto puede verse afectado y fracasar. Otro punto clave es la disposición de los artistas, porque una vez confirmados, se puede empezar a reclutar al equipo de logística encargado de publicidad, seguridad, y demás elementos necesarios para el éxito del proyecto.
BorrarEl alcance de un proyecto debería llegar tan lejos como la visión y los objetivos lo permitan, de modo que si la visión solo comprendía la organización, hay ciertas tareas que el cliente solicitaba que no podrían ser cubiertas en el alcance sin que este pierda relación con la visión.
ResponderBorrarEn el caso particular de este proyecto, tal y como fue planteado en la visión, si se podría cubrir las tareas ya que se definió el servicio como producción lo cual abre las posibilidades para tener un alcance más amplio.
De modo que los productos específicos que cubriría el proyecto serían los siguientes:
• Contratar y Gestionar la estadía de los grupos musicales.
• Gestionar los permisos y servicios necesarios para la realización del concierto.
• Asegurar una asistencia de público de al menos un 80% de las entradas disponibles.
• Asegurar las condiciones técnicas (tarima, sonido, luces y video) para el buen desarrollo del evento.
• Realizar los controles para medir el éxito del evento a partir de la percepción del público.
• Presentar un informe final que documente el cumplimiento de los productos anteriormente descritos.
Estos productos anteriormente descritos reúnen un grupo de actividades, por ejemplo el primer producto sobre el manejo de los músicos cubre: su contratación, la confirmación de sus presentaciones, la recepción, hospedaje, pago y cualquier imprevisto.
La razón por la cual se da un carácter relativamente general en la declaración del alcance es para dar un cierto nivel de discrecionalidad al PM sobre las actividades específicas que deben ser realizadas para lograr los objetivos y cubrir ciertos riesgos.
Fuente:
Guerra, C. (2013, Abril 29). Entrevista con la percusionista de Rialengo. (M. Valverde, Interviewer)
Project Management Institute. (2008). Guia del PMBOK (versión 4). Pennsylvania: Project Management Institute, Inc.
Difiero que el alcance sea solo una de las herramientas que se usan en la Administracion de Proyectos. Desde mi punto de vista es lo primero que se establece para entender -aunque suene redundante- hasta donde llegara el proyecto, es como demarcar la cancha.
ResponderBorrarJosue Vargas
ResponderBorrarBásicamente, la declaración de alcance se usa para definir lo que está dentro de las fronteras del proyecto y lo que está afuera de estas fronteras. Es decir, que el alcance es la definición de los puntos que entran y no entran en el proyecto y que es acordado por todas las partes, refiriéndose a todos los requerimientos a satisfacer en el proyecto.
La declaración de proyecto que propongo para este caso es la siguiente:
El concierto de Rock en el Estadio Nacional se justifica dada la gran cantidad de personas que gustan de este tipo de música y que estarían dispuestos a pagar una entrada para asistir a este concierto. Así mismo el Estadio Nacional es el punto ideal donde realizar dicha actividad dada su ubicación y capacidad para eventos masivos.
Los resultados que se esperan de dicho concierto son los siguientes:
• Que al culminar el pago de los contratos realizados exista una ganancia neta proporcional a la inversión realizada.
• Al finalizar el concierto el Estadio estará en las mismas condiciones de limpieza y orden con que se recibió al estadio previo al montaje de la actividad.
• Que el grado de satisfacción de los visitantes al concierto alcance el 90%.
Restricciones del proyecto:
• Cantidad de personas que puede albergar el estadio para actividades de este tipo.
• Reglamentación de espectáculos públicos.
• Impuestos que se cobran para este tipo de actividades
• Precio final de las entradas puede no ser asequible para la mayoría de las personas que desean ir al estadio.
Suposiciones del proyecto:
Existe una gran cantidad de personas que les gustan los conciertos de rock.
* Personas fanáticas del rock pagarían por asistir al concierto.
* No habrá ningún imprevisto, sea un accidente en el trayecto o algún factor climático.
* Los factores económicos y políticos seguirán estables.
* Todas las entradas proyectadas en el estudio de Pre-factibilidad se venderán
* El Estadio Nacional será el lugar del concierto por ser céntrico, contar con nuevas instalaciones y mayor capacidad de espacio.
* El estadio Nacional contara con estacionamiento para los visitantes del festival.
* Se contara con una eficiente publicidad.
* Se contara con una eficiente seguridad dentro del concierto
* Todo acuerdo estará escrito mediante un contrato para evitar inconvenientes.
* No habrá ningún inconveniente en solicitar y aprobar los requisitos de autorización para realización del festival.
* Los requisitos de los artistas se tomaran en cuenta.
* Se contara con personal de apoyo bilingües si fuera el caso y en la cantidad necesaria
* El clima será favorable para el concierto.
Ahora bien, Uno de los principios más importantes del diseño de la Estructura de Desglose del Trabajo se conoce como la Regla del 100%. "La Regla del 100%...dice que la Estructura de Desglose del Trabajo incluye el 100% del trabajo definido por el alcance del proyecto y captura todos los resultados –internos, externos, interinos– en términos de trabajo a ser completado, incluyendo la gerencia de proyectos."
Por tal motivo el desglose de trabajo requiere una jerarquización de todo el trabajo que se va a realizar en el proyecto.
Primer Nivel: Metas
Segundo Nivel: Objetivos
Tercer Nivel: Actividades
Cuarto Nivel: Tareas
De tal forma que el documento que se realice para la definición del alcance del proyecto debe de llevar este orden.
http://www.gestionsocial.org/archivos/00000832/PM4DEV.4.pdf
http://www.liderdeproyecto.com/sitio/curso-de-certificacion-pmp-capm/foro/default-topic/1299-diferencia-entre-la-definici%C3%B3n-de-alcance-del-producto-y-del-proyecto.html
http://blog.dharmacon.net/tips/schedules/como-definir-alcance-proyecto/
Compañero estoy de acuerdo con los resultados que espera conseguir pero considero que las entradas del proyecto deberian de incluirse un poco mas claras y asociarlas a las salidas que se esperan.
BorrarEstudiante Rodrigo Calvo (aka OrionX)
ResponderBorrarDados los siguientes supuestos
* No habrá ningún imprevisto, sea un accidente en el trayecto o algún factor climático.
* Todas las entradas proyectadas en el estudio de Pre-factibilidad se venderán
* El Estadio Nacional será el lugar del concierto por ser céntrico, contar con nuevas instalaciones y mayor capacidad de espacio.
* El estadio Nacional contara con estacionamiento para los visitantes del festival.
* Se contara con una eficiente publicidad.
* Se contara con una eficiente seguridad dentro del concierto
* Todo acuerdo estará escrito mediante un contrato para evitar inconvenientes.
* No habrá ningún inconveniente en solicitar y aprobar los requisitos de autorización para realización del festival.
* Se contara con personal de apoyo bilingües si fuera el caso y en la cantidad necesaria
* El clima será favorable para el concierto.
Alcance Propuesto:
- Levantar requerimientos de logistica y documentarlos
- Contratar equipo de trabajo encargado de logistica
- Coordinar lógistica pre durante post concierto
- Definir encargados para las siguientes areas de trabajo:
- Patrocinios
- Proveedores
- Alimentación
- Seguridad Interna y Externa
- Primeros Auxilios
- Limpieza
- Protocolo Emergencias
- Transporte
- Audio y Sonido
- Video
- Tarimas
- Alojamiento
- Contabilidad y Tesorería
- Atención al Asistente
- Atención al Artista
- Relaciones Públicas
- Enlace Instituciones del Estado
- Encargado Redes Sociales
- Realizar el pago de patente post aprobación municipal y afines.
- Pagar impuesto de la renta de acuerdo a los lapsos de tiempo definidos por ley
- Realizar cortes de revisión para determinar el cumplimiento de las tareas asignadas a los encargados de area
- Entregar informe y Estado de Resultados auditado por CPA
Tal como indica el PMBook Definir el alcance es el proceso de desarrollar una descripción detallada del proyecto o producto.
Lo que estoy haciendo es dividir las areas mas sensibles para que haya gente que administre esas areas y yo pueda monitorear para aplicar cambios correctivos.
Me regí por el capitulo 5 Project Scope Management del PMBok
No estoy aplicando análisis de riesgo en función de los supuestos que brinda el caso.
(Bibliografia
Project Management Institute. (2008). PMBOK Guide (4th Edition). Pennsylvania: Project Management Institute, Inc.)
Rodrigo considera en su alcance los puntos trascendentales para la realización del proyecto, al análisis realizado por el compañero yo le realizaría pequeñas modificaciones, más que todo en la estructura ya que el contenido abarca la esencia de lo requerido.
BorrarLas modificaciones que haría es agrupar las tareas en los que Gido & Clements nombran como partes o bien paquetes de trabajo.
El agrupar las diferentes tareas también ayudará a que cuando un conjunto de estas sea realizado (y pertenezcan a un grupo específico), el desarrollo y medición de los entregables será más sencillo.
Alcance del proyecto:
ResponderBorrarEl proyecto consiste en la organización de un proyecto de Rock con las 3 mejores bandas internacionales de Rock, dirigido a una población cuyos gustos y preferencias en la música se encuentran en el ámbito del Rock.
En relación a criterios de aceptación por parte de los clientes en este caso el personal asistente al evento podrá determinar entre los más importantes los siguientes:
a. Factor precio: Como todo producto bien y servicio, el mismo estará afectado por el efecto de oferta demanda al considerarse que el evento es de primera clase y los artistas son de renombre internacional, el precio a establecer debe de andar en un rango entre los $50 hasta los $150 dependiendo de la localidad.
b. Factor calidad: El evento promete y garantiza ser de alta calidad por el nivel de los artistas, la estructura logística del mismo y las comodidades que tendrán los asistentes.
c. Estructura organizativa del proyecto: la misma cuenta con todo el proceso de administración desde planificación, control, ejecución y evaluación, donde se garantiza que el mismo se desarrollara dentro del marco legal y los procedimientos definidos.
El proyecto nos da como resultado la lista que se debe tener para la elaboración del mismo, como el costo, el diseño, la impresión de las entradas, de los contratos que se deben tener con las bandas como los servicios de seguridad, limpieza, empresas contratantes para la venta de comidas, permisos municipales, entre otros.
En relación a lo anteriormente citado podemos obtener un resumen final en donde se indique las ganancias obtenidas con la realización del evento, ganancias tanto financieras de marketing de imagen de nuestra empresa.
Entre las limitantes que podemos encontrar en la realización del proyecto están las siguientes
1. Condiciones climatológicas
2. Totalidad de los permisos
3. Disponibilidad tanto del estadio como de los artistas.
4. Fechas que concuerden con otros eventos en el país.
Dentro de las posibles situaciones que puede presentar el proyecto y que son de suma importancia considerar en este proceso de planificación están:
1. Agotamiento total de las entradas en un plazo previo a lo estimado, aquí se puede considerar con este supuesto la realización del concierto para una segunda fecha.
2. Se debe de tener un plan de contingencia en el cual se tenga a disposición el día siguiente hábil a la fecha programada del concierto ante cualquier eventualidad que ocasione la suspensión del mismo.
3. Se debe contar con una lista de artistas Top en el ámbito del rock ante una inesperada cancelación de las bandas y de esta manera poder sustituirlo si afectar la realización del evento.
Guia de los fundamentos para la direccion de proyectos PMBOK, cuarta edición, 2013
Alcance del Proyecto
ResponderBorrarTraer los tres mejores grupos rock de popularidad mundial en los próximos 238 días, para presentarse en el Estadio Nacional de Costa Rica el 7 de diciembre del 2013, dirigido a los fans de todas las edades.
Para el cumplimiento del proyecto de debe seleccionar un grupo de trabajo que proporcione una excelente logística de seguimiento y un control para que el evento sea un éxito taquillero, rentable y que no hayan imprevistos que puedan ocasionar situaciones riesgosas, tanto para los fans como para la empresa.
Justificación:
El alcance básicamente es el sentido del proyecto, para qué se va a realizar el concierto, en qué me beneficia como empresa, en este caso, sería rentabilidad, imagen, fans, prestigio… qué, quién, cuándo y dónde. De acá se parte para la generación de las tareas para cumplir con los entregables y darle forma al proyecto.
http://www.tress.com.mx/esp/Portals/0/Documentos%20varios/Bolet%C3%ADn%20mensual/Abril/Alcance%20proyecto.pdf
http://es.scribd.com/doc/63599115/Ejemplo-alcance-proyecto
Referencia personal: Sánchez Molina Edgar, Director Técnico, SCM Metrología y Laboratorios, S.A.
Compañera, me intereso su aporte pues es importante lo indicado respecto a la elección del recurso humano que se va a contratar para llevar a buen término el proyecto, pues muchos de los proyectos no son exitosos debido a falta de compromiso y de capacidad por parte del grupo de trabajo.
BorrarLas gestiones que corresponden a eventos públicos, más si se trata de concierto tan masivos, requiere establecer una logistica muy importante, entre permisos, seguridad, etc.
Esto sería muy básico para poder alcanzar los objetivos propuestos.
Saludos.
Buenas compañera, me parece que la definición de su alcance es bastante buena ya que se centra en la contratación de los grupos que es lo que debe hacer para poder realizar el concierto, además me pareció importante colocar los tiempos y fechas dentro de la definición de alcance ya que genera una mejor visión del tiempo disponible para llevar a cabo todos los preparativos.
BorrarSaludos.
Pregunta #2.
ResponderBorrarAlcance:
Tal y como lo vimos en clase, la Gestión del Alcance del Proyecto, incluye los procesos necesarios para asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido para completar el proyecto con éxito.
Es decir, en el alcance se describirá únicamente los trabajos requeridos, aquellos trabajos que no se definan aquí, quedarán fuera del mismo.
Muchos proyectos sufren de alcances variables. Se puede decir, que esta es la tendencia del enfoque del proyecto a ampliarse conforme pasa el tiempo, por lo general modificando requerimientos, especificaciones y prioridades.
Si se requiere modificar el enfoque, se presentara un proceso sólido para el control de cambios donde se registren los cambios y debe mantenerse un registro de todas las modificaciones que se hagan a este proyecto.
Se identificara el cambio, el efecto y los responsables de aceptar o rechazar cualquier cambio propuesto.
Este alcance describirá lo que yo espero entregarle a Mike Smith cuando termine el proyecto. Mi enfoque definirá los resultados a obtener en términos específicos, tangibles y que puedan ser medidos.
Los entregables que son parte de la Gestión del Alcance, serán definidos en la respuesta de la pregunta 3.
Bibliografia:
Administración de Proyectos, cuarta edición, Clifford Gray y Erick Larson
Habiendo dicho esto, a continuación se detalla el alcance:
Organizar un concierto de Rock con 3 grupos de Fama Mundial en el Estadio Nacional. Se contratará el equipo de trabajo necesario para realizar dicho evento. Montar el escenario y toda la tecnología necesaria. Contratar servicios de: juegos mecánicos, publicidad, comida, limpieza, servicios sanitarios, seguridad interna y externa, bomberos, imprenta (entradas) y hotel para los artistas.
compañera
Borrarmeparece que lo que indicas en cuanto al alcance de dicho proyecto esta correcto y en cuanto a sus refrencias bibliograficas permiten tenr mas claro cuales son los temas que se deben de incluir dentro de dicho documento.
La compañera indica lo siguiente: "se describirá únicamente los trabajos requeridos, aquellos trabajos que no se definan aquí, quedarán fuera del mismo." Sin embargo al definir los alcances del proyecto no se puede dejar nada a la imaginación, el alcance debe incluir detalladamente lo que aplica al proyecto y lo que no aplica o queda excluido del proyecto ya que de lo contrario el patrocinador podría aprovecharse de esa falta de claridad para posteriormente sacar provecho.
BorrarEl alcance de un proyecto debe definir:
ResponderBorrarImpacto del proyecto o resultado del mismo a nivel de:
• Negocio
• Entorno
• Comunidad
Es decir se debe mencionar cuales son los efectos de la ejecución del proyecto en los niveles de la organización que se ven afectados; por ejemplo, procesos, subcontratación, finanzas, modificación de procedimientos, etc.
Se deben también analizar y mencionar los impactos a nivel de infraestructura tanto a nivel físico como tecnológico en caso de ser requerido, dado que estas áreas pueden verse afectadas por la ejecución de proyectos, teniendo que brindar servicios específicos para el éxito del mismo.
Con una generación clara del objetivo del proyecto se garantiza que los involucrados en el mismo tengan claro cuales serán los resultado e impactos para cada una de las áreas afectadas de la organización.
ALCANCE
El alcance del proyecto para la organización del concierto se debe
Se realizara un concierto de Rock con tres grupos de nivel mundial en el Estadio Nacional.
BorrarSe ejecutara toda la planeación necesaria para que el espectáculo sea un éxito, desde la publicidad hasta el traslado y detalles.
Venta de las entradas proyectadas en el estudio de Pre-factibilidad
Se contara con parqueo para los asistentes al evento
Se ejecutaran campañas de publicidad
Se organizara toda la seguridad necesaria dentro y fuera del concierto.
Se solicitaran los permisos necesarios para la ejecución del concierto
Se organizara la estadía de los artistas (hotel, comida, comodidades)
Se realizará la confirmación de los grupos de rock en cada país
Se ejecutara todo el manejo de proveedores para las labores que se consideren necesarios
Contratación, permisos e instalación de los juegos mecánicos
Contratación e instalación para los puestos de comida dentro del festival
Contratar servicios de instalaciones de sanitarios portátiles y limpieza
Se realizara un seguimiento puntual de todas las actividades por medio de un Check List
Se garantiza la limpieza de instalaciones
El concierto se ejecutara dentro del presupuesto establecido y en el plazo determinado.
ALCANCE DEL PROYECTO.
ResponderBorrar“Lograr la realización de un concierto de Rock con tres bandas de categoría internacional en Costa Rica, el estadio Nacional, este debido a su capacidad, estructura y organización da las condiciones adecuadas para un buen desarrollo de la actividad, la actividad esta dirigida esencialmente a fanáticos de esta música dispuestos a asistir y pagar por la actividad, asimismo el mismo estará limitado por las condiciones ambientales y politicas previamente estudiadas”.
Por tanto, según estudios previos se nos definieron algunos supuestos; disponibles en la informacion previa, ,existe una gran cantidad de personas que les gustan los conciertos de rock, personas fanáticas del rock pagarían por asistir al concierto, no habrá ningún imprevisto, sea un accidente en el trayecto o algún factor climático, los factores económicos y políticos seguirán estables, todas las entradas proyectadas en el estudio de Pre-factibilidad se venderán, el Estadio Nacional será el lugar del concierto por ser céntrico, contar con nuevas instalaciones y mayor capacidad de espacio, entre otros.
Dadas estas condiciones se menciona que el alcance es la descripción de los límites del proyecto, define lo que el proyecto realizara para lograr sus objetivos. El alcance es el conjunto de todas las actividades que el proyecto ha definido y que luego usara para definir el cronograma y el presupuesto del mismo. El Alcance del Proyecto incluye los procesos requeridos para asegurar que se incluya todo el trabajo requerido, y solo el trabajo requerido para completar el proyecto exitosamente. La principal preocupación de la gerencia del alcance es definir y controlar lo que está incluido y lo que no esta incluido en el proyecto. (PM4DEV, 2009)
Según GrupoTress, 2008, algunas recomendaciones útiles al momento de elaborar el alcance son:
•Desarrollar un escrito o documento formal.
•Detallar claramente qué actividades y procesos son parte del proyecto, es decir, el trabajo que debe ser realizado con el fin de entregar un producto con las características y especificaciones solicitadas.
•De ser necesario, dividir el proyecto o entregable principal en fases más pequeñas.
Esto facilitará la administración.
•Definir los criterios que se utilizarán para determinar si el proyecto o fase ha finalizado exitosamente, es decir, los criterios de aceptación.
•Tomar como base el RFP (Request For Proposal) o propuesta comercial, así como otros documentos relativos al proyecto definidos previamente.
•Al definir el alcance, tener en mente que lo que no esté en el alcance está fuera del proyecto.
•Formalizar la aceptación del alcance con el cliente.
Según se menciona se debe tener claro la lista de actividades que serán parte del proyecto y que forman el pilar del mismo, en la información facilitada se pueden observar la siguiente lista de actividades que estarán relacionadas con el mismo.
Pueden ser consultadas en "Lista de actividades que deben llevarse a cabo antes, en y después del festival."
Asimismo, se logro definir un plazo para la realización de 238 días, dentro de los cuales se podrá hacer la preparación exhaustiva y sus correspondientes revisiones en cada uno de los pasos que conlleva el proyecto.
Referencias
• PM4DEV, 2009. Gestión del alcance del proyecto. Pp20. Disponible en http://www.gestionsocial.org/archivos/00000832/PM4DEV.4.pdf. Consultado el 02 Mayo 2012.
• GrupoTress, 2008. Alcance de un proyecto. Pp2. Disponible en http://www.tress .com.mx/esp/Portals/0/Documentos%20varios/Bolet%C3%ADn%20mensual/Abril/Alcance%20proyecto.pdf. Consultado el 02 Mayo de 2013.
• Álvarez, E, 2013 Blog de Concierto de Rock.
• Erick Álvarez. Acta constitutiva del proyecto/programa. Disponible en http://www.mediafire.com/view/?5sw768q46xix6i3.
Alcance del proyecto
ResponderBorrarDefinir el título: Festival internacional de Rock .
El alcance se debe enfocar en desarrollar un concierto de rock totalmente exitoso con bandas de calibre internacional, que cumpla con todos los requisitos de permisos, publicidad, seguridad e higiene solicitados por el patrocinador.
Es necesario desglosar las actividades que se mencionaron anteriormente y definir las tareas que se vayan a dar a lo largo de los 238 días que puso el cliente como límite para los entregables.
Algunas de las actividades más importantes a realizar son:
1. Acordar los requisitos que solicita el patrocinador.
2. Confirmar la asistencia de los grupos y los requisitos que cada uno solicita.
3. Obtener los permisos necesarios ya sean municipales, salubridad, etc.
4. Desarrollar una campaña de publicidad eficiente y acertada donde la información llegue a todas las personas interesadas en conciertos de rock.
5. Contratar la seguridad necesaria según la magnitud del lugar y los asistentes.
6. Colocar las entradas con precios razonables según el calibre de las bandas y en lugares que estén al alcance de la mayoría de fans.
7. Vender las entradas en su totalidad
8. Cumplir con los estándares de seguridad e higiene.
9. Generar una producción exitosa, segura y de calidad para los fans.
Las actividades mencionadas anteriormente deben estar completadas al finalizar el proyecto, por lo tanto debería de obtenerse:
1. Documento firmado por el patrocinador aceptando el desarrollo de las actividades tal y como se mencionaron en el acuerdo.
2. Asistieron las 3 bandas internacionales acordadas.
3. Se obtuvieron los permisos correspondientes según se mencionó en los inputs.
4. La campaña de publicidad fue exitosa y atrajo al público interesado según se esperaba.
5. La seguridad fue acorde a la magnitud de asistentes al concierto
6. Los lugares donde se vendieron las entradas fueron suficientemente accesibles para todo el público interesado.
7. Las entradas se agotaron.
8. Se cumplieron los estándares de seguridad e higiene que solicita tanto la ley como el cliente.
9. Se obtuvo una producción de calidad y totalmente exitosa.
Bibliografía:
(http://www.slideshare.net/Edw1a/delimitacin-y-alcances-del-proyecto)
(http://www.tress.com.mx/esp/Portals/0/Documentos%20varios/Bolet%C3%ADn%20mensual/Abril/Alcance%20proyecto.pdf)
PMBok 4th edition, Project Management Institute, Inc., 2008.
Parte 1 - Werner Morales
ResponderBorrarGeneralidades del Alcance:
La declaración del alcance se debe desarrollar en un documento formal, donde se detalle de manera clara cada uno de los procesos y actividades requeridos para completar el proyecto con el fin de entregar el producto final con las especificaciones y características que se han solicitado por parte del patrocinador.
Organizar y llevar a cabo un concierto de rock, se describe como un proyecto tangible y por esta razón garantiza un resultado medible, sin embargo debido a la gran cantidad especialidades que se requieren para una ejecución exitosa, se hace necesario dividir el proyecto en fases entregables más pequeñas para llevar una mejor administración con el control adecuado para minimizar cualquier falla. Por otro lado es de vital importancia para el proyecto, definir el paquete de características, especificaciones y criterios bajo los cuales se medirá la conclusión exitosa de cada una de las fases, y todos aquellos criterios de aceptación para su calidad.
Según el enunciado el patrocinador, establece una serie de supuestos que representan un riesgo importante a considerar tales como:
- “No habrá ningún imprevisto, sea un accidente en el trayecto o algún factor climático” y” El clima será favorable para el concierto”; Costa Rica el clima es sumamente cambiante y suma la incertidumbre el saber que el Instituto Meteorológico del país no tiene una reputación de confiar con respecto a sus pronósticos a futuro.
- Los factores económicos y políticos seguirán estables: nuestra economía es altamente dependiente de su entorno internacional y aunque es justo asumir que la economía se mantendrá estable sigue siendo un riesgo a considerar con situaciones como el conflicto de la Península Coreana, el Medio Oriente y la crisis en la Unión Europea. Por otro lado, la fecha del evento se ha fijado para el 7 de diciembre, a menos de 3 mese de las elecciones nacionales, para lo cual arroja una incertidumbre adicional con respecto a la estabilidad política del país.
- No habrá ningún inconveniente en solicitar y aprobar los requisitos de autorización para realización del festival: los gobiernos locales del país generalmente ponen trabas y varios inconvenientes a la hora de otorgar los permisos para la autorización del evento.
En el caso de este proyecto, es de crucial importancia documentar los supuestos de forma específica, para salvaguardar cualquier problema en la finalización del proyecto que se pueda relacionar con este conjunto de supuestos. Es entonces adecuado, pensar en medidas alternas para combatir el incumplimiento de estos supuestos para aminorar el riesgo, aunque esto lleve a encarecer un poco el proyecto.
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BorrarDefinir el Alcance es el proceso que consiste en desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto. (esto se establece en el PMBOX)
ResponderBorrarEl Alcance marca la pauta para la toma de decisiones futuras y realización de actividades a nivel operativo.
Su objetivo es definir lo que está dentro de las fronteras del proyecto y lo que está afuera de estas fronteras. Es decir, que el alcance es la definición de los puntos que entran y no entran en el proyecto y que es acordado por todas las partes, refiriéndose a todos los requerimientos a satisfacer en el proyecto. (http://spanishpmo.com)
A continuación detallo el alcance para el caso que nos ocupa:
Desarrollar toda la logística necesaria para realizar un concierto de Rock en Costa Rica con tres bandas internacionales de fama mundial en el Estadio Nacional. Lo anterior, con una duración de 238 días.
Se deben considerar los supuestos:
1. Existe una gran cantidad de personas que les gustan los conciertos de rock.
2.Personas fanáticas del rock pagarían por asistir al concierto.
3. No habrá ningún imprevisto, sea un accidente en el trayecto o algún factor climático.
4. Los factores económicos y políticos seguirán estables.
5. Todas las entradas proyectadas en el estudio de Pre-factibilidad se venderán
6. El Estadio Nacional será el lugar del concierto por ser céntrico, contar con nuevas instalaciones y mayor capacidad de espacio.
7. El estadio Nacional contara con estacionamiento para los visitantes del festival.
8. Se contara con una eficiente publicidad.
9. Se contara con una eficiente seguridad dentro del concierto
10. Todo acuerdo estará escrito mediante un contrato para evitar inconvenientes.
11. No habrá ningún inconveniente en solicitar y aprobar los requisitos de autorización para realización del festival.
12. Los requisitos de los artistas se tomaran en cuenta.
13. Se contara con personal de apoyo bilingües si fuera el caso y en la cantidad necesaria.
14. El clima será favorable para el concierto
Parte 2 - werner morales
ResponderBorrarEspecíficos del alcance:
El cumplimiento del proyecto debe de dividirse en 3 fases principales:
1- El Antes o preparación del concierto
a. Seleccionar y reclutar el equipo de trabajo
b. Logística de hospitalidad – (hoteles, alimentación, transportes, amenidades y comodidades etc.)
c. Logística de contratación - (artistas, infraestructura, seguridad, limpieza, servicios sanitarios, comidas, etc.)
d. Logística administrativa - permisos, autorizaciones, y otra tramitología;
e. Logística publicitaria, mercadeo y ventas
f. Logística de Emergencia - (bomberos y equipos de respuesta medica)
g. Logística técnica - sonido, iluminación y pruebas.
h. Preparación de estrategia de evaluación del equipo y satisfacción del cliente final
2- El durante o ejecución del concierto
a. Logística de hospitalidad
b. Logística de transporte interno y externo al proyecto.
c. Logística de ejecución ( revision de entradas, ingreso y egreso de audiencia, supervisión y control)
d. Logística de imprevistos y contigencias
3- El después o post-mortem del concierto
a. Logistica de limpieza
b. Logistica de cierre administrativo. ( pago de contratos y otro administrativos)
c. Evaluacion del personal
d. Medición de calidad y satisfacción de lo asistentes al evento
e. Preparación de la documentación de cierre.
Project Management Institute. Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK). 4 Edición. Estados Unidos.
Desarrollo del acta constitutiva
http://www.mediafire.com/view/?5sw768q46xix6i3
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ResponderBorrarComo indica el libro Administración Profesional de Proyectos, la declaración del alcance sirve para confirmar cómo serán los entregables del proyecto.
ResponderBorrarLa descripción para este proyecto sería:
Firma de contratos
Brindar comodidad en la estadía de los artistas
Permisos aprobados para realizar el concierto de en el estadio
Proveedores que construirán y desarmaran la tarima y dejaran ordenado el estado para ser entregado en al óptimas condiciones
Seguridad dentro y fuera del evento
Seguridad de primeros auxilios
Contratación de artistas
Sonido e iluminación sea excelente.
Pago de contratos
Mercadeo y venta de entradas
Tiempo para realizar el proyecto 238 días, fecha del concierto 7 de diciembre 2013
Me parece muy bien el concepto de Angie, sin embargo, es también importante definir y dejar claro cuales son los aspectos que no incluye el alcance del proyecto.
BorrarEl alcance del proyecto detalla todos los entregables, especificaciones y responsabilidades de todas las partes, para la elaboración del festival.
ResponderBorrarEl alcance del proyecto debe contener en detalle la fecha en que se iniciará la actividad que el mismo cubre y quienes formarán parte de la misma. El mismo es el punto de partida de la actividad luego que se obtienen las aprobaciones. Como sabemos, toda actividad de un proyecto debe ser planificada por lo que el alcance debe realizarse con suficiente anticipación al comienzo del proyecto; puede ser creado por una sola área de la empresa o entre todas. Es preferible que el alcance sea creado entre todas las áreas involucradas.
El festival de rock tiene el siguiente alcance:
• Contar con los permisos y autorizaciones para la realización del festival, así como la contratación y permisos para la instalación de los juegos mecánicos.
• Tener la confirmación de los tres artistas de rock, así como el personal capacitado para atenderlos (estadía, comidas, etc.)
• Seleccionar el equipo de trabajo adecuado que se encargue la parte publicitaria, entradas, de la logística del espectáculo (montaje y desmontaje del escenario, distribución de asientos, pruebas de sonido y luces).
• Contar con el equipo de seguridad, primeros auxilios, servicios sanitarios, comidas y limpieza del lugar, con el fin de brindarle a los espectadores comodidad y calidad.
• Duración límite de 7 meses (Mes y medio para cada entregable)
• Preparar un reporte final del proyecto.
Al finalizar la actividad podremos saber si se han completado todas las etapas con el nivel de calidad especificado. Este documento debe realizarse cuando se concibe la actividad y es una de las herramientas que debe utilizar la gerencia como fundamento para dar su aprobación inicial. Sin este documento no debemos iniciar ninguna actividad o proyecto ya que no recibiríamos los entregables deseados y se tomaría el riesgo de dejar muchos aspectos claves flotando, tomando el riesgo de este modo de tener altos costos y se extienda la duración de manera no deseada.
Bibliografia
Borrarhttp://calidad.pucp.edu.pe/wiki-calidad/el-alcance-en-un-proyecto-su-importancia-y-eficacia
Compañero con respecto a su respuesta me parece importante que se mencione la importancia de los entregables, si bien es cierto mencionas la parte mas importante que es la deficion del alcance sinembargo hace falta tambien mencionar la creacion de la EDT lo cual ayuda a tener mas claro aun los subprocesos que se tienen que llevar a cabo para lograr el objetivo principal
BorrarDeclaración del Alcance del proyecto. (Primera parte)
ResponderBorrarProyecto: Concierto de Rock en Costa Rica.
Justificación:
Cuarenta y ocho (48) conciertos se realizaron en Costa Rica durante el 2011, de ellos, 8 fueron de bandas de Rock, con precios entre los $20 y los $100. Mientras que en 2013 se encuentran programados solamente para los meses de mayo y junio un total de 5 conciertos. La asistencia progresiva a estos espectáculos y el interés cada vez más fuerte de los empresarios demostró que existe un mercado para este tipo de conciertos.
El crecimiento en el número de conciertos realizados en el país, no ha incidido en la cantidad de personas que acuden a ellos, ya que lugares como Pepper’s Club con capacidad para 5 000 -6 000 personas ha desplazado a lugares más grandes como el Palacio de los Deportes o Gimnasio Nacional. Sin embargo, el número de asistentes, ha dependido en gran medida de los grupos que se presenten así por ejemplo, los conciertos de agrupaciones como Pearl Jam, Iron Maiden o Slayer en Costa Rica han tenido un promedio de asistencia 25 000 personas y según las estimaciones de los blogs especializados, el 65% de los asistentes a estos espectáculos son mayores de 25 años. De ahí surge la necesidad de llegar a ese nicho de mercado ofreciendo un concierto con agrupaciones de peso, en un lugar con las mejores condiciones para un evento de tal envergadura.
Breve descripción de resultados y beneficios:
Se espera al menos un concierto internacional de rock realizado en Costa Rica con la participación de tres bandas de fama mundial y con una venta de 30 000 entradas. En caso de establecer un precio promedio de $80 las ganancias serían por $2.4 M más patrocinios. La fecha seleccionada (7 de diciembre) es muy favorable aprovechando el ambiente festivo previo a la navidad y el pago de los aguinaldos en el sector público y algunas empresas privadas.
Se espera sentar un precedente en la historia de los conciertos de Rock en Costa Rica, con la posibilidad de una segunda fecha en Costa Rica y dependiendo de las negociaciones con los representantes de las bandas y patrocinadores, se podrían concretar en el mediano plazo, fechas en otros países (el más probable Guatemala).
Resumen de restricciones del proyecto.
La fecha propuesta podría ser contraproducente ya que se programan muchas actividades en esa época, la saturación de la agenda podría convertirse en un problema. Además las condiciones climatológicas en Diciembre son imprevisibles, los vientos alisios hacen más frecuentes los frentes fríos. Mientras más rápido se desarrollen las actividades previas al concierto (principalmente el plan de publicidad y salida de boletos a la venta) se disminuirá esa limitante.
El presupuesto es una limitación importante $1 M es un buen monto para empezar a trabajar pero estamos hablando de traer bandas de fama mundial, de plan agresivo en medios, contrataciones de personal temporales y subcontrataciones de bienes y servicios indispensables para la realización del concierto. Esto puede contrarrestarse con un buen plan de patrocinios y las negociaciones que se logren con los proveedores.
Continúa...
Me parece que lleva razón la compañera al incluir dentro del alcancel del proyecto el hecho de sentar un precedente en la historia de los conciertos de rock en Costa Rica, la posible inclusión de una nueva fecha e incluso el poder concretar nuevas presentaciones en otros países a mediano plazo. Ya que es mi parecer tal y como lo deje ver en la pregunta anterior con la confección de la visión del proyecto, que el alcance debe de extenderse hasta el punto de aclarar que lo que se busca con ese éxito es el posicionamiento de la empresa productora en el mercado, el lograr distinguirse entre otras productoras fraudulentas y por el contrario inspirar confianza a los consumidores. Lo que sería uno de los efectos más deseables, sino dentro de los más buscados con la celebración del evento, el lograr posicionar a la empresa productora, dejándole una buena reputación en el público para cambiar la perspectiva del mismo con respecto a las empresas que producen este tipo de eventos y lograr producir más eventos de este mismo calibre.
BorrarContinuación
ResponderBorrarDeclaración del alcance (Segunda parte)
Supuestos:
Existe una gran cantidad de personas que les gustan los conciertos de rock.
Personas fanáticas del rock pagarían por asistir al concierto.
No habrá ningún imprevisto, sea un accidente en el trayecto o algún factor climático.
Los factores económicos y políticos seguirán estables.
Todas las entradas proyectadas en el estudio de Pre-factibilidad se venderán
El Estadio Nacional será el lugar del concierto por ser céntrico, contar con nuevas instalaciones y mayor capacidad de espacio. Eventualmente el Estadio Ricardo Saprissa.
El Estadio Nacional contara con estacionamiento para los visitantes del festival.
Se contara con una eficiente publicidad.
Se contara con una eficiente seguridad dentro del concierto
Todo acuerdo estará escrito mediante un contrato para evitar inconvenientes.
No habrá ningún inconveniente en solicitar y aprobar los requisitos de autorización para realización del concierto.
Los requisitos de los artistas se tomaran en cuenta.
Se contara con personal de apoyo bilingües si fuera el caso y en la cantidad necesaria
El clima será favorable para el concierto.
Duración del proyecto: 238 días.
Producto: Concierto realizado.
Tareas a realizar:
a. Contratación de las bandas de rock.
b. Contratar al personal temporal para apoyo logístico.
c. Alquiler del estadio.
d. Obtener los permisos para la realización del evento.
e. Negociación de patrocinios.
f. Contratación del grupo (s) telonero (s) para cumplir con el artículo 3 de la Ley N°5812.
g. Elaborar Plan de publicidad.
h. Contratación de la seguridad privada y coordinación con la Fuerza Pública.
i. Contratación privada de servicios de atención primaria y coordinación con Bomberos y Cruz Roja Costarricense.
j. Definición de precio de boletos, diseño, emisión de tiquetes y plan de distribución.
k. Contratación de tarimas y sonido.
l. Impresión de materiales diversos.
m. Evaluación de los colaboradores.
n. Pagos finales a Proveedores
ñ. Cierre.
Continúa...
Declaración de alcance (Tercera parte)
ResponderBorrarSubproductos:
Contratos firmados con: colaboradores temporales, las bandas, patrocinadores, el ICODER (Estadio Nacional), empresas de seguridad, empresa de sonido, arrendatarios de puestos de comida, transportes, hoteles, agencia de publicidad y distribuidoras de entradas
Permisos tramitados y adquisición de pólizas.
Plan general de gastos
Plan de Publicidad.
Plan de evacuación en caso de desastre.
Plano del estadio con la inclusión de las tarimas, camerinos, puestos de comidas, distribución de categorías de entradas.
Boletos
Explicación:
Tal y como se recomienda en la Guía PMBOK, entre otras fuentes, para definir el alcance se recomienda desarrollar un documento escrito y forma donde se detalle las actividades a realizar y los entregables con las especificaciones solicitadas. La definición del alcance es el documento base que se debe tomar en cuenta para la toma de decisiones futuras y realización de actividades a nivel operativo, mejorando las estimaciones de tiempo y costos que realizan los interesados, así como la asignación clara de responsabilidades.
En este caso intenté desarrollar también la estructura de desglose de trabajo (EDT) para de esa manera orientar mejor los pasos a seguir al presentarlos gráficamente.
Según Carina Kenny, “los proyectos y su administración se desarrollan en un contexto más amplio que el proyecto en sí.” Es por ello que el que PM el proyecto y su equipo de trabajo deben entender que el alcance permite considerar un entorno más amplio y es por ello que consideramos la posibilidad de que se pudieran negociar fechas fuera de Costa Rica ya que hablamos de bandas de nivel con gran cantidad de seguidores, además de que negociar dos o tres conciertos es más rentable que negociar únicamente uno.
Estructura de desglose de Trabajo
(Lo enviaré por correo electrónico puesto que no pude pegarlo).
Bibliografía de referencia:
Project Management Institute. Guía PMBOK de los fundamentos para la administración de Proyectos. 4ta edición. 2008
©PM4DEV. Gestión del alcance del proyecto. Gerencia de proyectos para organizaciones de desarrollo. 2009. En: http://www.gestionsocial.org/archivos/00000832/PM4DEV.4.pdf
¿A cuáles bandas querés ver en el Rock Fest 2013? Agregá todas tus opciones y a todos a votación en: https://www.facebook.com/questions/474787299246526/
¿Cierre de 91.5? Olvídenlo! La emisora está más viva que nunca! En: http://www.89decibeles.com/foro/noticias/32800?page=1
Conciertos en Costa Rica 2011. En: http://cuentacanciones.com/conciertos-en-costa-rica/
Conciertos Metal en Costa Rica. Todos los chivos metaleros desde un mismo lugar! En: http://costaricametalshows.wordpress.com/
Kenny, Carina. Tips para definir correctamente el Alcance de un Proyecto. En: http://www.materiabiz.com/foros/gestion-de-proyectos/1437-tips-para-definir-correctamente-el-alcance-de-un-proyecto.html
En la etapa temprana del proyecto es donde se debe definir el alcance. Existen diversas teorías de cómo desarrollar un alcance, qué formato debe tener o qué aspectos debe incluir, sin embargo la finalidad es la misma: la definición y control de lo que está y no está incluido en el proyecto.
ResponderBorrarEl alcance para este caso a mi parecer sería:
Se realizará un concierto de Rock en el Estadio Nacional de La Sabana con la presencia de tres grupos de renombre mundial. Cabe la posibilidad de la organización de un segundo concierto pero quedará sujeto a la demanda.
El día del evento será el 07 de diciembre del 2013 para lo cual se cuenta con un presupuesto de $1.000.000,00 y un plazo de 238 días.
Se definen los siguientes supuestos:
•Existe una gran cantidad de personas que les gustan los conciertos de rock.
•Personas fanáticas del rock pagarían por asistir al concierto.
•No habrá ningún imprevisto, sea un accidente en el trayecto o algún factor climático.
•Los fatores económicos y políticos seguirán estables.
•Todas las entradas proyectadas en el estudio de Pre-factibilidad se venderán
•El Estadio Nacional será el lugar del concierto por ser céntrico, contar con nuevas instalaciones y mayor capacidad de espacio.
•El estadio Nacional contara con estacionamiento para los visitantes del festival.
•Se contara con una eficiente publicidad.
•Se contara con una eficiente seguridad dentro del concierto
•Todo acuerdo estará escrito mediante un contrato para evitar inconvenientes.
•No habrá ningún inconveniente en solicitar y aprobar los requisitos de autorización para realización del festival.
•Los requisitos de los artistas se tomaran en cuenta.
•Se contara con personal de apoyo bilingües si fuera el caso y en la cantidad necesaria
•El clima será favorable para el concierto.
Actividades (algunas de ellas):
•Coordinar llegada de los artistas, los cuales se hospedarán en un hotel 5 estrellas dentro del GAM.
•Emitir las boletos del evento y se podrán adquirir solamente mediante internet, con empresa a definir.
•Durante el concierto se pondrá a disposición del público 4 puestos de comida en áreas destinadas para este tipo de establecimiento y que contarán con todas las disposiciones del Ministerio de Salud.
•Se contratará una empresa de seguridad privada que velará por el orden tanto dentro como fuera del Estadio, antes, durante y una vez culminado el espectáculo. La cantidad de personal queda sujeta a sugerencia de la misma empresa.
•En todo momento se velará por la limpieza de las instalaciones, para lo cual se contará con personal capacitado y destinado solo a estas funciones.
•…
http://www.tress.com.mx/esp/Portals/0/Documentos%20varios/Bolet%C3%ADn%20mensual/Abril/Alcance%20proyecto.pdf
Me parece que el concepto está claro, sin embargo, es también importante definir dejar claro cuales son los aspectos que no incluye el alcance, con esto, se logra delimitar de manera más precisa el producto final que se va a entregar al cliente.
BorrarAL no haber una delimitación, pueden haber malinterpretaciones, supuestos y posteriores reclamos o factores que lleven a que un proyecto fracase.
Un evento masivo que contará con la presencia de tres grupos de rock de fama mundial a realizarse en el Estadio Nacional el día 07 de diciembre del 2013, el mismo se desarrollará en un ambiente seguro, aseado, ordenado, no excesivamente conglomerado, constantemente supervisado, en el cual el público contará con un fácil y ágil acceso a todos los servicios de primera necesidad que requiera dentro del mismo Estadio Nacional. Creando debido a lo anterior, una clara percepción de éxito con respecto al evento en el público asistente, logrando incrementar de esta manera el nivel de confianza del público en general con respecto al nivel de profesionalismo que maneja la empresa productora en la organización para este tipo de eventos, consiguiendo un evidente posicionamiento de la empresa entre sus competidores.
ResponderBorrarPara lograr cumplir con lo anterior se tomarán en cuenta los siguientes supuestos: (i) la gran cantidad de fans del rock en el país que están dispuestas a pagar para asistir al evento, (ii) No existirán imprevistos tales como pero no limitados a accidentes, factores climáticos extremos, cambios graves en los factores económicos y políticos del país, (iii) Se venderán la totalidad de las entradas que se sacarán a la venta de conformidad con el estudio de pre-factibilidad logrando llenar el Estadio Nacional, sede del evento que cuenta con instalaciones nuevas, espacios para estacionamiento, mayor capacidad y es de fácil acceso, (iv) Se llevará a cabo una eficiente campaña publicitaria, (v) La seguridad en el concierto será la necesaria y será eficiente en sus labores, se contará con personal bilingüe, (vi) No existirán inconvenientes para solicitar, adquirir, y mantener al día todos los permisos y autorizaciones necesarias conforme a la legislación aplicable, (vii) Los requisitos solicitados por los artistas para su contratación serán tomados en cuenta y (viii) Se contará con contratos que protejan a la productora y que sean lo suficientemente claros para evitar inconvenientes durante el proceso.
Las acciones que se hacen necesarias llevar a cabo son las siguientes: (i) Seleccionar, integrar y organizar un equipo de trabajo, creando roles y responsabilidades dentro del mismo, asignando responsables de áreas quienes deberán rendir cuentas sobre las mismas cuando se les solicite; (ii) Contratar los artistas, confirmar su presencia en el evento, coordinar la estadía de los mismos y recibirlos al momento del evento; (iii) Solicitar, aprobar y mantener al día los permisos y autorizaciones necesarias de conformidad con la legislación aplicable; (iv) Planear e implementar un plan de marketing para el evento que incluya publicidad en carteles, periódicos, televisión y radio; (v) Emisión de las entradas al festival; (vi) Contratación de los proveedores encargados de construcción del escenario, distribución de asientos y tribuna, juegos mecánicos, puestos de comida, servicios de instalaciones de sanitarios portátiles y limpieza, seguridad interna y externa; (vii) Solicitar el apoyo de primeros auxilios al cuerpo de bomberos; (viii) Supervisar trabajos finales por medio del seguimiento y control; (ix) Prueba de luces y sonido; (x) Realizar el cronograma del evento, planeamiento general incluyendo de las presentaciones; (xi) durante el evento velar por la seguridad de los visitantes y que no existan problemas del staff de seguridad contratado; (xii) Supervisar la limpieza de las instalaciones, y los productos de entrada y salida; (xiii) Desmontar los equipos, y estructuras utilizadas, llevar a cabo la limpieza del lugar; (xiv) Culminar con el pago de los contratos suscritos; (xv) Preparar el reporte final del proyecto.
Bibliografía:
PMI, Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK) Cuarta edición, 2008 (pag 74)
Gray, Clifford F y Larson, Erik W. Administración de Proyectos, McGrawHill, cuarta edición, 2009 (pags 86,87)
El alcance define lo que se debe hacer, se refiere a todo el trabajo que debe llevarse a cabo para producir todos los entregables del proyecto, y que el patrocinador este convencido de que todo el trabajo cumple con los requerimientos necesarios para lograr el objetivo del proyecto.
ResponderBorrarEntonces:
Como el alcance es lo que se debe hacer para alcanzar lo que se quiere de un proyecto, se puede decir que en este caso donde se quiere un concierto, el alcance en términos generales es realizar la contratación de 3 grupos de fama internacional para ejecutar un concierto en el Estadio Nacional. Esto deberá estar acompañado de una gran logística y el documento del alcance de proyecto debe poseer:
1. Los requerimientos del cliente que definen las especificaciones de las funciones para el producto final.
2. La declaración del trabajo donde se establecen las principales tareas que deben llevarse a cabo para realizar el trabajo que se necesita y producir todos los entregables del proyecto. (Antes, durante y después).
3. Los entregables que son los resultados que el equipo de proyecto producirá y proporcionaran al cliente durante y a la terminación de la ejecución del proyecto.
4. Criterios de aceptación para todos los entregables del proyecto deben describirse con mayor detalle de lo que se establece en la solicitud de propuesta.
5. Estructura de división de trabajo (EDT), los principales elementos de trabajo definidos en la sección de declaración del trabajo junto con la lista detallada de entregables proporcionan la base para crear una estructura de división del trabajo.
Bibliografía
Clements, G. &. (s.f.). Administracion Exitosa de Proyectos. En G. &. Clements, Administracion Exitosa de Proyectos.
Según lo descrito en el PMBook, la gestión del alcance del proyecto “incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo (y únicamente todo) el trabajo requerido para completarlo con éxito. El objetivo principal de la Gestion del Alcance del Proyecto es definir y controlar que se incluye y que no se incluye en el proyecto” (Guía del PMBook, Cuarta Edicion, página 103). En la sección 5.2 indica en detalle que es la defición del alcance del proyecto; “… es el proceso que consiste en desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto.” Guía del PMBook, Cuarta Edicion, página 112)
ResponderBorrarOtra definición del alcance indica que “… describe lo que usted espera entregarle a su cliente cuando termine el proyecto. Su enfoque debe definir los resultados a obtener en términos específicos, tangibles y que puedan ser medidos.” (Administración de Proyectos, Clifford F. Gray, página 86)
Una vez encapsulado el concepto, el alcance final de nuestro proyecto es el siguiente:
Se define un plan para organizar y llevar a cabo un festival de rock con una alta demanda en el Estadio Nacional de la Sabana, San José, Costa Rica, con 3 grupos de rock de clase mundial. La duración estimada para llevar a cabo el proyecto es de 238 días, siendo el día del evento el 7 de diciembre y en caso de un segundo concierto el día 8 de diciembre, aprovechando las excelentes condiciones climatológicas de la temporada navideña, con un presupuesto de U$1M según el contrato establecido . Se van a proveer y cubrir todos los requerimientos y exigencias que sean solicitadas por las bandas participantes, así como personal bilingüe capacitado que se encuentre disponible para atender cualquier necesidad adicional.
Con respecto a los permisos requeridos, se tramitarán todos los permisos requeridos para este tipo de actividades (permisos municipales, patentes, permisos de seguridad pública, etc) Se contratarán las empresas necesarias para el manejo, montaje y desmontaje, de la escenografía, sonido, luces y ambientación.
También se contrataran los servicios sanitarios móviles y se colocaran de manera estratégica distribuidos en todo el Estadio Nacional, así como el personal encargado de la limpieza posterior al evento.
Se generaran los planes de mercadeo y publicidad requeridos en radio, televisión y periódicos para llegar al mercado meta y se colocarán a la venta las entradas del evento en puntos de venta accesibles y por medio de internet.
Realizar estrategias con los parqueos de los alrededores para establecer alianzas que faciliten tener estacionamientos disponibles para los visitantes del evento.
Coordinar con fuerza pública y a contratar efectivos de vigilancia privada para que estén a cargo de toda la seguridad del evento, antes, durante y después del mismo
Crear un equipo encargado de realizar los pagos a los proveedores y personas contratadas para el evento. Además del personal encuestador que se encargará de medir los grados de satisfacción de los clientes.
Dentro de lo que no se incluye en el alcance se encuentra:
Imprevistos naturales, ya que estos no pueden ser controlador.
Manejo del tránsito en los alrededores del Estadio Nacional de la Sabana
Servicios de transportes a los asistentes al evento
La reventa de las entradas por parte de terceros no está en control de la organización
Opino que la definicion del alcance debe ser mas al grano, si especifica pero como que se podria en este caso sintetizar mas para que quede mas expuesto hasta donde se va a llegar y de este modo sea mas facil para el cliente conocer lo que no va incluir en si el proyecto siempre en funcion de los entregables en acorde a los principio del PMI (PMBook 5ta edicion)
BorrarAlcance
ResponderBorrarPrácticamente es definir lo que se va a hacer y lo que no se va a hacer en el proyecto siempre en fución de los entregables y tomando en cuenta la planeación y division del trabajo
Diseño de la logística y presentación de un evento musical para el desarrollo y montaje de un un concierto de Rock, desde su planecion, ejecución proyectada hasta la realización de un ensayo de la presentacion.
Es de aclarar y teniendo escuenta el Pmbok 5 el alcance del proyecto bebe incluir: Una descripción del alcance del producto, Los criterios de aceptación del producto, Los entregables del proyecto, Las exclusiones del proyecto, Las restricciones del proyecto, Los supuestos del proyecto.
Estoy de acuerdo con tus comentarios sobre el Alcance del proyecto, quisiera resaltar que es importante recordar la finalidad, es la misma definición y control de lo que está y no está incluido en el proyecto. Donde debe quedar claro todos aquellos aspectos que se van hacer antes, durante y después del concierto y todo esto debe quedar en escrito o documento formal.
BorrarEn la etapa de la planeación del proyecto del concierto de Rock, en esta etapa temprana es donde se debe definir el ‘Alcance’ del proyecto, antes , durante y después del concierto.
ResponderBorrarExisten diversas teorías de cómo desarrollar un alcance, qué formato debe tener o qué aspectos debe incluir, sin embargo la finalidad es la misma es la definición y control de lo que está y no está incluido en el proyecto.
Algunas recomendaciones útiles al momento de elaborar el alcance son:
• Desarrollar un escrito o documento formal.
• Detallar claramente qué actividades y procesos son parte del proyecto, es decir, el trabajo que debe ser realizado con el fin de entregar un producto con las características y especificaciones solicitadas.
• De ser necesario, dividir el proyecto o entregable principal en fases más pequeñas. Esto facilitará la administración.
• Definir los criterios que se utilizarán para determinar si el proyecto o fase ha finalizado exitosamente, es decir, los criterios de aceptación.
• Tomar como base el RFP (Request For Proposal) o propuesta comercial, así como otros documentos relativos al proyecto definidos previamente.
• Al definir el alcance, tener en mente que lo que no esté en el alcance está fuera del proyecto.
• Formalizar la aceptación del alcance con el cliente.
El alcance marca la pauta para la toma de decisiones futuras y realización de actividades a nivel operativo y nos ayuda a:
• Mejorar la precisión en las estimaciones de tiempo, costo y recursos.
• Facilitar la asignación clara de responsabilidades.
• Definir la línea base para la medición del desempeño y control.
• Identificar, tanto el equipo de proyecto como el cliente, el objetivo final del proyecto y sus entregables.
• Desarrollar y confirmar un entendimiento común del proyecto entre ambas partes, cliente y equipo de proyecto.
• Asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido y solamente el trabajo requerido para terminar exitosamente. "Asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido para terminar exitosamente."
Por lo que todas las actividades como habla el caso el alcance tiene la finalidad de la definición y control de lo que está y no está incluido en el proyecto mencionare algunas como ejemplo dado a que en el caso se mencionan todas estas actividades.
Lista de actividades que deben llevarse a cabo antes, en y después del festival.
ANTES DEL CONCIERTO
*Seleccionar el equipo de trabajo.
*Estadía de los artistas (hotel, comida, comodidades)
*Solicitar y tener aprobados los permisos y autorizaciones para la realización del festival.
*Confirmación de los grupos de rock en cada país……….
DURANTE EL CONCIERTO
*Recepción de artistas.
*Supervisión por parte de la seguridad de que no exista ningún problema………….
DESPUES DEL CONCIERTO
*Limpieza y desmonte del estadio.
*Culminar con el pago de los contratos realizados……….
Bibliografía: A Guide to the Project Management Body of Knowledge. Project Management
Institute.
Pregunta 2
BorrarDefinición del Alcance.
Descripción: Realizar un concierto de rock con tres grupos de fama mundial en el Estadio Nacional. Que el mismo sea muy bien planeado antes de realizarlo para que el evento sea todo un éxito. Que llene el Estadio hasta que se agoten las entradas y tenga que realizarse otro.
Como parte del alcance se espera lograr las siguientes ejecuciones:
ANTES DEL CONCIERTO
- Seleccionar el equipo de trabajo.
- Estadía de los artistas (hotel, comida, comodidades)
- Solicitar y tener aprobados los permisos y autorizaciones para la realización del festival.
- Confirmación de los grupos de rock en cada país.
- Realizar publicidad mediante paneles, carteles, periódicos, televisión y radio.
- Emitir las entradas del festival.
- Reclutar voluntarios
- Contratación de proveedores encargados de construir el escenario y distribución de asientos y tribunas.
- Contratación, permisos e instalación de los juegos mecánicos.
- Contratación e instalación para los puestos de comida dentro del festival.
- Contratar servicios de instalaciones de sanitarios portátiles y limpieza
- Contratación e instalación para los puestos de comida dentro del festival.
- Contratar servicios de instalaciones de sanitarios portátiles y limpieza
- Contratar la seguridad interna y externa para el festival
- Solicitar apoyo de primeros auxilios al cuerpo de bomberos.
- Supervisar trabajos finales realizando un seguimiento y control. Check list.
- Prueba de sonidos y luces.
- Realizar el planeamiento de los artistas a presentarse.
- Contratación de los artistas
- Realizar el planeamiento general.
DURANTE EL CONCIERTO
- Recepción de artistas.
- Supervisión por parte de la seguridad de que no exista ningún problema.
- Velar por la seguridad de los visitantes.
- Supervisar la limpieza de instalaciones
- Cada persona encargada de un área debe reportar el estado de la situación en el festival.
- El personal de logística supervisara los productos de entrada y de salida.
DESPUES DEL CONCIERTO
- Limpieza y desmonte del estadio.
- Culminar con el pago de los contratos realizados.
- Evaluación de nuestro personal.
- Medir el grado de satisfacción de los visitantes al terminar el festival (encuestas personales)
- Preparar un reporte final del proyecto.
- Celebrar el culmino exitoso del festival.
Supuestos:
- Existe una gran cantidad de personas que les gustan los conciertos de rock.
- Personas fanáticas del rock pagarían por asistir al concierto.
- No habrá ningún imprevisto, sea un accidente en el trayecto o algún factor climático.
- Los factores económicos y políticos seguirán estables.
- Todas las entradas proyectadas en el estudio de Pre-factibilidad se venderán
- El Estadio Nacional será el lugar del concierto por ser céntrico, contar con nuevas instalaciones y mayor capacidad de espacio.
- El estadio Nacional contara con estacionamiento para los visitantes del festival.
- Se contara con una eficiente publicidad.
- Se contara con una eficiente seguridad dentro del concierto
- Todo acuerdo estará escrito mediante un contrato para evitar inconvenientes.
- No habrá ningún inconveniente en solicitar y aprobar los requisitos de autorización para realización del festival.
- Los requisitos de los artistas se tomaran en cuenta.
- Se contara con personal de apoyo bilingües si fuera el caso y en la cantidad necesaria
- El clima será favorable para el concierto
Bibliografia: PMBOK 4TA EDICION PAG 112-115
La gestion del Alcance del Proyecto ¨muestra los procesos involucrados en garantizar que el proyecto incluya todo (y unicamente) el trabajo requerido para completarlo exitosamente¨
ResponderBorrar(PMBOK 4)
Se deben cumplir con los siguientes puntos:
*Recopilar los requisitos: Se definen las necesidades de los interesados a fin de cumplir con el objetivo del proyecto en este caso puedo mencionar como necesidades la logistica de la llegada de los artitas, las pruebas de audio, la hora en que se abran las puertas del Estadio Nacional,seguridad, puestos de comida, accesos a servicios sanitarios, camerinos.
*Definir el Alcance: Es la descripcion detallada del proyecto que en este caso seria Organizar el mejor concierto de rock, colocar la tecnologia y los recursos necesarios para la realizacion del concierto. Manejar las relaciones publicas y recaudacion de recursos.
*Crear la EDT (Estructura de descomposicion del trabajo)
Se subdividen los entregables en proces mas pequeños para manejarlos de una manera mas facil. Por ejemplo la EDT del concierto de rock incluye: acontecimientos, instalaciones, alojamiento, transporte, instalaciones de medios y coordinacion, telecomunicaciones, arreglos de seguridad, atencion medica, recursos humanos, financiamiento, administracion de patrocinadores.
*Verificar el alcance: En este punto revisamos los alcances con el cliente.
*Controlar el alcance: Monitorear el estado del alcance del proyecto y del producto.Se gestionan cambios a la linea base del alcance
Para el Alcance del Proyecto se deben cumplir cob lo siguiente:
ResponderBorrar• Desarrollar un documento escrito y formal.
• Detallar claramente qué actividades y procesos son parte del proyecto del Concierto de Rock, es decir, el trabajo que debe ser realizado con el fin de entregar un producto con las características y especificaciones solicitadas.
• Definir los criterios que se utilizarán para determinar si el proyecto o fase ha finalizado exitosamente, es decir, los criterios de aceptación.
• Al definir el alcance, tener en mente que lo que no esté en el alcance está fuera del Proyecto.
• Formalizar la aceptación del alcance con el cliente.
El Alcance marca la pauta para la toma de decisiones futuras y realización de actividades a nivel operativo y nos ayuda a:
• Mejorar la precisión en las estimaciones de tiempo, costo y recursos.
• Facilitar la asignación clara de responsabilidades.
• Definir la línea base para la medición del desempeño y control.
• Identificar, tanto el equipo de proyecto como el cliente, el objetivo final del proyecto y sus entregables.
• Desarrollar y confirmar un entendimiento común del proyecto entre ambas partes, cliente y equipo de proyecto.
• Asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido y solamente el trabajo requerido para terminar exitosamente.
http://calidad.pucp.edu.pe/wiki-calidad/el-alcance-en-un-proyecto-su-importancia-y-eficacia
La Declaración de Alcance debe ser un documento formal y escrito que garantice que todos los involucrados e interesados del proyecto tengan un entendimiento en común de los resultados esperados, beneficios, expectativas, restricciones, supuestos, dependencias, riesgos, control de cambios y cualquier tipo de información relevante la obtención de los objetivos planteados.
ResponderBorrarDebe incluir una pequeña reseña del proyecto, una justificación para la implementación del mismo y debe ser un documento que permita la comunicación fluida de entre los participantes.
Fuente consultada: http://www.gestionsocial.org/archivos/00000832/PM4DEV.4.pdf